2026 - Q3 preview

En förhandstitt på arbetet som just nu pågår inför nästa Gfacility-release. Efter vår senaste Q2-release har vi tillsammans med kunderna stämt av prioriteringarna för Q3. Fokus ligger på bokningar från ände till ände: nativa återkommande möten, den mobila bokningsupplevelsen, planritningar, setup- och breakdown-tid samt rikare tillgänglighetsregler. Parallellt slutför vi motorn för finansiella regler så att administratörer kan definiera sina egna prisregler, tar gruppbehörigheterna ut ur beta, öppnar översättningar för konfigurationsdata och lägger till en första uppsättning kurerade KPI:er och dashboards.

Bokningar

Mobilapp för bokningar

Mobilappen byggs ut så att användare kan hantera bokningar i farten med samma funktionsuppsättning som på webben. Bokningsformuläret, tillgänglighetskontroller, återkommande bokningar, tjänster och check-in-flöden är alla en del av omfattningen.

Återkommande bokningar, nativa i Gfacility

Återkommande möten från Microsoft fungerar redan i dag. Vi lägger till nativ återkommande funktion så att användare kan skapa en serie direkt i Gfacility med vanlig frekvens, intervall och slutdatum eller antal, plus undantag.

När Microsoft-synk är aktiv synkas varje förekomst som ett enskilt event till Microsoft, inte som en Microsoft-serie. På så sätt behåller varje förekomst sin egen catering, sina tjänster, check-in och status. Ändringar använder den välkända scope-väljaren: bara denna förekomst, denna och följande eller hela serien. En rimlig gräns för hur långt en serie får sträcka sig (till exempel 12 månader eller 100 förekomster) håller det hanterbart.

Setup- och breakdown-tid

Rum får en setup- och breakdown-tid per rum, med valfri override per bokning. Bufferten räknas som upptagen rumstid i tillgänglighetskontrollerna, så att intilliggande bokningar inte krockar med förberedelse eller iordningställande. Får den fulla bufferten inte plats används den största buffert som ryms automatiskt, och det faktiskt tillämpade värdet visas på bokningen. Rumsplaneraren och signage visar bufferten visuellt, åtskild från själva mötet.

Signage-frigörning per bokningstyp

Varje bokningstyp får en inställning som styr om bokningen frigörs automatiskt när ingen checkar in. I dag frigörs varje bokning vid no-show. Med den nya inställningen kan blockerings-, underhålls- och setup-bokningar hoppa över den automatiska frigörningen helt, så att en planerad blockering inte tyst släpps mitt i. Befintliga blockerings- och underhållstyper är avstängda som standard.

Tillgänglighetsregler per användargrupp

I dag går det bara att definiera en uppsättning tillgänglighetsregler per resurs. I Q3 kan en resurs bära flera regler, ungefär som restriction rules fungerar i dag. Varje regel innehåller en lista grupper, ett maxfönster i dagar för bokning i förväg, en minsta framförhållning i minuter och en maxlängd i minuter. Den mest restriktiva regeln som matchar grupperna på den som bokar vinner, med “alla grupper”-regeln som fallback. Skapande och uppdatering av bokningar tvingar fram regeln med ett tydligt felmeddelande, till exempel “Du kan boka maximalt 5 dagar i förväg”.

Bokningskälla och no-show

Två nya fält på varje bokning lägger datat under de kommande dashboarderna:

• Källa, fångas automatiskt utifrån var bokningen gjordes: webbappen, mobilappen, Outlook, Google, en rumsskylt, en kiosk eller en extern integration.
• No-show, flaggas automatiskt när en bokning tar slut utan att någon checkat in. Bokningstyper som inte kräver check-in (den nya inställningen i signage-avsnittet) hoppas över, och karenstiden är konfigurerbar.

Microsoft-tillägget

Microsoft-tillägget fortsätter att fungera precis som idag. Ur användarens perspektiv ändras ingenting i hur rum och tjänster bokas från Outlook. Bakom kulisserna gör vi en rad tekniska förbättringar av hur tillägget byggs och underhålls, så att det förblir robust och lättare att vidareutveckla. Det finns inget att lära om och bokningsflödet ändras inte.

Planritningar och desk booking

Ett visuellt lager är på väg för att navigera byggnader, rum och skrivbord, och i Q3 introducerar vi desk booking ovanpå det. Det spänner över konfiguration, tillgänglighetslogik, bokningsformuläret och desk booking självt. Det fullständiga scopet kommer i en egen artikel; rubrikerna för förhandsvisningen:

Planritningskonfiguration per våning

Administratörer laddar upp en planritning per våning, ritar rumszoner direkt på planen och placerar objekt ovanpå. Rummen kopplas till sina befintliga rumsposter i Gfacility så att det visuella lagret återanvänder samma data. Skrivbord skapas i samband med att planritningen byggs upp, eftersom själva begreppet är nytt; övriga objekt (tillgångar, servicepunkter, intressepunkter) kopplas till befintliga poster där sådana redan finns. Etiketter, ikoner och färger är konfigurerbara; zoom, panorering och redigering i fullskärm stöds.

