Integrationen

Raumverwaltung in Microsoft konfigurieren

Gfacility nutzt Microsoft Rooms für die Buchung von Räumen. Es ist entscheidend, dass Räume korrekt konfiguriert sind, um eine reibungslose Integration mit Gfacility zu gewährleisten. Dieser Artikel enthält die Schritte zum Anlegen von Räumen, zum Konfigurieren von Resource Scheduling und zum Einrichten von Room Finder, damit Gebäudenamen und Etagen sowohl in Outlook als auch in Gfacility korrekt angezeigt werden.

Bevor du beginnst

Stelle sicher, dass du die richtigen Berechtigungen hast, bevor du startest.

Exchange-Administrator-Rechte: Du benötigst Zugriff auf das Exchange Admin Center und Exchange Online PowerShell, um Raumpostfächer und Raumlisten zu verwalten.
PowerShell: Exchange Online PowerShell ist erforderlich, um Raumlisten zu erstellen und Raumeigenschaften (wie Gebäude, Etage und Kapazität) festzulegen.
Räume nicht verbergen: Durch Anwenden von Einstellungen ist es möglich, Räume im Verzeichnis zu verbergen. Diese Funktion verhindert jedoch die Integration mit Gfacility. Es wird daher nicht empfohlen, sie zu verwenden.

1. Räume anlegen

Jeder physische Besprechungsraum benötigt sein eigenes Raumpostfach in Exchange Online. Das ist die Grundlage sowohl für Room Finder als auch für die Integration mit Gfacility.

Über das Exchange Admin Center

Gehe zum Exchange Admin Center.
Navigiere zu Empfänger → Ressourcen.
Klicke auf + Raumressource hinzufügen.
Fülle den Namen und die E-Mail-Adresse aus und klicke auf Weiter.
Lege Eigenschaften wie Kapazität und Standort fest und schließe den Vorgang ab.

Über PowerShell

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[[email protected]](mailto:[email protected])"

Folge der offiziellen Microsoft-Anleitung für einen vollständigen Überblick.

2. Administrator zum Raum zuweisen

Um die Einstellungen eines Raums zu konfigurieren, benötigst du Berechtigungen. Setze dich selbst als Delegat mit Vollzugriff über das Exchange Admin Center.

3. Resource Scheduling konfigurieren

Die Optionen zum Einrichten von Räumen in Outlook erscheinen auf den ersten Blick begrenzt, aber wenn du aus dem Postfach des Raums arbeitest, entfalten sich die Optionen.

Schritte

Gehe zu Outlook und öffne den entsprechenden Raum als anderes Postfach.
Klicke auf Einstellungen und navigiere zu Resource Scheduling.
Hier kannst du dann Scheduling-Optionen festlegen und Personen oder Gruppen autorisieren, den Raum zu buchen.

Du kannst unter anderem konfigurieren, ob Besprechungsanfragen automatisch akzeptiert werden, wer den Raum buchen darf und wie mit Konflikten bei Serienbuchungen umgegangen wird. Für die spezifischen Einstellungen rund um Serien und Stornierungen siehe Abschnitt 5 unten.

4. Room Finder konfigurieren

Die obigen Aktionen reichen aus, um die Basisfunktionalität in Gfacility zu nutzen. Um es Nutzern noch einfacher zu machen, den richtigen Raum zu finden, kannst du Room Finder konfigurieren. Room Finder zeigt Besprechungsräume gruppiert nach Gebäude, mit Filtern nach Kapazität, Etage und verfügbarer Ausstattung. Durch das Hinzufügen der Gebäude und Etagen wird die Hierarchie der Räume über die Integration korrekt in Gfacility angezeigt.

Wichtig

Room Finder bezieht Räume aus Raumlisten, nicht aus einzelnen Raumpostfächern. Ohne Raumliste erscheinen deine Räume nicht im Room Finder, selbst wenn sie in Exchange Online existieren.

4a. Mit Exchange Online PowerShell verbinden

Installiere bei Bedarf das Modul und stelle eine Verbindung her:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Bestehende Raumlisten prüfen

Sieh nach, ob in deiner Umgebung bereits Raumlisten existieren:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Sieh, welche Räume in einer bestehenden Raumliste sind:

Get-DistributionGroupMember -Identity "Name der Raumliste" | Select Name

4c. Eine Raumliste erstellen

Erstelle pro Gebäude eine Raumliste. Der Name der Raumliste erscheint als Gebäudename im Room Finder:

New-DistributionGroup -Name "Headquarters Breda" -RoomList

4d. Räume zur Raumliste hinzufügen

Füge deine Raumpostfächer zur Raumliste hinzu:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"

4e. Gebäudename und Eigenschaften pro Raum setzen

Verwende den Befehl Set-Place, um die Eigenschaften pro Raum zu setzen. Diese Eigenschaften ermöglichen die Filter im Room Finder:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Headquarters Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Erdgeschoss" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Screen"

