Pilot & Feedback-Loop

Go-live · 5.2

Warum das jetzt zählt

Ein UAT auf der Abnahmeumgebung zeigt, ob Features funktionieren; ein Pilot zeigt, ob das System für Ihre Organisation funktioniert. Der Unterschied: Ein Pilot konfrontiert Menschen mit „ja, ab Montag ist das Ihr neues Tool”, erst dann sehen Sie die echte Reibung. Überspringen Sie das, wird Ihr breiter Rollout zu Ihrem Pilot.

Was liefern Sie?

Pilot-Charter

Scope, Teilnehmer, Zeitraum, Erfolgskriterien, vorab vereinbart.

Feedback-Kanal & Rhythmus

Tägliches Stand-up, wöchentliches Retro, anonymes Feedback-Formular oder ein Mix.

Issue-Log mit Priorisierung

Showstopper, Blocker, Nice-to-haves, mit Owner und Deadline.

Go/No-Go-Bericht

Mit Adoptionszahlen, Qualität der erledigten Arbeit und qualitativen Zitaten.

Kernfragen

1Welche Gruppe ist der Pilot, eine Abteilung, ein Gebäude, ein Querschnitt? Welche Kombination liefert den repräsentativsten Workflow?
2Wie lange, zwei, vier, sechs Wochen? Lang genug, um alle wiederkehrenden Rhythmen (wöchentlich, monatlich, quartalsweise) zu erfassen, kurz genug, um Schwung zu halten.
3Voll- oder Teilpilot, arbeitet die Pilotgruppe nur in Gfacility (altes Tool aus) oder parallel? Parallel ist sicherer, verbirgt aber Reibung.
4Erfolgskriterien, messbar, vorab vereinbart: Adoptionsrate > 80%, durchschnittlicher CSAT > 4, keine P1-Issues offen nach Woche 2 usw.
5Feedback-Mechanik, wie erfassen Sie Probleme, ohne dass alles über „Schattenchats" unter Kollegen läuft? Ein 15-minütiges tägliches Stand-up funktioniert meist am besten.
6Wer reagiert auf Feedback und mit welchem SLA? Piloten sterben, wenn Feedback in ein schwarzes Loch verschwindet.
7Champions, wer in der Pilotgruppe wird Ihr informeller Botschafter, hilft Kollegen und kanalisiert Feedback?
8Kommunikation, an die Pilotgruppe (Erwartungen, Hilfe) und an den Rest der Organisation (warum sie noch nicht, was kommt)?
9Was bei No-Go, welche Entscheidung folgt bei Scheitern? Verlängerung, Fix-and-Restart, Descope oder Pause? Vor dem Pilot entscheiden, nicht danach.
10Übergabe, was macht die Pilotgruppe nach dem Go-live weiter? Sie kennt Gfacility am besten, lassen Sie sie nicht weiterziehen.

Vorlage — Pilot-Charter

Aspekt	Ausgefüllt
Pilotgruppe	Facility-Team Brüssel (12) + IT-Helpdesk L1 (8) = 20 Personen
Zeitraum	4 Wochen, Mo 15.06. bis Fr 10.07.
In-Scope-Module	Tickets, Reservierungen, Besucher
Out of Scope	Catering, Mobile App, Power-BI-Reporting
Voll vs. parallel	Voll, altes Tool wird für die Pilotgruppe read-only
Erfolgskriterien	Adoption > 85%, CSAT > 4,0, ≤ 3 offene P1-Issues nach Woche 3, Durchsatz mindestens gleich dem alten Tool
Feedback-Rhythmus	Tägliches Stand-up 9:00 (15 Min.) für die ersten 2 Wochen; danach 2× pro Woche
Issue-Owner	PM (Intake) → Tech-Lead (Triage) → Bearbeiter (SLA pro Priorität)
No-Go-Entscheidung	Steering Committee entscheidet 7 Tage vor dem geplanten Go-live-Datum auf Basis des Abschlussberichts

Vorlage — Issue-Log

ID	Beschreibung	Typ	Prio	Status	Blockiert Go-live?	Owner
P-001	Outlook-Add-in lädt auf älteren Versionen nicht	Bug	P1	Offen	Ja	Integration-Lead
P-002	Kategorisierung „Sonstiges" fehlt	Config	P2	Behoben	Nein	Konfigurator
P-003	Wunsch: Buchungen per Bulk-Edit ändern	Feature	P4	Geparkt	Nein	Product Owner
…	…	…	…	…	…	…

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