Frågeformulär
Möten- & bokningspolicy
Vilka regler gäller för bokningar, vem kan göra vad, hur långt i förväg, med vilka automatiska frisläppanden vid no-shows? Utan policy äter spökbokningar upp ert fina lokationsträd.
Uppdaterad 18. Mai 2026
Questionnaire · 4.4
Varför detta nu
Ett vackert modellerat lokationsträd blir värdelöst om användningsreglerna designas isolerat. “Vem som helst kan boka vad som helst på plats” fungerar tills huvudkontoret hamnar på 110 % beläggning och ingen förstår varför ledningen tappade sitt favoritrum. Policy först, konfiguration sedan.
Vad levererar du?
Bokningstyper
Mötesrum, skrivbord, parkering, vilka typer och hur de skiljer sig.
Regler per typ
Bokningsfönster, maxlängd, policy för återkommande, incheckning, no-show.
Privilegier per målgrupp
Alla, specifika avdelningar, endast ledning, med motivering.
Konflikt- och undantagspolicy
Vem kan åsidosätta, hur hanterar ni VIP-förfrågningar.
Nyckelfrågor
- 1Vilka bokningstyper erkänner ni, mötesrum, skrivbord, parkering, skåp osv., och gäller olika regler per typ?
- 2Bokningsfönster, hur långt i förväg kan någon boka? Skiljer det sig mellan slutanvändare (t.ex. 14 dagar) och assistenter (t.ex. 12 månader)?
- 3Maxlängd per bokning, hel dag, halvdag, fyra timmar, obegränsat? Skiljer det sig per rumstyp?
- 4Återkommande möten, tillåt, begränsa (t.ex. max 13 veckor) eller helt förbjud för stora rum?
- 5Incheckning, obligatorisk (annars auto-avbokning efter X minuter), valfri eller ingen alls? Hur kan användare checka in (mobil, kiosk, skylt, Outlook-svar)?
- 6No-show-policy, vad är konsekvensen? Auto-avboka, mejl till bokare, eskalering vid upprepning, blockera nya bokningar?
- 7Bokning åt annan, vem kan (chefsassistenter, reception, vem som helst), och gäller assistentens bokningsfönster eller den faktiska organisatörens?
- 8Privilegierade utrymmen, styrelserum, ledningsloungeer, kundmötesrum: öppna för alla eller åtkomstlista?
- 9Catering- och tjänstekoppling, ber en bokning automatiskt om ett cateringformulär? Från hur många deltagare?
- 10Frånvaro och stängda dagar, helgdagar, semester, planerade stängningar, hur hanteras och kommuniceras?
Mall, regler per bokningstyp
| Typ | Målgrupp | Bokningsfönster | Maxlängd | Incheckning | No-show | Återkommande |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mötesrum < 6 p | Alla | 14 dagar | 4 tim | Obligatorisk (10 min) | Auto-avboka 15 min | Tillåtet, max 13 v |
| Mötesrum > 12 p | Chef+ | 90 dagar | Hel dag | Obligatorisk (15 min) | Auto-avboka 20 min + mejl | Kräver godkännande |
| Hot desk | Alla | 7 dagar | Hel dag | Valfri | Ingen påföljd | Tillåtet obegränsat |
| Styrelserum | Ledning + assistenter | 12 månader | Obegränsat | Ingen | N/A | Tillåtet |
| … | … | … | … | … | … | … |