2026 - Q3 preview

Un’anteprima del lavoro attualmente in corso per la prossima release di Gfacility. Dopo la nostra recente release Q2, abbiamo allineato con i clienti le priorità per Q3. Il focus è sulle prenotazioni end to end: ricorrenza nativa, esperienza di prenotazione su mobile, planimetrie, tempo di setup e breakdown e regole di disponibilità più ricche. In parallelo finalizziamo il motore delle regole finanziarie, così gli amministratori possono definire le proprie regole di prezzo, portiamo i permessi di gruppo fuori dalla beta, apriamo le traduzioni dei dati di configurazione e aggiungiamo un primo set di KPI e dashboard curati.

Prenotazioni

App mobile per le prenotazioni

L’app mobile viene estesa affinché gli utenti possano gestire le prenotazioni in movimento con lo stesso set di funzioni del web. Il modulo di prenotazione, i controlli di disponibilità, la ricorrenza, i servizi e i flussi di check-in fanno tutti parte dello scope.

Prenotazioni ricorrenti, native in Gfacility

Le riunioni ricorrenti provenienti da Microsoft funzionano già oggi. Aggiungiamo la ricorrenza nativa, così gli utenti possono creare una serie direttamente in Gfacility, con la frequenza, l’intervallo e la data di fine o il conteggio abituali, oltre alle eccezioni.

Quando la sincronizzazione con Microsoft è attiva, ogni occorrenza viene sincronizzata su Microsoft come evento singolo, non come serie Microsoft. Così ogni occorrenza conserva il proprio catering, i propri servizi, il check-in e lo stato. Le modifiche usano il consueto selettore di scope: solo questa occorrenza, questa e le successive o l’intera serie. Un limite ragionevole su quanto in là può estendersi una serie (per esempio 12 mesi o 100 occorrenze) tiene tutto sotto controllo.

Tempo di setup e breakdown

Le sale ricevono una durata di setup e breakdown per sala, con override opzionale per prenotazione. Il buffer conta come tempo sala occupata nei controlli di disponibilità, in modo che le prenotazioni adiacenti non si scontrino con preparazione o riordino. Se il buffer completo non rientra, viene applicato automaticamente il buffer più ampio che rientra e il valore effettivamente applicato viene mostrato sulla prenotazione. Il pianificatore sale e la signage mostrano il buffer visivamente, distinto dalla riunione stessa.

Rilascio della signage per tipo di prenotazione

Ogni tipo di prenotazione riceve un’impostazione che controlla se la prenotazione viene rilasciata automaticamente quando nessuno fa check-in. Oggi ogni prenotazione viene rilasciata in caso di no-show. Con la nuova impostazione, le prenotazioni di blocco, manutenzione e setup possono saltare completamente quel rilascio automatico, così un blocco pianificato non viene rilasciato silenziosamente a metà. I tipi di blocco e manutenzione esistenti sono disattivati di default.

Regole di disponibilità per gruppo utenti

Oggi è possibile definire un solo set di regole di disponibilità per risorsa. In Q3 una risorsa potrà avere più regole, come avviene oggi per le restriction rules. Ogni regola contiene una lista di gruppi, una finestra massima di prenotazione anticipata in giorni, un anticipo minimo in minuti e una durata massima in minuti. Vince la regola più restrittiva che corrisponde ai gruppi dell’utente che prenota, con la regola “tutti i gruppi” come fallback. Creazione e modifica delle prenotazioni applicano la regola con un messaggio di errore chiaro, ad esempio “Puoi prenotare con un massimo di 5 giorni di anticipo”.

Origine della prenotazione e no-show

Due nuovi campi su ogni prenotazione preparano i dati per i futuri dashboard:

• Origine, catturata automaticamente in base a dove viene fatta la prenotazione: la web app, l’app mobile, Outlook, Google, una signage di sala, un kiosk o un’integrazione esterna.
• No-show, contrassegnato automaticamente quando una prenotazione si chiude senza che nessuno abbia fatto check-in. I tipi di prenotazione che non richiedono check-in (la nuova impostazione nella sezione signage) vengono saltati e il periodo di tolleranza è configurabile.

