2026 - Q3 Preview

Eine Vorschau auf das, woran wir aktuell für das nächste Gfacility-Release arbeiten. Nach unserem kürzlichen Q2-Release haben wir gemeinsam mit Kunden die Prioritäten für Q3 abgestimmt. Der Fokus liegt auf Reservierungen von Anfang bis Ende: native wiederkehrende Termine, die mobile Reservierungserfahrung, Floor Maps, Setup- und Breakdown-Zeit sowie umfangreichere Verfügbarkeitsregeln. Parallel finalisieren wir die Finanzregel-Engine, damit Administratoren ihre eigenen Preisregeln definieren können, holen die Gruppenberechtigungen aus der Beta, öffnen Übersetzungen für Konfigurationsdaten und ergänzen einen ersten Satz kuratierter KPIs und Dashboards.

Reservierungen

Mobile App für Reservierungen

Die mobile App wird erweitert, sodass Anwender Reservierungen unterwegs mit demselben Funktionsumfang wie im Web verwalten können. Reservierungsformular, Verfügbarkeitsprüfungen, Wiederholungen, Services und Check-in-Flows sind alle Teil des Scopes.

Wiederkehrende Reservierungen, native in Gfacility

Wiederkehrende Termine aus Microsoft funktionieren heute bereits. Wir ergänzen native Wiederholungen, sodass Anwender direkt in Gfacility eine Serie erstellen können, mit der gewohnten Frequenz, dem Intervall und einem Enddatum oder einer Anzahl, plus Ausnahmen.

Wenn die Microsoft-Synchronisation aktiv ist, wird jede Instanz als einzelnes Event nach Microsoft synchronisiert, nicht als Microsoft-Serie. So behält jede Instanz ihr eigenes Catering, ihre Services, ihren Check-in und ihren Status. Bearbeitungen nutzen die vertraute Scope-Auswahl: nur diese Instanz, diese und folgende oder die gesamte Serie. Eine sinnvolle Obergrenze, wie weit eine Serie reichen darf (zum Beispiel 12 Monate oder 100 Instanzen), hält das Ganze beherrschbar.

Setup- und Breakdown-Zeit

Räume erhalten eine Setup- und Breakdown-Dauer pro Raum, mit optionalem Override pro Buchung. Der Puffer zählt in den Verfügbarkeitsprüfungen als belegte Raumzeit, damit benachbarte Buchungen nicht mit Vorbereitung oder Aufräumen kollidieren. Passt der volle Puffer nicht, wird automatisch der größtmögliche Puffer angewendet und der tatsächlich angewendete Wert auf der Buchung angezeigt. Der Raumplaner und die Signage stellen den Puffer visuell dar, getrennt vom Termin selbst.

Signage-Freigabe pro Reservierungstyp

Jeder Reservierungstyp erhält eine Einstellung, die steuert, ob die Buchung automatisch freigegeben wird, wenn niemand eincheckt. Heute wird jede Buchung bei No-Show freigegeben. Mit der neuen Einstellung können Sperr-, Wartungs- und Setup-Buchungen die automatische Freigabe komplett überspringen, sodass eine geplante Sperrung nicht still mittendrin wieder frei wird. Bestehende Sperr- und Wartungstypen sind standardmäßig deaktiviert.

Verfügbarkeitsregeln pro Benutzergruppe

Heute lässt sich pro Ressource nur ein Satz Verfügbarkeitsregeln definieren. In Q3 kann eine Ressource mehrere Regeln tragen, ähnlich wie Restriction Rules heute. Jede Regel enthält eine Liste von Gruppen, ein maximales Vorausbuchungsfenster in Tagen, eine minimale Vorlaufzeit in Minuten und eine maximale Dauer in Minuten. Die restriktivste Regel, die auf die Gruppen des buchenden Nutzers passt, gewinnt, mit der “alle Gruppen”-Regel als Fallback. Anlegen und Bearbeiten von Buchungen setzen die Regel mit einer klaren Fehlermeldung durch, zum Beispiel “Du kannst maximal 5 Tage im Voraus buchen”.

Buchungsquelle und No-Show

Zwei neue Felder pro Buchung legen die Daten hinter den kommenden Dashboards:

• Quelle, automatisch erfasst, je nachdem, wo die Buchung gemacht wurde: Web-App, mobile App, Outlook, Google, Room Signage, Kiosk oder eine externe Integration.
• No-Show, automatisch markiert, wenn eine Buchung endet, ohne dass jemand eingecheckt hat. Reservierungstypen ohne Check-in-Pflicht (die neue Einstellung im Signage-Abschnitt) werden übersprungen, und die Karenzzeit ist konfigurierbar.