Verfügbare Eigenschaften:

-City: Die Stadt, in der sich das Gebäude befindet. Room Finder gruppiert Räume nach Stadt.
-Building: Der Gebäudename. Dieser wird im Room Finder und in Gfacility sichtbar.
-Floor / -FloorLabel: Die Etagennummer und der Anzeigename (z. B. „Erdgeschoss”).
-Capacity: Die maximale Personenanzahl. Nutzer können danach im Room Finder filtern.
-DisplayDeviceName: Der Name des Bildschirms/Displays im Raum (z. B. „Screen”).
-AudioDeviceName: Audio-Ausstattung (z. B. „Speakerphone”).
-VideoDeviceName: Video-Ausstattung (z. B. „Camera”).
-IsWheelChairAccessible: Ob der Raum rollstuhlgerecht ist ($true / $false).
-Tags: Zusätzliche Labels zum Filtern (z. B. „Whiteboard”, „Stiller Raum”).

4f. Überprüfen

Prüfe, ob alles korrekt konfiguriert ist:

# Raumliste prüfen
Get-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" | Select Name
# Eigenschaften eines Raums prüfen
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Alle Eigenschaften prüfen
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Format-List *

Synchronisationszeit

Änderungen an Raumeigenschaften und Raumlisten können bis zu 24 Stunden dauern, bevor sie im Room Finder in Outlook sichtbar sind. Nach der Synchronisation werden auch in Gfacility über die Integration die Gebäudenamen und Etagen angezeigt.

5. Serienbuchungen und Stornierungen automatisch behandeln

Eine Ressource hat ihren eigenen Kalender in Microsoft. Standardmäßig akzeptiert das System Einladungen automatisch. Komplizierter wird es bei einer Serie, von der ein Teil mit bestehenden Buchungen kollidiert: soll die gesamte Serie abgelehnt werden, oder akzeptiert das System sie und nur die kollidierenden Instanzen werden abgelehnt? Das konfigurierst du unter Einstellungen, Kalender, Resource Scheduling in den Einstellungen des Ressourcenpostfachs.

Resource Scheduling in den Einstellungen eines Ressourcenpostfachs. Klicke auf das Bild zum Vergrößern.

Die wichtigsten Optionen aus dem Bildschirm

Einladungen und Stornierungen automatisch verarbeiten. Aktiviert: Das Ressourcenpostfach akzeptiert neue Buchungen und gibt das Zeitfenster wieder frei, sobald jemand einen Termin (oder eine Instanz einer Serie) storniert. Deaktiviert: Die Stornierung bleibt im Posteingang und blockiert den Slot, bis ein Administrator sie manuell verarbeitet.
Maximale Anzahl von Tagen, die im Voraus gebucht werden können. Zum Beispiel 180. Eine Serienbuchung, die weiter in die Zukunft reicht, wird automatisch abgelehnt, sobald „Immer ablehnen, wenn das Enddatum nach diesem Limit liegt” aktiviert ist.
Maximale Dauer pro Termin. Begrenzt einzelne Instanzen. Der Standard ist 1440 Minuten, also 24 Stunden. Verhindert, dass eine außer Kontrolle geratene Serie die gesamte Woche belegt.
Serienbesprechungen erlauben. Standardmäßig aktiviert. Das Deaktivieren ist ein grobes Mittel: ganze Serien werden dann abgelehnt, auch wenn keine einzelne Instanz kollidiert.
Konflikte erlauben. Bei Serien kannst du erlauben, dass eine Anzahl oder ein Prozentsatz von Instanzen mit einer bestehenden Buchung überlappt. Unten findest du unsere empfohlenen Werte.

5a. Dasselbe über PowerShell (Set-CalendarProcessing)

Für mehrere Ressourcen gleichzeitig ist die UI mühsam. Das Exchange-Online-Cmdlet Set-CalendarProcessing erledigt dasselbe per Skript:

# Verbinden
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Pro Ressource: automatisches Akzeptieren/Stornieren, 180 Tage im Voraus,
# und die empfohlene Konflikttoleranz für Serien
Set-CalendarProcessing -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Empfohlene Werte für „Konflikte erlauben”

Die beiden Zahlen unter Konflikte erlauben bestimmen, wann Microsoft eine ganze Serie ablehnt, statt einzelne Konflikte zu akzeptieren. Unsere Richtlinie für einen normalen Besprechungsraum:

Standardempfehlung Besprechungsraum

Maximale Anzahl einzelner Konflikte erlauben: 10
Maximaler Prozentsatz einzelner Konflikte erlauben: 50

Was bewirken diese Limits genau? Microsoft prüft pro eingehender Serie die Anzahl und den Prozentsatz der Instanzen, die mit einer bestehenden Buchung kollidieren. Wenn sowohl die Anzahl als auch der Prozentsatz unter den Schwellen liegen, akzeptiert das System die Serie. Die kollidierenden Instanzen werden dann einzeln abgelehnt; der Organisator sieht in der Antwort-E-Mail, um welche Termine es sich handelt, und kann diese wenigen Ausnahmen verschieben. Wird mindestens einer der beiden Schwellenwerte überschritten – also mehr als 10 kollidierende Instanzen oder mehr als die Hälfte der Serie – lehnt Microsoft die gesamte Serie ab. Der Organisator nimmt dann einen anderen Raum oder ein anderes Zeitfenster.