Add-in Microsoft

L’add-in Microsoft continua a funzionare esattamente come oggi. Dal punto di vista dell’utente non cambia nulla nel modo in cui si prenotano sale e servizi da Outlook. Dietro le quinte apportiamo una serie di miglioramenti tecnici al modo in cui l’add-in è costruito e mantenuto, così da mantenerlo robusto e più facile da far evolvere. Non c’è nulla da reimparare e il flusso di prenotazione non cambia.

Planimetrie e desk booking

Arriva un layer visivo per navigare edifici, sale e postazioni, e in Q3 introduciamo il desk booking al di sopra. Copre configurazione, logica di disponibilità, modulo di prenotazione e il desk booking stesso. Lo scope completo arriverà in un articolo dedicato; i titoli per l’anteprima:

Configurazione della planimetria per piano

Gli admin caricano una planimetria per piano, disegnano le zone delle sale direttamente sulla mappa e posizionano oggetti sopra. Le sale sono collegate ai record di sala esistenti in Gfacility, in modo che il layer visivo riutilizzi gli stessi dati. Le postazioni vengono create durante l’allestimento della planimetria, dato che il concetto stesso è nuovo; gli altri oggetti (asset, punti di servizio, punti di interesse) vengono collegati ai record esistenti quando già presenti. Etichette, icone e colori sono configurabili; zoom, panning e modifica a tutto schermo sono supportati.

Disponibilità sulla mappa

Ogni sala e postazione mappata mostra uno stato live in base a data e ora selezionate:

• Verde per disponibile
• Rosso per occupato
• Blu quando selezionato

Hover e click rivelano i dettagli di sala o postazione (capacità, layout, attrezzature, prossima prenotazione) e la mappa rispetta le regole di prenotazione, le restrizioni, i flussi di approvazione e gli orari di apertura esistenti.

Vista planimetria nel modulo di prenotazione

Una nuova vista “Planimetria” si affianca alle viste lista e griglia nel modulo di prenotazione. Gli utenti scelgono una sala disponibile cliccando su una piastrella verde, vedono perché una piastrella rossa è occupata e vedono il modulo di prenotazione aggiornarsi automaticamente. I filtri (capacità, sede, piano, tipo di sala, attrezzature, layout) si applicano sia alla lista sia alla mappa e si passa dall’una all’altra senza perdere il contesto.

Desk booking

Il desk booking viene introdotto in Q3: una singola postazione diventa un oggetto prenotabile a tutti gli effetti che si affianca alla sala nel flusso di prenotazione. Un desk porta un tipo (fissa, flex, focus), capacità, attrezzature (monitor, docking, sedia) e un reparto, una zona o un neighborhood. Gli utenti prenotano una singola postazione per un’intera giornata o parte di essa, direttamente dalla planimetria o dalla vista elenco, con la stessa logica dei colori e le stesse regole di prenotazione valide per le sale. Le postazioni fisse possono essere assegnate a una persona, le postazioni flex restano aperte alla prenotazione giornaliera e le postazioni focus si occupano all’occorrenza, aprendo la strada al neighborhood booking, alle zone di team e agli insight sull’occupazione.

Signage

Segnalazione guasti dalla signage

Le persone in una sala possono segnalare un problema (AV guasto, pulizia, climatizzazione) in pochi secondi direttamente dalla signage. Scelgono una categoria, danno un titolo, aggiungono facoltativamente una descrizione e un’urgenza, e il ticket arriva nel flusso di ticketing abituale, dove il team competente lo prende in carico. Nessuno deve uscire dalla sala e non c’è un canale separato da gestire.

Finanza

Regole finanziarie che definisci tu

Q3 chiude il motore delle regole finanziarie, così gli amministratori possono impostare le regole di prezzo di cui hanno davvero bisogno, non solo le poche che il sistema conosceva di base. Ogni regola abbina una condizione a un importo nella forma semplice “se X allora Y”, e lo stesso motore funziona per sale, servizi e catering.