Microsoft-Add-in

Das Microsoft-Add-in funktioniert weiterhin genau wie heute. Aus Sicht der Benutzer ändert sich nichts daran, wie Räume und Services aus Outlook gebucht werden. Hinter den Kulissen nehmen wir eine Reihe technischer Verbesserungen daran vor, wie das Add-in gebaut und gewartet wird, damit es robust bleibt und sich leichter weiterentwickeln lässt. Es gibt nichts neu zu lernen und der Buchungsfluss ändert sich nicht.

Floor Maps und Desk Booking

Eine visuelle Ebene zur Navigation durch Gebäude, Räume und Desks ist auf dem Weg, und in Q3 führen wir darauf aufbauend Desk Booking ein. Sie umfasst Konfiguration, Verfügbarkeitslogik, das Buchungsformular und Desk Booking selbst. Der vollständige Scope folgt in einem eigenen Artikel; die Schlagzeilen der Vorschau:

Floor-Map-Konfiguration pro Etage

Admins laden pro Etage eine Floor Map hoch, zeichnen Raumzonen direkt auf die Karte und platzieren Objekte darauf. Räume werden mit ihren bestehenden Raumdatensätzen in Gfacility verknüpft, sodass die visuelle Ebene dieselben Daten nutzt. Desks werden beim Einrichten der Floor Map angelegt, da das Konzept selbst neu ist; andere Objekte (Assets, Servicepunkte, Points of Interest) werden mit bestehenden Datensätzen verknüpft, sofern diese existieren. Labels, Icons und Farben sind konfigurierbar; Zoom, Pan und Vollbildbearbeitung werden unterstützt.

Verfügbarkeit auf der Karte

Jeder gemappte Raum und Desk zeigt einen Live-Status anhand des gewählten Datums und der Uhrzeit:

• Grün für verfügbar
• Rot für belegt
• Blau bei Auswahl

Hovern und Klicken zeigen Details zu Raum oder Desk (Kapazität, Layout, Ausstattung, nächste Buchung) und die Karte respektiert bestehende Buchungsregeln, Restriktionen, Genehmigungsflüsse und Öffnungszeiten.

Floor-Map-Ansicht im Buchungsformular

Eine neue Ansicht “Floor Map” steht im Buchungsformular neben Listen- und Grid-Ansicht zur Verfügung. Nutzer wählen einen verfügbaren Raum per Klick auf eine grüne Kachel, sehen die Belegungsgründe roter Kacheln und sehen das Buchungsformular automatisch aktualisiert. Filter (Kapazität, Standort, Etage, Raumtyp, Ausstattung, Layout) wirken auf Liste und Karte gleichermaßen; zwischen beiden kann man ohne Kontextverlust wechseln.

Desk Booking

Desk Booking wird in Q3 eingeführt: ein einzelner Desk wird zu einem vollwertigen buchbaren Objekt, das gleichberechtigt neben dem Raum im Buchungsfluss steht. Ein Desk trägt einen Typ (fest, flex, fokus), Kapazität, Ausstattung (Monitor, Dock, Stuhl) sowie eine Abteilung, Zone oder Neighborhood. Benutzer reservieren einen einzelnen Arbeitsplatz für einen ganzen Tag oder einen Teil des Tages, direkt aus der Floor Map oder der Listenansicht, mit derselben Farblogik und denselben Buchungsregeln, die für Räume gelten. Feste Arbeitsplätze lassen sich einer Person zuweisen, Flex-Arbeitsplätze bleiben für die tägliche Buchung offen und Fokusplätze werden ad hoc belegt, was die Tür öffnet für Neighborhood Booking, Teamzonen und Belegungsinsights.

Signage

Defektmeldung über die Signage

Personen in einem Raum können eine Störung (defekte AV, Reinigung, Klima) in wenigen Sekunden direkt von der Signage melden. Sie wählen eine Kategorie, vergeben einen Titel, ergänzen optional Beschreibung und Dringlichkeit, und das Ticket landet im regulären Ticketing-Fluss, das richtige Team übernimmt. Niemand muss den Raum verlassen, kein separater Kanal zu pflegen.

Finanzen

Finanzregeln, die du selbst definierst

Q3 schließt die Finanzregel-Engine ab, damit Administratoren die Preisregeln einrichten können, die sie wirklich brauchen, und nicht nur die wenigen, die das System ab Werk kannte. Jede Regel verknüpft eine Bedingung mit einem Betrag in einfacher “wenn X dann Y”-Form, und dieselbe Engine funktioniert für Räume, Services und Catering.

