Raumverwaltung in Microsoft

Integrationen

Raumverwaltung in Microsoft konfigurieren

Gfacility nutzt Microsoft Rooms für die Buchung von Räumen. Damit die Integration mit Gfacility reibungslos funktioniert, müssen die Räume korrekt konfiguriert sein. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Räume anlegen, Resource Scheduling konfigurieren und Room Finder so einrichten, dass Gebäudenamen und Etagen sowohl in Outlook als auch in Gfacility korrekt angezeigt werden.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Berechtigungen verfügen, bevor Sie loslegen.

Exchange-Administratorrechte: Sie benötigen Zugriff auf das Exchange Admin Center und auf Exchange Online PowerShell, um Raumpostfächer und Raumlisten zu verwalten.
PowerShell: Exchange Online PowerShell ist erforderlich, um Raumlisten zu erstellen und Raumeigenschaften (wie Gebäude, Etage und Kapazität) festzulegen.
Räume nicht ausblenden: Über bestimmte Einstellungen lassen sich Räume im Verzeichnis ausblenden. Diese Funktion verhindert jedoch die Integration mit Gfacility. Wir raten daher davon ab, sie zu nutzen.

1. Räume anlegen

Jeder physische Besprechungsraum braucht ein eigenes Raumpostfach in Exchange Online. Das ist die Grundlage sowohl für Room Finder als auch für die Integration mit Gfacility.

Über das Exchange Admin Center

Öffnen Sie das Exchange Admin Center.
Navigieren Sie zu Empfänger → Ressourcen.
Klicken Sie auf + Raumressource hinzufügen.
Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Weiter.
Legen Sie Eigenschaften wie Kapazität und Standort fest und schließen Sie den Vorgang ab.

Über PowerShell

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)"

Eine vollständige Übersicht bietet die offizielle Anleitung von Microsoft.

2. Einen Administrator für den Raum festlegen

Um die Einstellungen eines Raums zu konfigurieren, benötigen Sie Berechtigungen. Tragen Sie sich im Exchange Admin Center selbst als Stellvertretung mit Vollzugriff ein.

3. Resource Scheduling konfigurieren

Die Optionen zum Einrichten von Räumen in Outlook wirken auf den ersten Blick begrenzt. Sobald Sie aber aus dem Postfach des Raums heraus arbeiten, stehen Ihnen deutlich mehr Möglichkeiten zur Verfügung.

Schritte

Öffnen Sie Outlook und öffnen Sie den betreffenden Raum als weiteres Postfach.
Klicken Sie auf Einstellungen und navigieren Sie zu Resource Scheduling.
Hier können Sie Planungsoptionen festlegen und Personen oder Gruppen berechtigen, den Raum zu buchen.

Sie können unter anderem festlegen, ob Besprechungsanfragen automatisch angenommen werden, wer den Raum buchen darf und wie mit Konflikten bei Serienbuchungen umgegangen wird. Die konkreten Einstellungen zu Serien und Stornierungen finden Sie unten in Abschnitt 5.

4. Room Finder konfigurieren

Die oben beschriebenen Schritte reichen aus, um die Basisfunktionen in Gfacility zu nutzen. Damit Benutzer den passenden Raum noch leichter finden, können Sie Room Finder konfigurieren. Room Finder zeigt Besprechungsräume nach Gebäude gruppiert, mit Filtern für Kapazität, Etage und verfügbare Ausstattung. Wenn Sie Gebäude und Etagen hinterlegen, wird die Hierarchie der Räume über die Integration auch in Gfacility korrekt abgebildet.

Wichtig

Room Finder bezieht Räume aus Raumlisten, nicht aus einzelnen Raumpostfächern. Ohne Raumliste erscheinen Ihre Räume nicht im Room Finder, auch wenn sie in Exchange Online vorhanden sind.

4a. Mit Exchange Online PowerShell verbinden

Installieren Sie bei Bedarf das Modul und stellen Sie eine Verbindung her:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Bestehende Raumlisten prüfen

Prüfen Sie, ob in Ihrer Umgebung bereits Raumlisten vorhanden sind:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Prüfen Sie, welche Räume zu einer bestehenden Raumliste gehören:

Get-DistributionGroupMember -Identity "Name der Raumliste" | Select Name

4c. Eine Raumliste erstellen

Erstellen Sie pro Gebäude eine Raumliste. Der Name der Raumliste erscheint im Room Finder als Gebäudename:

New-DistributionGroup -Name "Headquarters Breda" -RoomList

4d. Räume zur Raumliste hinzufügen

Fügen Sie Ihre Raumpostfächer der Raumliste hinzu:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[meetingroom2@yourtenant.com](mailto:meetingroom2@yourtenant.com)"

4e. Gebäudename und Eigenschaften pro Raum festlegen

Legen Sie die Eigenschaften pro Raum mit dem Befehl Set-Place fest. Diese Eigenschaften ermöglichen die Filter im Room Finder:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Headquarters Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Erdgeschoss" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Screen"

Verfügbare Eigenschaften:

-City: Die Stadt, in der sich das Gebäude befindet. Room Finder gruppiert Räume nach Stadt.
-Building: Der Gebäudename. Er wird im Room Finder und in Gfacility angezeigt. Schreiben Sie ihn für jeden Raum exakt gleich: „Hauptsitz Breda“ und „Hauptsitz breda“ werden in Gfacility zu zwei Gebäuden.
-Floor / -FloorLabel: Die Etagennummer und der Anzeigename (z. B. „Erdgeschoss“). Gfacility verwendet nur die Nummer (-Floor); der Anzeigename ist nur für Outlook bestimmt. Ohne Nummer steht der Raum in Gfacility direkt unter dem Gebäude, ohne Etage.
-Capacity: Die maximale Personenzahl. Benutzer können im Room Finder danach filtern.
-DisplayDeviceName: Der Name des Bildschirms oder Displays im Raum (z. B. „Screen“).
-AudioDeviceName: Audioausstattung (z. B. „Freisprecheinrichtung“).
-VideoDeviceName: Videoausstattung (z. B. „Kamera“).
-IsWheelChairAccessible: Ob der Raum barrierefrei für Rollstuhlfahrer ist ($true / $false).
-Tags: Zusätzliche Kennzeichnungen zum Filtern (z. B. „Whiteboard“, „Ruheraum“).

4f. Überprüfen

Prüfen Sie, ob alles korrekt konfiguriert ist:

# Raumliste prüfen
Get-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" | Select Name
# Eigenschaften eines Raums prüfen
Get-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Alle Eigenschaften prüfen
Get-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Format-List *

Was, wenn Building oder Floor leer ist?

Der Raum wird trotzdem synchronisiert, nur nicht an der richtigen Stelle. Ohne Building landet er unter dem ersten Gebäude, das in Gfacility vorhanden ist, ohne Floor direkt unter dem Gebäude. Den Raum in Gfacility von Hand zu verschieben hilft nicht: Die nächste Synchronisation setzt ihn zurück. Füllen Sie Building und Floor deshalb in Microsoft aus.

Synchronisationszeit

Änderungen an Raumeigenschaften und Raumlisten können bis zu 24 Stunden dauern, bis sie im Room Finder in Outlook sichtbar sind. Nach der Synchronisation werden die Gebäudenamen und Etagen über die Integration auch in Gfacility angezeigt.

5. Serienbuchungen und Stornierungen automatisch verarbeiten

Eine Ressource hat in Microsoft ihren eigenen Kalender. Standardmäßig nimmt das System Einladungen automatisch an. Schwieriger wird es bei einer Serie, die sich teilweise mit bestehenden Buchungen überschneidet: Soll die gesamte Serie abgelehnt werden, oder nimmt das System sie an und lehnt nur die kollidierenden Termine ab? Das legen Sie in den Einstellungen des Ressourcenpostfachs unter Einstellungen, Kalender, Resource Scheduling fest.

Die wichtigsten Optionen auf dem Bildschirm

Einladungen und Absagen automatisch verarbeiten. Aktiviert: Das Ressourcenpostfach nimmt neue Buchungen an und gibt das Zeitfenster wieder frei, sobald jemand einen Termin (oder einen Termin einer Serie) absagt. Deaktiviert: Die Absage bleibt im Posteingang liegen und blockiert das Zeitfenster, bis ein Administrator sie von Hand verarbeitet.
Maximale Anzahl Tage, die im Voraus gebucht werden können. Zum Beispiel 180. Eine Serienbuchung, die weiter in die Zukunft reicht, wird automatisch abgelehnt, sobald „Immer ablehnen, wenn das Enddatum nach diesem Limit liegt“ aktiviert ist.
Maximale Dauer pro Termin. Begrenzt einzelne Termine. Der Standardwert ist 1440 Minuten, also 24 Stunden. So kann eine aus dem Ruder gelaufene Serie nicht die ganze Woche belegen.
Serienbesprechungen zulassen. Standardmäßig aktiviert. Das Deaktivieren ist ein grobes Mittel: Dann werden ganze Serien abgelehnt, auch wenn kein einziger Termin kollidiert.
Konflikte zulassen. Bei Serien können Sie zulassen, dass sich eine bestimmte Anzahl oder ein bestimmter Prozentsatz der Termine mit einer bestehenden Buchung überschneidet. Unsere empfohlenen Werte finden Sie weiter unten.