Alcune delle regole richieste dai clienti:

• Cancellazione più di 10 ore prima della riunione: 50% del costo.
• Cancellazione meno di 2 ore prima della riunione: 100% del costo.
• Questo tipo di riunione (per esempio un evento per i clienti) viene fatturato a una tariffa più alta rispetto a una riunione interna.
• I membri del gruppo X pagano una tariffa ridotta; il gruppo Y la tariffa piena; il gruppo Z è gratis.
• Questa sala o servizio ha una tariffa diversa nel fine settimana rispetto ai giorni feriali.

Le regole confluiscono nel flusso di fatturazione esistente, così l’importo corretto arriva sulla fattura giusta senza riconciliazione manuale. La schermata di amministrazione viene finalizzata in parallelo, così puoi scrivere e ritoccare le regole direttamente nel prodotto.

Prodotti

Etichette di sostenibilità sui prodotti

Il modulo prodotti riceve una serie di etichette di sostenibilità, così il catalogo porta con sé più di un nome e di un prezzo. Un prodotto può ora essere etichettato come vegano, vegetariano, locale o di stagione, e può riportare un punteggio CO2 e un punteggio eco. Le etichette compaiono ovunque si scelgano i prodotti, come il modulo di prenotazione e il flusso di catering, così gli utenti vedono l’impatto di ciò che ordinano e possono fare una scelta più consapevole sul piano della sostenibilità.

Orienta il catalogo verso scelte sostenibili

Gli amministratori ottengono il controllo sull’ordine in cui i prodotti vengono mostrati. Puoi mettere per prime le opzioni a minore impatto, così che per impostazione predefinita gli utenti siano indirizzati verso il risultato più sostenibile. L’ordinamento è opzionale: lascialo disattivato e il catalogo si comporta come oggi.

Configurazione e template

Permessi di gruppo: ora generalmente disponibili

La vista di confronto dei permessi di gruppo è stata rilasciata come beta in Q2. Sulla base del feedback dei clienti, in Q3 esce dalla beta e diventa generalmente disponibile, senza ulteriori breaking change previsti.

Nuovo ruolo con scope organizzazione

Oggi un utente ha una scelta quasi binaria su qualsiasi workload: o appare su un ticket o task come Creator, Assigned to o Watcher (tre ruoli espliciti e stretti), oppure ha No role e l’accesso che ne consegue si applica a tutto all’interno del suo scope organizzazione. Il salto da “nulla” a “tutto” è troppo ampio per la maggior parte dei clienti.

Q3 introduce uno strato intermedio: un ruolo con scope organizzazione configurabile. Gli amministratori definiscono cosa il ruolo può fare (leggere, modificare, chiudere, riassegnare, regolare aspetti finanziari, …) e il ruolo si lega automaticamente al profilo dell’utente. Due campi profilo guidano il binding:

• Primary organisation: l’organizzazione principale dell’utente. Il ruolo si applica di default all’interno di quell’organizzazione.
• Organisations with access: la lista di organizzazioni aggiuntive a cui l’utente ha accesso. Il ruolo può estendersi opzionalmente lì oppure restare limitato alla primary.

Il ruolo si applica a tutto il prodotto: copre ogni oggetto con permessi - prenotazioni, asset, CI, ticket, task e servizi - da un’unica configurazione.

Il nuovo ruolo convive con lo strato Creator / Assigned to / Watcher / No role esistente; non lo sostituisce. Use case tipico: un coordinatore di servizio che deve poter prendere in carico e riassegnare qualsiasi ticket all’interno di un’organizzazione, ma deve rimanere fuori dalle altre organizzazioni del tenant. Gli utenti No role esistenti continuano a funzionare come oggi; il nuovo ruolo è opt-in e viene assegnato per gruppo.

Dati di configurazione traducibili

I dati di configurazione diventano traducibili nelle otto lingue supportate (inglese, francese, tedesco, spagnolo, italiano, olandese, svedese e portoghese). La prima ondata copre i Prodotti e i building block (con esclusione delle regole di notifica). Le traduzioni sono fornite dal cliente, non traduciamo automaticamente; la UI espone un flusso di traduzione per ogni oggetto.