Eine Auswahl der Regeln, nach denen Kunden gefragt haben:

• Stornierung mehr als 10 Stunden vor dem Meeting: 50% der Kosten.
• Stornierung weniger als 2 Stunden vor dem Meeting: 100% der Kosten.
• Dieser Meeting-Typ (zum Beispiel ein Kundenevent) wird zu einem höheren Tarif abgerechnet als interne Meetings.
• Mitglieder der Gruppe X zahlen einen reduzierten Tarif; Gruppe Y zahlt den vollen Tarif; Gruppe Z ist kostenlos.
• Dieser Raum oder Service hat am Wochenende einen anderen Tarif als unter der Woche.

Die Regeln fließen in den bestehenden Rechnungsweg, sodass der richtige Betrag ohne manuelle Abstimmung auf der richtigen Rechnung landet. Der Admin-Bildschirm wird parallel finalisiert, damit Regeln direkt im Produkt geschrieben und feinjustiert werden können.

Produkte

Nachhaltigkeitslabels auf Produkten

Das Produktmodul erhält eine Reihe von Nachhaltigkeitslabels, sodass der Katalog mehr als nur einen Namen und einen Preis trägt. Ein Produkt kann jetzt als vegan, vegetarisch, lokal oder saisonal gekennzeichnet werden und kann einen CO2-Score und einen Eco-Score tragen. Die Labels erscheinen überall dort, wo Produkte ausgewählt werden, etwa im Buchungsformular und im Catering-Flow, sodass Benutzer die Auswirkung ihrer Bestellung sehen und eine nachhaltigkeitsbewusstere Wahl treffen können.

Den Katalog auf nachhaltige Optionen ausrichten

Administratoren erhalten Kontrolle über die Reihenfolge, in der Produkte angezeigt werden. Du kannst die Optionen mit geringerer Auswirkung zuerst anzeigen, sodass Benutzer standardmäßig zum nachhaltigeren Ergebnis gelenkt werden. Die Reihenfolge ist optional: Lässt du sie aus, verhält sich der Katalog wie heute.

Konfiguration und Templates

Gruppenberechtigungen: jetzt allgemein verfügbar

Die Übersicht zum Vergleich von Gruppenberechtigungen wurde in Q2 als Beta veröffentlicht. Basierend auf Kundenfeedback verlässt sie in Q3 die Beta und wird allgemein verfügbar, ohne weitere Breaking Changes.

Neue organisationsbezogene Rolle

Heute hat ein Nutzer auf jeder Workload eine fast binäre Wahl: entweder sitzt er auf einem Ticket oder Task als Creator, Assigned to oder Watcher (drei explizite, schmale Rollen), oder er hat No role und der damit verbundene Zugriff greift auf alles innerhalb seines Organisations-Scope. Der Sprung von “nichts” zu “allem” ist für die meisten Kunden zu weit.

Q3 führt eine Zwischenebene ein: eine konfigurierbare organisationsbezogene Rolle. Admins definieren, was die Rolle darf (Lesen, Bearbeiten, Schließen, Neu zuweisen, Finanzielles anpassen, …) und die Rolle bindet sich automatisch ans Nutzerprofil. Zwei Profilfelder steuern die Bindung:

• Primary organisation: die Hauptorganisation des Nutzers. Die Rolle gilt standardmäßig innerhalb dieser Organisation.
• Organisationen mit Zugriff: die Liste weiterer Organisationen, auf die der Nutzer Zugriff hat. Die Rolle kann optional dort auch greifen oder auf die Primary beschränkt bleiben.

Die Rolle wirkt produktweit: sie deckt jedes Objekt mit Berechtigungen ab - Reservierungen, Assets, CIs, Tickets, Tasks und Services - aus einer einzigen Konfiguration.

Die neue Rolle existiert neben der bestehenden Creator / Assigned to / Watcher / No-role-Ebene; sie ersetzt diese nicht. Typischer Use Case: ein Service-Koordinator, der jedes Ticket innerhalb einer Organisation übernehmen und neu zuweisen darf, aber sich aus anderen Organisationen des Tenants heraushalten soll. Bestehende No-role-Nutzer arbeiten weiter wie heute; die neue Rolle ist Opt-in und wird pro Gruppe vergeben.

Übersetzbare Konfigurationsdaten

Konfigurationsdaten werden in die acht unterstützten Sprachen übersetzbar (Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch, Schwedisch und Portugiesisch). Die erste Welle umfasst Produkte und die Building Blocks (mit Ausnahme der Notification Rules). Übersetzungen werden vom Kunden geliefert, wir übersetzen nicht automatisch; die UI bietet einen Übersetzungsfluss pro Objekt.