Tillgänglighet på kartan

Varje kartlagt rum och skrivbord visar en livestatus baserad på vald dag och tid:

• Grön för tillgänglig
• Röd för upptagen
• Blå när vald

Hover och klick visar detaljer om rum eller skrivbord (kapacitet, layout, utrustning, nästa bokning) och kartan respekterar befintliga bokningsregler, restriktioner, godkännandeflöden och öppettider.

Planritningsvy i bokningsformuläret

En ny vy “Planritning” finns vid sidan av list- och rutnätsvyerna i bokningsformuläret. Användare väljer ett tillgängligt rum genom att klicka på en grön ruta, ser varför en röd ruta är upptagen och ser att bokningsformuläret uppdateras automatiskt. Filter (kapacitet, plats, våning, rumstyp, utrustning, layout) gäller både för listan och kartan, och man kan växla mellan dem utan att tappa kontexten.

Desk booking

Desk booking introduceras i Q3: ett enskilt skrivbord blir ett fullvärdigt bokningsbart objekt som står vid sidan av rummet i bokningsflödet. En desk bär en typ (fast, flex, focus), kapacitet, utrustning (skärm, docka, stol) samt avdelning, zon eller neighborhood. Användare bokar ett enskilt skrivbord för en hel dag eller del av dagen, direkt från planritningen eller listvyn, med samma färglogik och samma bokningsregler som gäller för rum. Fasta skrivbord kan tilldelas en person, flexskrivbord står öppna för daglig bokning och fokusplatser tas ad hoc, vilket öppnar för neighborhood booking, teamzoner och beläggningsinsikter.

Signage

Felanmälan från signagen

Personer i ett rum kan rapportera ett problem (trasig AV, städning, klimat) på några sekunder direkt från signagen. De väljer en kategori, ger en titel, lägger eventuellt till beskrivning och prioritet, och ärendet landar i det vanliga ärendeflödet där rätt team plockar upp det. Ingen behöver lämna rummet och det finns ingen separat kanal att hantera.

Ekonomi

Finansiella regler som du själv definierar

Q3 slutför motorn för finansiella regler så att administratörer kan sätta upp de prisregler de faktiskt behöver, inte bara de få som systemet kände till från start. Varje regel parar en villkorsdel med ett belopp i en enkel “om X så Y”-form, och samma motor fungerar för rum, tjänster och catering.

Några av de regler som kunder bett om:

• Avbokning mer än 10 timmar före mötet: 50% av kostnaden.
• Avbokning mindre än 2 timmar före mötet: 100% av kostnaden.
• Den här typen av möte (till exempel ett kundevent) faktureras till en högre taxa än interna möten.
• Medlemmar i grupp X betalar reducerad taxa; grupp Y betalar fullpris; grupp Z är gratis.
• Det här rummet eller den här tjänsten har en annan taxa på helger än på vardagar.

Reglerna matar in i det befintliga faktureringsflödet, så att rätt belopp hamnar på rätt faktura utan manuell avstämning. Administratörsskärmen slutförs parallellt, så att du kan skriva och finjustera regler direkt i produkten.

Produkter

Hållbarhetsetiketter på produkter

Produktmodulen får en uppsättning hållbarhetsetiketter, så att katalogen bär mer än bara ett namn och ett pris. En produkt kan nu märkas som vegansk, vegetarisk, lokal eller säsongsbetonad, och kan ha ett CO2-betyg och ett eco-betyg. Etiketterna visas överallt där produkter väljs, som i bokningsformuläret och catering-flödet, så att användarna ser effekten av det de beställer och kan göra ett mer hållbarhetsmedvetet val.

Styr katalogen mot hållbara val

Administratörer får kontroll över i vilken ordning produkterna visas. Du kan lyfta fram de alternativ som har lägst påverkan först, så att användarna som standard styrs mot det mer hållbara utfallet. Ordningen är valfri: lämna den avstängd så beter sig katalogen som idag.

Konfiguration och mallar

Gruppbehörigheter: nu allmänt tillgängliga

Vyn för att jämföra gruppbehörigheter släpptes som beta i Q2. Baserat på kundfeedback lämnar den beta i Q3 och blir allmänt tillgänglig, utan planerade brytande förändringar framöver.

Ny organisationsbaserad roll

Idag har en användare ett nästan binärt val på vilken arbetslast som helst: antingen sitter han på ett ärende eller en uppgift som Creator, Assigned to eller Watcher (tre explicita, smala roller), eller så har han No role och åtkomsten som följer av det gäller allt inom hans organisationsomfattning. Hoppet från “ingenting” till “allting” är för stort för de flesta kunder.

Q3 introducerar ett mellanlager: en konfigurerbar organisationsbaserad roll. Administratörer definierar vad rollen får göra (läsa, redigera, stänga, omtilldela, justera finansiellt, …) och rollen binder sig automatiskt till användarens profil. Två profilfält styr bindningen:

• Primary organisation: användarens huvudorganisation. Rollen gäller som standard inom den organisationen.
• Organisations with access: listan över ytterligare organisationer som användaren har tillgång till. Rollen kan valfritt utvidgas dit eller stanna begränsad till primary.

