Analys
As-Is-processer
Dokumentera hur arbetet flödar idag — inte hur du skulle vilja att det flödar. Först när du ser nuläget ärligt kan du förbättra det med Gfacility.
Uppdaterad 23. Jan. 2026
Discovery · 3.2
Varför detta först
Mjukvara tvingar in din process i en form. Om du inte känner till den nuvarande formen designar du blint. Två vanliga misstag utan As-Is:
- Ledningsversionen spelas in (“så här borde det vara”) istället för verksamhetsversionen (“så här gör vi det egentligen”). Konfigurationen driver ifrån verkligheten → adoption kollapsar.
- Glömda steg dyker upp först under UAT. T.ex. “vi frågar alltid chefen om godkännande via mejl innan vi bokar” — osynligt vid designtid.
Vad levererar du?
Lista över 3-7 kärnprocesser
Dokumentera inte allt. Välj de processer som kostar mest tid eller genererar flest klagomål.
Processkarta per process
Swim-lane (roll per kolumn), trigger → avslut, med överlämningar och väntetider.
Processfakta
Månatlig volym, genomsnittlig ledtid, antal varianter, kostnad per cykel.
Ägare per process
En namngiven roll eller person som ger svar, beslutar och validerar namn.
Steg
- 1Välj kandidatprocesser — fråga intressenter: "vad kostar dig mest tid eller energi dag till dag?" Bygg en lista på 5-15 namn.
- 2Prioritera ner till 3-7 — välj baserat på volym × smärta. Att dokumentera för många processer → analysförlamning.
- 3Workshop per process — 60-90 minuter, med människorna som gör arbetet (inte bara chefer). Whiteboard eller ett online-verktyg med post-it-lappar.
- 4Använd 7 frågor för att strukturera — se mallen nedan. Tvinga fram konkret.
- 5Rita swim-lanen — roller som horisontella banor, steg som rutor, pilar för överlämningar.
- 6Validera med en andra grupp — låt ett annat team som använder samma flöde granska kartan. Skillnader = värdefull signal.
- 7Skörda smärtpunkter som biprodukt — notera vad som frustrerar folk medan ni ritar, mata in dem i 3.3 Smärtpunkter & möjligheter.
Mall — De 7 processfrågorna
Använd dessa i workshopen. Inte som en intervju, utan som ett ankare att återvända till när diskussionen driver iväg.
1. Trigger
Vad sätter processen i rörelse? Ett mejl, ett telefonsamtal, ett knapptryck, ett kalenderobjekt?
2. Första aktören
Vem plockar upp det? Landar det hos en specifik person, en brevlåda, ett team?
3. Steg & överlämningar
Vilka steg följer? Var landar det efter varje steg? Hur vet nästa person att det är deras tur?
4. Beslutspunkter
Var fattas ett val? Av vem? På basis av vilken information?
5. Väntetider
Vart går tiden? Mellan vilka steg väntar vi? Hur länge i genomsnitt?
6. Undantag
Vilka varianter finns? Vad händer vid brådskande fall, med externa parter, på helger?
7. Avslut
När är det “klart”? Vem beslutar? Informeras någon? Arkiveras något eller skickas vidare för rapportering?
Mall — Processfakta
Fyll i per process efter workshopen. Siffrorna behöver inte vara exakta — storleksordning räcker.
| Process | Volym / månad | Ledtid | Varianter | Ägare | Viktig överlämning |
|---|---|---|---|---|---|
| T.ex. Felanmälan | ~120 | 2,5 dagar | Standard / brådskande / preventiv | Head of Facility | Reception → fältteam |
| … | … | … | … | … | … |
Best practices
→ Gå ut på golvet
En timme bredvid någon ger mer än 5 timmars intervjuer. Du ser de tysta handlingar ingen nämner.
→ Fråga efter undantaget
"Hur går det vanligtvis?" ger dig idealet. "Hur gick det förra gången det gick fel?" ger dig verkligheten.
→ Visuellt slår textuellt
En swim-lane på en whiteboard avslöjar svaga punkter av sig själv. Word-dokument döljer dem.
→ Hitta Excel-skugg-IT:n
Nästan varje avdelning har en Excel-fil eller SharePoint-lista som täcker upp för det officiella systemet. Det berättar för dig vad systemet inte kan.