Feedback und Ankündigungen

NPS-Feedback-Prompt

Um häufiger von Benutzern zu hören, erscheint am oberen Rand der App ein leichtgewichtiger NPS-Prompt mit Inline-0-10-Bewertung und einem optionalen Kommentar, sodass Personen Gfacility bewerten können, ohne ihre Tätigkeit zu unterbrechen. Jeder Kunde ist standardmäßig einbezogen; Organisationen, die das lieber nicht möchten, können sich abmelden. Der Score wird erfasst, sodass die Zufriedenheit im Zeitverlauf neben den operativen KPIs verfolgt werden kann.

Ankündigungsbanner

Mit einem wiederverwendbaren Ankündigungsbanner kannst du wichtige Informationen einblenden, die die Nutzung von Gfacility betreffen, etwa geplante Wartung oder eine Änderung, von der alle wissen müssen. Banner stapeln sich, zeigen aber jeweils nur eine Ankündigung, sodass die Botschaft klar bleibt und nie mit sich selbst konkurriert.

AI

Wir entwickeln den KI-Assistenten, der bereits in Gfacility integriert ist, weiter. Drei Ergänzungen für Q3:

Eigene LLMs einbinden

Kunden können mehrere Large Language Models einbinden und selbst auswählen, an welches Modell ein bestimmter Workload geroutet wird. Schnelles, günstiges Modell für Routine-Zusammenfassungen, schwereres Modell für die Fragen, die es verdienen. Modelle werden pro Umgebung konfiguriert.

Plan-Modus

Ein neuer Plan-Modus hält den Nutzer bei mehrstufiger Arbeit in der Regie. Stelle die Frage “analysiere diese 10 Tickets und schlage nächste Schritte vor”, der Assistent liefert einen Plan mit der vorgeschlagenen Aktion pro Ticket, du genehmigst oder passt einzelne Punkte an, und der Assistent führt nur das aus, was du bestätigt hast. Kein Alles-oder-Nichts mehr.

AI auf Konfiguration

Der Assistent gewinnt die Fähigkeit, Konfigurationsfragen mitzudenken und durchzuführen, nicht nur operative. Frage “richte einen Workflow für Parkkarten-Anträge mit Freigabe durch Facility ein”, der Assistent schlägt die Workflow-Form vor, du prüfst, und er führt die Änderungen in deiner Umgebung aus.

Insights und Dashboards

Q3 führt einen kuratierten Satz von KPIs und Dashboards über die operativen Module hinweg ein: Tickets, Tasks, Buchungen, Besucher, Assets und CIs. Kein leerer Baukasten für beliebige Charts, sondern Fokus auf die Fragen, die Verantwortliche in der Praxis stellen. Ein Auszug der KPIs, die in diesem Release landen:

• Tickets: offener Backlog pro Klassifikation, Zeit bis zur ersten Antwort, Durchlaufzeit bis Abschluss, Alter der ältesten Tickets, SLA-Verletzungsrate.
• Tasks: offene Tasks pro Zuständigem oder Workgroup, überfällige Tasks, durchschnittliche Bearbeitungszeit.
• Buchungen: Wochenbelegung der Räume (siehe unten), No-Show-Rate pro Raum oder Gebäude, Anteil der Buchungen pro Quelle (Web, Mobile, Outlook).
• Besucher: Besucher pro Tag, Spitzenzeiten, durchschnittliche Aufenthaltsdauer, Anteil wiederkehrender Besucher.
• Assets und CIs: Assets, die das End of Life erreichen, Verträge, die in diesem Quartal auslaufen, CIs mit den meisten offenen Vorfällen.
• Helpdesk-Tiefe: Wiedereröffnungsrate, First-Contact-Resolution, Kosten pro Ticket, geplante versus reaktive Arbeit, ein Mean-Time-Between-Failures-Proxy und Raumauslastung.
• Desks: Desk-No-Show, vorab registrierte und wiederkehrende Desk-Buchungen sowie Stornierungen.
• Catering: Bestellkosten und Marge sowie eine Nachhaltigkeitsaufstellung über die obigen Produktlabels.

Unter diesen Zahlen liegen zwei Fundamente. Eine Dauer-Schicht liest das Änderungsprotokoll, um die Time-in-Status über Tickets, Aufgaben und Finanzen zu messen, einschließlich Aging-Metriken, sodass “wie lange lag das auf Halde” zu einer auswertbaren Kennzahl wird. Und eine Master-Benchmark-Datenbank lässt dich deine Ergebnisse mit Branchen-KPI-Benchmarks vergleichen, eigene Custom-KPIs markieren und wählen, womit du vergleichst: eine frühere Periode, ein anderes Team oder Gebäude oder der Benchmark.