5a. Dasselbe per PowerShell (Set-CalendarProcessing)

Für mehrere Ressourcen gleichzeitig ist die Oberfläche umständlich. Das Exchange-Online-Cmdlet Set-CalendarProcessing erledigt dasselbe per Skript:

# Verbinden
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@customer.com

# Pro Ressource: automatisch annehmen/absagen, 180 Tage im Voraus,
# und die empfohlene Konflikttoleranz für Serien
Set-CalendarProcessing -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Empfohlene Werte für „Konflikte zulassen“

Die beiden Zahlen unter Konflikte zulassen bestimmen, wann Microsoft eine ganze Serie ablehnt, statt einzelne Konflikte zu akzeptieren. Unsere Richtwerte für einen normalen Besprechungsraum:

Standardempfehlung Besprechungsraum

Maximale Anzahl einzelner Konflikte: 10
Maximaler Prozentsatz einzelner Konflikte: 50

Was bewirken diese Grenzwerte genau? Microsoft prüft für jede eingehende Serie, wie viele Termine und welcher Anteil davon mit einer bestehenden Buchung kollidieren. Liegen sowohl die Anzahl als auch der Prozentsatz unter dem Grenzwert, nimmt das System die Serie an. Die kollidierenden Termine werden dann einzeln abgelehnt; der Organisator sieht in der Antwort-E-Mail, um welche Daten es geht, und kann diese wenigen Ausnahmen verschieben. Wird mindestens einer der beiden Grenzwerte überschritten, also mehr als 10 kollidierende Termine oder mehr als die Hälfte der Serie, lehnt Microsoft die gesamte Serie ab. Der Organisator wählt dann einen anderen Raum oder ein anderes Zeitfenster.

Der Gedanke dahinter: 10 einzelne Ausnahmen kann ein Organisator noch in wenigen Minuten verschieben. 30 oder 50 Termine von Hand zu korrigieren ist in der Praxis viel Arbeit. Dann ist es schneller, einfach eine neue Serie in einem anderen Raum anzulegen. Mit dem Grenzwert von 10 / 50 % erzwingen Sie diese Entscheidung frühzeitig.

Wann Sie abweichen sollten

Strenger (5 / 25 %) für Räume mit sehr hoher Auslastung, etwa einen Vorstandsraum oder einen großen Hörsaal. Dort soll eine Serie, die schon einige Male kollidiert, sofort anderen Buchungen weichen.
Großzügiger (20 / 75 %) für Räume, in denen viele wiederkehrende Standups und Abstimmungen stattfinden und die Auslastung gering ist. Dort wäre es schade, wenn eine Serie über 50 Wochen wegen 12 Konflikten abgelehnt würde.
Hauptkontrollkästchen „Konflikte zulassen“ aktiviert bedeutet etwas grundlegend anderes: Microsoft ignoriert die Grenzwerte dann vollständig und nimmt auch einzelne Termine an, die sich mit einer bestehenden Buchung überschneiden. Also echte Doppelbuchungen. Für Besprechungsräume lassen Sie diese Option deaktiviert, sonst verlieren die Grenzwerte ihre Wirkung. Aktivieren Sie sie nur für Flex-Flächen oder Ausweichressourcen, bei denen eine gemeinsame Nutzung kein Problem ist.

6. Organisator oder Besprechungsbetreff im Raumkalender anzeigen

Der Kalender des Raums ist nicht nur für Planer sichtbar: Er ist auch die Quelle für Raumdisplays und öffentliche Raumkalender. Was dort pro Buchung erscheint, der Besprechungsbetreff oder der Name des Organisators, ist eine bewusste Entscheidung. Manche Organisationen möchten aus Gründen der Informationssicherheit gerade den Betreff verbergen: Ein Titel wie „Reorganisation Abteilung X“ soll nicht auf einem Display neben der Tür zu lesen sein. Andere möchten das Gegenteil: Der Name des Organisators soll nicht für alle sichtbar sein. Was auch immer Sie bevorzugen, in Outlook legen Sie pro Raumpostfach mit Set-CalendarProcessing fest, ob im Raumkalender der Organisator oder der Besprechungsbetreff angezeigt wird.