Feedback e annunci

Prompt di feedback NPS

Per ascoltare gli utenti più spesso, un prompt NPS leggero compare in cima all’app, con punteggio inline da 0 a 10 e un commento facoltativo, così le persone possono valutare Gfacility senza lasciare ciò che stavano facendo. Ogni cliente è incluso per impostazione predefinita; le organizzazioni che preferiscono non usarlo possono disattivarlo. Il punteggio viene raccolto così da poter seguire la soddisfazione nel tempo, accanto ai KPI operativi.

Banner di annuncio

Un banner di annuncio riutilizzabile consente di mostrare informazioni importanti che riguardano l’uso di Gfacility, come una manutenzione pianificata o una modifica che tutti devono conoscere. I banner si impilano ma mostrano un annuncio alla volta, così il messaggio resta chiaro e non entra mai in concorrenza con sé stesso.

AI

Continuiamo a ottimizzare l’assistente AI già integrato in Gfacility. Tre aggiunte per Q3:

Porta i tuoi LLM

I clienti possono integrare più large language model e scegliere a quale instradare un determinato carico di lavoro. Un modello veloce ed economico per i riassunti di routine, uno più potente per le domande che lo meritano. I modelli si configurano per ambiente.

Modalità plan

Una nuova modalità plan tiene l’utente al comando per il lavoro in più passi. Chiedi “analizza questi 10 ticket e proponi i prossimi passi”, l’assistente restituisce un piano con l’azione proposta per ticket, tu approvi o adatti i punti che vuoi e l’assistente esegue solo ciò che hai confermato. Niente più tutto o niente.

AI sulla configurazione

L’assistente acquisisce la capacità di aiutare a risolvere e applicare modifiche di configurazione, non solo operative. Chiedi “configura un workflow per le richieste di tessera del parcheggio con approvazione da Facility”, l’assistente propone la forma del workflow, tu revisioni e lui applica le modifiche nel tuo ambiente.

Insight e dashboard

Q3 introduce un set curato di KPI e dashboard sui moduli operativi: ticket, task, prenotazioni, visitatori, asset e CI. Non un editor di grafici a foglio bianco, ma il focus sulle domande che i responsabili si fanno davvero. Un assaggio dei KPI che arrivano in questa release:

• Ticket: backlog aperto per classificazione, tempo alla prima risposta, lead time alla chiusura, anzianità dei ticket più vecchi, tasso di violazione SLA.
• Task: task aperti per assegnatario o workgroup, task in ritardo, tempo medio di chiusura.
• Prenotazioni: occupazione settimanale delle sale (vedi sotto), tasso di no-show per sala o edificio, quota di prenotazioni per origine (web, mobile, Outlook).
• Visitatori: visitatori al giorno, ore di picco, durata media della visita, quota di visitatori ricorrenti.
• Asset e CI: asset che si avvicinano al fine vita, contratti in scadenza nel trimestre, CI con più incidenti aperti.
• Profondità dell’helpdesk: tasso di riapertura, risoluzione al primo contatto, costo per ticket, lavoro pianificato rispetto a quello reattivo, un proxy del tempo medio tra guasti e l’utilizzo delle sale.
• Postazioni: no-show della postazione, prenotazioni di postazione pre-registrate e ricorrenti, e cancellazioni.
• Catering: costo e margine degli ordini, più un riepilogo di sostenibilità sulle etichette di prodotto qui sopra.

Sotto questi numeri ci sono due fondamenta. Uno strato di durata legge il change log per misurare il tempo in stato su ticket, task e finanza, comprese le metriche di anzianità, così “quanto è rimasto in attesa” diventa un dato riportabile. E un database master di benchmark consente di confrontare i tuoi risultati con i benchmark di KPI di settore, contrassegnare i tuoi KPI personalizzati e scegliere il termine di confronto: un periodo precedente, un altro team o edificio, oppure il benchmark.