Puesta en marcha y adopción
Piloto y bucle de feedback
Un grupo pequeño trabaja de verdad en Gfacility, recoges feedback rápido y decides el go/no-go con cifras. El piloto es tu mejor seguro contra un despliegue amplio fallido.
Actualizado el 18 may 2026
Go-live · 5.2
Por qué importa ahora
El UAT sobre el entorno de aceptación enseña si las funciones operan; un piloto enseña si el sistema sirve a tu organización. La diferencia es que el piloto confronta a las personas con “sí, desde el lunes esta es tu nueva herramienta”: solo entonces aparece la fricción real. Si te lo saltas, tu despliegue amplio se convierte en tu piloto.
¿Qué entregas?
Carta del piloto
Alcance, participantes, periodo, criterios de éxito, acordados al inicio.
Canal y ritmo de feedback
Stand-up diario, retro semanal, formulario anónimo o una mezcla.
Log de incidencias con prioridad
Show-stoppers, bloqueos y "nice-to-haves", con responsable y fecha.
Informe go/no-go
Con cifras de adopción, calidad del trabajo realizado y citas cualitativas.
Preguntas clave
- 1¿Qué grupo es el piloto: un departamento, un edificio, una muestra transversal? ¿Qué combinación da el flujo más representativo?
- 2¿Cuánto dura: dos, cuatro o seis semanas? Suficiente para cubrir todos los ritmos recurrentes (semanales, mensuales, trimestrales), corto para mantener impulso.
- 3Piloto total o parcial, ¿el grupo piloto trabaja solo en Gfacility (herramienta antigua apagada) o en paralelo? El paralelo es más seguro pero oculta la fricción.
- 4Criterios de éxito: medibles, acordados al inicio: adopción > 80%, CSAT medio > 4, sin P1 abiertos tras semana 2, etc.
- 5Mecánica del feedback: ¿cómo capturas problemas sin que todo se vaya por el "chat sombra" entre colegas? Un stand-up diario de 15 min suele ser lo mejor.
- 6¿Quién responde al feedback y con qué SLA? Los pilotos mueren cuando el feedback cae en un agujero negro.
- 7Champions: ¿quiénes del grupo piloto se convierten en embajadores informales para ayudar a colegas y canalizar feedback?
- 8Comunicación: al grupo piloto (expectativas, ayuda) y al resto de la organización (por qué ellos aún no, qué viene).
- 9¿Y si es no-go? ¿Qué decisión sigue en caso de fallo: extensión, fix-and-restart, descope o pausa? Decídelo antes del piloto, no después.
- 10Hand-off: ¿qué sigue haciendo el grupo piloto tras el go-live? Conocen Gfacility mejor que nadie, no los pierdas.
Plantilla — Carta del piloto
| Aspecto | Definido |
|---|---|
| Grupo piloto | Equipo Facility Bruselas (12) + helpdesk IT L1 (8) = 20 personas |
| Periodo | 4 semanas, lunes 15/06 a viernes 10/07 |
| Módulos en alcance | Tickets, reservas, visitantes |
| Fuera de alcance | Catering, app móvil, informes Power BI |
| Total o paralelo | Total, herramienta antigua pasa a solo lectura para el grupo piloto |
| Criterios de éxito | Adopción > 85%, CSAT > 4,0, ≤ 3 P1 abiertos tras semana 3, throughput al menos como la herramienta antigua |
| Ritmo de feedback | Stand-up diario 9:00 (15 min) las 2 primeras semanas; luego 2× por semana |
| Responsable de incidencias | PM (recepción) → tech lead (triaje) → gestor (SLA por prioridad) |
| Decisión no-go | El comité decide 7 días antes del go-live planificado según el informe final |
Plantilla — Log de incidencias
| ID | Descripción | Tipo | Prio | Estado | ¿Bloquea go-live? | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|---|
| P-001 | El add-in de Outlook no carga en versiones antiguas | Bug | P1 | Abierto | Sí | Lead integración |
| P-002 | Falta la categoría "otros" | Config | P2 | Resuelto | No | Configurador |
| P-003 | Deseo: edición masiva de reservas | Feature | P4 | Aparcado | No | Product owner |
| … | … | … | … | … | … | … |