Integrera med Microsoft: så går du till väga

Integrationer · Microsoft 365 · Börja här

Använder din organisation Microsoft 365? Då kopplar du Gfacility till Microsoft på några ställen. Den här artikeln ger dig helhetsbilden: vilka integrationer som finns, vilka val du gör och i vilken ordning du konfigurerar dem. Varje steg länkar till artikeln med detaljerna.

Integrationerna i korthet

Integration	Vad den gör	Behövs den?
Användarsynkronisering	För in dina medarbetare i Gfacility.	Rekommenderas
Avdelningssynkronisering	Kopplar varje medarbetare till sin avdelning.	Valfri
Platssynkronisering	För in mötesrummen i Gfacility, med byggnad och våning.	Krävs för bokning
Kalendersynkronisering	Håller bokningarna i Gfacility och Outlook likadana.	Krävs för bokning
Inloggning	Medarbetarna loggar in med sitt Microsoft-konto.	Rekommenderas
E-postutskick	Avgör från vilken adress Gfacility skickar e-post.	Valfri
Outlook-tillägget	Boka direkt i Outlook.	Rekommenderas

De fyra första går via en enda appregistrering i din organisation: Office 365-integrationen. Inloggning och e-postutskick är separata integrationer.

Valen du gör

Fyra val avgör hur du konfigurerar allt. Gör dem i förväg, tillsammans med IT-administratören.

1 · Vilka medarbetare?

Alla med en licens, eller ett urval. Vill du bara ha ett urval skickar du oss en fråga (query) som avgör vilka som ska med. Gfacility konfigurerar filtret åt dig.

2 · Åtkomst till kalendrar?

Alla kalendrar (enklast), eller bara de rum och medarbetare du väljer via Exchange RBAC. Aldrig båda.

3 · Hur loggar man in?

Logga in med Microsoft (Gfacility-appen, snabbt att konfigurera) eller SSO (er egen app, er IT behåller kontrollen). Välj ett av dem.

4 · Vilken avsändare?

Gfacilitys e-postserver (inget att konfigurera) eller er egen brevlåda (er egen avsändare). Se jämförelsen nedan.

Rekommenderad ordning

Konfigurera i den här ordningen. Varje steg bygger på det föregående. Gör allt först i testmiljön (UAT) och sedan i produktion: det är två separata miljöer, och du konfigurerar båda.

Steg	Vad	Varför i den här ordningen
1	Förbered Microsoft. Rum med byggnad och våningsnummer, medarbetare med licens och avdelning.	Gfacility kopierar det som finns i Microsoft. Det som är fel där blir fel i Gfacility också.
2	Appregistrering och behörigheter. Inklusive valet av kalenderåtkomst.	Alla synkroniseringar behöver den här appen.
3	Slå på användarsynkroniseringen. Skicka filtret först om inte alla ska med.	Medarbetarna måste finnas i Gfacility innan de kan logga in och boka.
4	Slå på avdelningssynkroniseringen (valfritt).	Bygger på användarsynkroniseringen. Stäm först av befintliga organisationer mot avdelningsnamnen.
5	Slå på platssynkroniseringen.	Stäm först av befintliga byggnader och våningar, annars kommer de in två gånger.
6	Slå på kalendersynkroniseringen.	Fungerar bara för rum som redan finns i Gfacility.
7	Konfigurera inloggningen. Testa med en medarbetare och slå sedan på det för alla.	Fyller en funktion först när medarbetarna finns (steg 3).
8	Välj hur e-post skickas.	Före driftstarten, så att de första mejlen kommer från rätt avsändare direkt.
9	Rulla ut Outlook-tillägget.	Sist, eftersom det använder allt ovan.

Här hittar du varje steg

Steg 1: Rumshantering i Microsoft
Steg 2 till 6: Office 365-integration
Steg 7: Logga in med Microsoft eller SSO-integration
Steg 8: Konfigurera e-postutskick och E-postwhitelisting
Steg 9: Installera Outlook-tillägget

E-post: Gfacilitys e-postserver eller er egen brevlåda?

	Gfacilitys e-postserver	Er egen brevlåda
Avsändare	Gfacility-adressen	Er egen adress, t.ex. `fastighet@ditforetag.se`
Konfiguration	Ingen, fungerar direkt	Konfigurera Microsoft 365 (rekommenderas) eller SMTP
Svar	Når inte er automatiskt	Hamnar i er egen brevlåda
Underhåll	Inget	Förnya klienthemligheten eller lösenordet i tid
Skräppostfilter	Lägg till Gfacility-adressen bland betrodda avsändare	Behövs inte
Om något går fel	Gfacility löser det	Mejlet skickas inte förrän ni har åtgärdat felet; administratörerna får en varning

Vårt råd: börja med Gfacilitys e-postserver. Gå över till er egen brevlåda när medarbetare eller besökare behöver se er egen avsändare, eller när svaren ska nå er.

Vad behöver du från IT-administratören?

Samla in det här innan du börjar:

Vad	Till vad
Directory (tenant) ID, Application (client) ID och klienthemlighetens värde	Office 365-integrationen, och SSO om du väljer det
Klienthemlighetens utgångsdatum	Förnya i tid, annars slutar integrationen fungera
Frågan (query) för användarfiltret	Bara om inte alla ska med
En administratör som kan ge medgivande	Administratörsmedgivande för apparna
Avsändaradressen	Bara med er egen brevlåda

Dela klienthemligheten på ett säkert sätt, till exempel via en länk från en lösenordshanterare. Aldrig i ett vanligt mejl.

← Support Nästa: Rumshantering i Microsoft→