Die Überlegung dahinter: 10 einzelne Ausnahmen zu verschieben, schafft ein Organisator noch in wenigen Minuten. 30 oder 50 Instanzen manuell zu korrigieren, ist in der Praxis viel Arbeit. Dann kostet es weniger Zeit, einfach eine neue Serie in einem anderen Raum anzulegen. Indem du die Schwelle auf 10 / 50 % setzt, erzwingst du diesen Entscheidungsmoment früh.

Wann abweichen

Strenger (5 / 25 %) für Räume mit sehr hoher Auslastung, etwa einen Boardroom oder ein großes Auditorium. Dort möchtest du, dass eine Serie, die schon einige Male kollidiert, sofort anderen Buchungen weichen muss.
Großzügiger (20 / 75 %) für Räume, in denen viele wiederkehrende Standups und Vertretungen stattfinden und die Auslastung gering ist. Dort wäre es schade, wenn eine Serie über 50 Wochen wegen 12 Konflikten abgelehnt würde.
Hauptcheckbox „Konflikte erlauben” aktiviert bedeutet etwas grundlegend anderes: Microsoft ignoriert die Schwellenwerte dann vollständig und auch einzelne Termine, die mit einer bestehenden Buchung überlappen, werden akzeptiert. Echte Doppelbuchung also. Für Besprechungsräume lässt du das aus, sonst verlieren die Schwellen ihre Wirkung. Nur für Flex-Räume oder Overflow-Ressourcen aktivieren, bei denen geteilte Nutzung kein Problem ist.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

In Gfacility sehe ich eine „Nummer” statt des Gebäudenamens

Das passiert, wenn das Feld Building am Raumpostfach nicht ausgefüllt wurde. Gfacility zeigt dann die interne ParentId (eine technische ID) statt eines lesbaren Namens. Behebe dies, indem du das Gebäude über PowerShell einträgst:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

Hat der Raum eine ParentId, die auf ein Gebäude in Microsoft Places verweist? Dann kann es nötig sein, sie zuerst zu leeren, bevor die Building-Eigenschaft angewendet wird:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

Meine Räume erscheinen nicht im Room Finder

Room Finder zeigt nur Räume, die einer Raumliste hinzugefügt wurden. Prüfe, ob eine Raumliste existiert und ob deine Räume damit verknüpft sind. Prüfe außerdem, dass die Räume nicht in der Adressliste verborgen sind:

Get-Mailbox -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Dieser Wert muss auf False gesetzt sein.

Die City-Eigenschaft bleibt trotz Set-Place leer

Wenn der Raum eine ParentId hat (über Microsoft Places mit einem Gebäude verknüpft), wird die Stadt aus dem übergeordneten Gebäude übernommen und nicht aus dem Raum selbst. Prüfe, ob eine ParentId gesetzt ist:

Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select ParentId

Entferne die ParentId bei Bedarf und setze dann die City erneut:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Ich möchte Räume nur für bestimmte Gruppen verfügbar machen

Da die Quelle der Raumverwaltung in Outlook liegt, muss diese Einstellung dort konfiguriert werden. Der empfohlene Ansatz ist, im Raumnamen klar anzugeben, dass er nur für eine bestimmte Nutzergruppe buchbar ist, zum Beispiel: Vorstandszimmer (nur Sekretariat). Folge dann den Schritten unter Resource Scheduling konfigurieren, um Personen zu autorisieren. Verwende die Optionen unter „Scheduling-Berechtigungen”, um Personen oder Gruppen zu autorisieren.

Wenn ich eine Serienbuchung mit 1 Konflikt mache, wird die ganze Serie abgelehnt

Outlook lehnt die ganze Serie standardmäßig ab, sobald eine Instanz mit einer bestehenden Buchung kollidiert. Setze die zwei Zahlen unter Resource Scheduling, Konflikte erlauben so, dass einzelne Konflikte toleriert werden: Maximale Anzahl einzelner Konflikte erlauben = 10 und Maximaler Prozentsatz einzelner Konflikte erlauben = 50. Unter diesem Limit wird die Serie akzeptiert und nur die kollidierenden Instanzen werden einzeln abgelehnt. Siehe Abschnitt 5 für die vollständige Erklärung und wann von diesen Werten abzuweichen ist.

Nützliche Links

Microsoft-Dokumentation

Gfacility-Dokumentation