Rollen gäller produktbrett: den täcker varje objekt med behörigheter - bokningar, tillgångar, CI:n, ärenden, uppgifter och tjänster - från en enda konfiguration.

Den nya rollen samexisterar med det befintliga Creator / Assigned to / Watcher / No role-lagret; den ersätter det inte. Typiskt användningsfall: en servicekoordinator som behöver kunna ta över och omtilldela vilket ärende som helst inom en organisation, men ska hålla sig utanför andra organisationer i tenanten. Befintliga No role-användare fortsätter att fungera som idag; den nya rollen är opt-in och tilldelas per grupp.

Översättningsbar konfigurationsdata

Konfigurationsdata blir översättningsbar till de åtta språk som stöds (engelska, franska, tyska, spanska, italienska, nederländska, svenska och portugisiska). Den första vågen omfattar Produkter och building blocks (med undantag för notifieringsregler). Översättningar lämnas av kunden, vi översätter inte automatiskt; gränssnittet exponerar ett översättningsflöde per objekt.

Feedback och meddelanden

NPS-feedbackprompt

För att höra från användarna oftare visas en lättviktig NPS-prompt högst upp i appen, med inline-betyg 0-10 och en valfri kommentar, så att man kan betygsätta Gfacility utan att lämna det man höll på med. Varje kund ingår som standard; organisationer som hellre avstår kan välja bort det. Betyget fångas så att nöjdheten kan följas över tid, vid sidan av de operativa KPI:erna.

Meddelandebanners

En återanvändbar meddelandebanner låter dig lyfta fram viktig information som påverkar hur Gfacility används, som planerat underhåll eller en ändring som alla behöver känna till. Banners staplas men visar ett meddelande i taget, så att budskapet förblir tydligt och aldrig konkurrerar med sig självt.

AI

Vi fortsätter att optimera den AI-assistent som redan finns i Gfacility. Tre tillägg för Q3:

Ta med din egen LLM

Kunder kan onboarda flera stora språkmodeller och själva välja vilken modell en viss arbetsbelastning ska gå till. En snabb, billig modell för rutinmässiga sammanfattningar och en tyngre modell för de frågor som förtjänar det. Modeller konfigureras per miljö.

Plan-läge

Ett nytt plan-läge håller användaren i förarsätet vid arbete i flera steg. Ställ frågan “analysera dessa 10 ärenden och föreslå nästa steg”, assistenten lämnar tillbaka en plan med den föreslagna åtgärden per ärende, du godkänner eller justerar det du vill, och assistenten kör bara det du bekräftat. Inget mer allt eller inget.

AI på konfiguration

Assistenten får möjligheten att hjälpa till att lösa och tillämpa konfigurationsändringar, inte bara operativa. Be om “sätt upp ett arbetsflöde för parkeringskorts-ansökningar med godkännande av Facility”, assistenten föreslår arbetsflödets form, du granskar och den genomför ändringarna i din miljö.

Insikter och dashboards

Q3 introducerar en kurerad uppsättning KPI:er och dashboards tvärs över de operativa modulerna: ärenden, uppgifter, bokningar, besökare, tillgångar och CI:er. Ingen tom canvas för grafer, utan fokus på de frågor som ansvariga faktiskt ställer. Ett urval av de KPI:er som landar i den här releasen:

• Ärenden: öppen backlog per klassificering, tid till första svar, ledtid till stängning, ålder på de äldsta ärendena, andel SLA-överskridningar.
• Uppgifter: öppna uppgifter per ansvarig eller workgroup, försenade uppgifter, genomsnittlig hanteringstid.
• Bokningar: veckans rumsbeläggning (se nedan), no-show-andel per rum eller byggnad, andel bokningar per källa (webb, mobil, Outlook).
• Besökare: besökare per dag, högbelastningstider, genomsnittlig vistelsetid, andel återkommande besökare.
• Tillgångar och CI:er: tillgångar som närmar sig end of life, kontrakt som löper ut detta kvartal, CI:er med flest öppna incidenter.
• Helpdesk-djup: återöppningsfrekvens, lösning vid första kontakt, kostnad per ärende, planerat kontra reaktivt arbete, en proxy för medeltid mellan fel och rumsutnyttjande.
• Skrivbord: skrivbords-no-show, förregistrerade och återkommande skrivbordsbokningar, och avbokningar.
• Catering: orderkostnad och marginal, plus en hållbarhetssummering över produktetiketterna ovan.

Under dessa siffror finns två grundstenar. Ett varaktighetslager läser ändringsloggen för att mäta tid-i-status över ärenden, uppgifter och ekonomi, inklusive åldersmått, så att “hur länge låg detta och väntade” blir ett rapporterbart tal. Och en master-benchmarkdatabas låter dig jämföra dina resultat mot branschens KPI-benchmarkar, markera dina egna anpassade KPI:er och välja vad du jämför mot: en tidigare period, ett annat team eller en annan byggnad, eller benchmarken.