Standardmäßig zeigt Exchange Online den Organisator: Für ein Raumpostfach mit AutomateProcessing AutoAccept gelten standardmäßig DeleteSubject $True und AddOrganizerToSubject $True. Soll der Betreff sichtbar sein, müssen Sie also beide Werte ausdrücklich ändern.

Den Besprechungsbetreff anzeigen (der Organisator wird dem Betreff nicht hinzugefügt):

Set-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@yourtenant.com" -DeleteSubject $False -AddOrganizerToSubject $False

Den Organisator statt des Betreffs anzeigen (der Exchange-Standard):

Set-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@yourtenant.com" -DeleteSubject $True -AddOrganizerToSubject $True

Gut zu wissen

Die Einstellung gilt nur für Buchungen, die das Raumpostfach nach der Änderung verarbeitet; bestehende Kalendereinträge behalten ihren aktuellen Betreff.
Sie zeigen Betreffs an, möchten eine vertrauliche Besprechung aber trotzdem vertraulich halten? Setzen Sie dann zusätzlich -RemovePrivateProperty $False: Besprechungen, die der Organisator in Outlook als privat markiert, behalten diese Markierung im Raumkalender, sodass der Betreff genau bei diesen Buchungen verborgen bleibt.
Prüfen Sie die aktuellen Werte eines Raums:

Get-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@yourtenant.com" | Select DeleteSubject, AddOrganizerToSubject, RemovePrivateProperty

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

In Gfacility sehe ich eine „Nummer“ statt des Gebäudenamens

Das passiert, wenn das Feld Building am Raumpostfach nicht ausgefüllt ist. Gfacility zeigt dann die interne ParentId (eine technische ID) statt eines lesbaren Namens. Beheben Sie das, indem Sie das Gebäude per PowerShell eintragen:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -Building "Headquarters Breda"

Hat der Raum eine ParentId, die auf ein Gebäude in Microsoft Places verweist? Dann müssen Sie sie unter Umständen erst leeren, bevor die Eigenschaft Building übernommen wird:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -Building "Headquarters Breda"

Meine Räume erscheinen nicht im Room Finder

Room Finder zeigt nur Räume, die einer Raumliste hinzugefügt wurden. Prüfen Sie, ob eine Raumliste vorhanden ist und Ihre Räume ihr zugeordnet sind. Prüfen Sie außerdem, dass die Räume nicht in der Adressliste ausgeblendet sind:

Get-Mailbox -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Dieser Wert muss False lauten.

Die Eigenschaft City bleibt trotz Set-Place leer

Hat der Raum eine ParentId (über Microsoft Places mit einem Gebäude verknüpft), wird die Stadt vom übergeordneten Gebäude übernommen und nicht vom Raum selbst. Prüfen Sie, ob eine ParentId gesetzt ist:

Get-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Select ParentId

Entfernen Sie die ParentId bei Bedarf und setzen Sie die Stadt anschließend erneut:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Ich möchte Räume nur bestimmten Gruppen zur Verfügung stellen

Da die Raumverwaltung ihren Ursprung in Outlook hat, muss diese Einstellung dort vorgenommen werden. Wir empfehlen, im Raumnamen klar anzugeben, dass der Raum nur für eine bestimmte Gruppe buchbar ist, zum Beispiel: Sitzungssaal (nur Sekretariat). Folgen Sie dann den Schritten unter Resource Scheduling konfigurieren, um Personen zu berechtigen. Über die Optionen unter „Planungsberechtigungen“ berechtigen Sie Personen oder Gruppen.

Wenn ich eine Serienbuchung mit 1 Konflikt anlege, wird die ganze Serie abgelehnt

Outlook lehnt standardmäßig die ganze Serie ab, sobald ein Termin mit einer bestehenden Buchung kollidiert. Stellen Sie die beiden Zahlen unter Resource Scheduling, Konflikte zulassen so ein, dass einzelne Konflikte toleriert werden: Maximale Anzahl einzelner Konflikte = 10 und Maximaler Prozentsatz einzelner Konflikte = 50. Unterhalb dieser Grenze wird die Serie angenommen, und nur die kollidierenden Termine werden einzeln abgelehnt. Die vollständige Erklärung und wann Sie von diesen Werten abweichen sollten, finden Sie in Abschnitt 5.

Nützliche Links

Microsoft-Dokumentation

Gfacility-Dokumentation

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