Office 365-integration

Integrationer · Autentisering · 1.2

Integrationen mellan Gfacility och Office 365 använder en 2-legged-strategi med en appregistrering i Microsoft Entra ID (tidigare Azure Active Directory). Gfacility-appen autentiserar sig med sin egen identitet — ingen separat popup eller godkännande för varje användare, vilket gör den både mer stabil och säkrare.

1. Skapa en appregistrering i Azure Portal

Skapa en dedikerad appregistrering för Gfacility — oberoende av andra applikationer, med bättre kontroll och säkerhet.

2. Tilldela API-behörigheter

I appregistreringen, gå till API permissions → + Add a permission → Microsoft Graph. Lägg till per användningsfall:

Klicka slutligen på Grant admin consent for [Tenant] — annars förblir behörigheterna i avvaktan.

Hur fungerar Places-integrationen?

En enkelriktad synkronisering från Outlook till Gfacility. Vid varje ändring av ett bokningsbart rum uppdaterar Gfacility: Namn, Kod, Kapacitet, Länk till Outlook Room, Överordnad plats. Överordnade platser (Byggnad, Våning) skapas automatiskt om de inte redan finns.

3. Begränsa åtkomst via Exchange Online RBAC (valfritt)

Som standard har Application-behörigheter åtkomst till alla brevlådor och kalendrar i tenanten. För scenarier med flera tenants eller strikt säkerhet kan du begränsa detta.

Steg-för-steg-implementation (PowerShell)

A. Anslut och skapa Service Principal — använd Application ID och Object ID för Enterprise Application, inte App Registration:

Connect-ExchangeOnline

New-ServicePrincipal `
  -AppId "<Application ID>" `
  -ObjectId "<Enterprise App Object ID>" `
  -DisplayName "Gfacility Application RBAC"

B. Definiera ett Management Scope — baserat på en domän eller en e-postaktiverad grupp (vanliga säkerhetsgrupper fungerar inte):

# Option 1: Based on domain (new users automatically in scope)
New-ManagementScope `
  -Name "Gfacility-DomainScope" `
  -RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -like '*@contoso.com'"

# Option 2: Based on a mail-enabled group (multi-tenant / full control)
$Group = Get-DistributionGroup "Gfacility Scope"
New-ManagementScope `
  -Name "Gfacility-GroupScope" `
  -RecipientRestrictionFilter "MemberOfGroup -eq '$($Group.DistinguishedName)'"

C. Tilldela och testa Role Assignment:

# 1. Assign the scope to the app
New-ManagementRoleAssignment `
  -Name "Gfacility-Calendars-Scoped" `
  -Role "Application Calendars.Read" `
  -App "<Application ID>" `
  -CustomResourceScope "Gfacility-DomainScope"

# 2. Verify settings
Get-ManagementRoleAssignment -App "<Application ID>" | Format-List Name,Role,CustomResourceScope

# 3. Test access to a specific mailbox
Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Service Principal ID>" -Resource "[email protected]"

Se även Microsofts guide om Application RBAC i Exchange Online.

4. Dela uppgifterna med Gfacility

För att slutföra konfigurationen behöver vi:

• Application (client) ID
• Directory (tenant) ID
• Value för client secret

Dela dessa känsliga uppgifter via en säker metod (en länk i en lösenordshanterare), aldrig löst i ett e-postmeddelande.

Synkroniseringsfrekvens