Office 365-integration

Integrationer · Autentisering · 1.2

Integrationen mellan Gfacility och Office 365 bygger på en 2-legged-modell med en appregistrering i Microsoft Entra ID (tidigare Azure Active Directory). Gfacility loggar in med appens egen identitet, utan popup eller medgivande per användare. Det är både stabilare och säkrare.

Hur fungerar det?

Integrationen består av fyra delar. Du slår på varje del separat i Gfacility, under Integrationer & inloggning → Office 365. Alla fungerar via en och samma appregistrering i er organisation.

Användarsynkronisering · varje natt

För in dina medarbetare i Gfacility.

Avdelningssynkronisering · med användarsynkroniseringen

Kopplar varje medarbetare till sin avdelning.

Platssynkronisering · varje natt

För in mötesrummen i Gfacility, med byggnad och våning.

Kalendersynkronisering · direkt

Håller bokningarna i Gfacility och Outlook likadana.

Användarsynkronisering

Varje natt hämtar Gfacility dina medarbetare från Microsoft.

Ny medarbetare? Medarbetaren skapas.
Ändrade uppgifter? Namn, e-postadress och telefonnummer uppdateras.
Har slutat? Den som inte längre finns i Microsoft sätts som inaktiv i Gfacility.

Vilka fält kopieras?

Fält i Microsoft	Fält i Gfacility
Inloggningsnamn (`userPrincipalName`)	E-postadress
Förnamn (`givenName`)	Förnamn
Efternamn (`surname`)	Efternamn
Mobiltelefon (`mobilePhone`)	Telefonnummer
Avdelning (`department`)	Primär organisation, bara när avdelningssynkroniseringen är på
Licens	Aktiv eller inaktiv

Obs: e-postadressen i Gfacility är inloggningsnamnet i Microsoft, inte fältet E-post. Oftast är de likadana.

Kopieras inte: befattning, kontorsplats, telefon (arbete) och profilbild. En ny medarbetare får arbetsytans standardorganisation och standardplats; dem kan du ändra i Gfacility i efterhand.

Bra att veta:

Bara medarbetare med en Microsoft 365-licens tas med. Rum och delade brevlådor tas inte med.
Användarsynkroniseringen sköter inte inloggningen. Den ser bara till att Gfacility känner till dina medarbetare. För inloggning väljer du Logga in med Microsoft eller SSO.

Vill du bara importera en del av medarbetarna?

Gfacility hämtar alltid alla medarbetare. Det går inte att begränsa i Microsoft, varken med RBAC eller genom att tilldela användare till appen. Därför konfigurerar Gfacility filtret åt dig.

Skicka oss en fråga (query) för det: regeln som avgör vilka som tas med. Till exempel:

Efter e-postdomän: endswith(mail,'@ditforetag.se')
Efter avdelning: department eq 'Fastighet'
Efter land: usageLocation eq 'SE'
Kombinera med and, or och not.

Vet du inte hur frågan ska se ut? Beskriv med egna ord vilka som ska tas med och vilka som inte ska det. Vi gör om det till en fråga. Att filtrera på grupp går inte än. Obs: den som inte längre matchar filtret sätts som inaktiv vid nästa synkronisering.

Avdelningssynkronisering

Avdelningssynkroniseringen är ett tillval till användarsynkroniseringen. Du slår på den under Integrationer & inloggning → Office 365, direkt under användarsynkroniseringen. Reglaget visas först när användarsynkroniseringen är på. Ingen extra behörighet behövs: User.Read.All räcker.

Vid varje användarsynkronisering läser Gfacility fältet Avdelning för varje användare i Microsoft Entra ID och kopplar användaren till den organisation som har det namnet, som användarens primära organisation.

Situation	Vad Gfacility gör
Det finns en organisation med det namnet	Användaren kopplas till den organisationen. Gfacility letar först på namn och sedan på kod, utan hänsyn till versaler och gemener.
Det finns ingen organisation än	Gfacility skapar en ny organisation på översta nivån, med avdelningsnamnet som både namn och kod, och organisationstypen Avdelning (eller standardtypen om den inte finns).
Avdelningen i Entra är tom	Användaren behåller sin nuvarande organisation. En ny användare får standardorganisationen.
En användares avdelning ändras	Vid nästa synkronisering kopplas användaren till den nya organisationen.

Bra att veta

Entra är styrande. En primär organisation som du ändrar manuellt i Gfacility återställs till avdelningen i Entra vid nästa synkronisering.
Befintliga organisationer ändras eller tas aldrig bort. Försvinner en avdelning ur Entra finns organisationen kvar i Gfacility.
Har du redan organisationerna? Se till att namnet eller koden stämmer exakt med avdelningen i Entra innan du slår på synkroniseringen. Annars skapar Gfacility en andra organisation. Vill du ha ett annat namn i Gfacility? Lägg då avdelningsnamnet från Entra i koden.
Nyskapade organisationer hamnar på översta nivån. Du kan flytta dem i trädet i efterhand; kopplingen fungerar ändå, eftersom den går via namn eller kod.
Slår du på avdelningssynkroniseringen medan användarsynkroniseringen är på startar en synkronisering direkt.

Platssynkronisering (Places)

Varje natt hämtar Gfacility mötesrummen från Microsoft. För varje rum uppdateras namn, kapacitet, byggnad och våning. En byggnad eller våning som inte finns än skapas av Gfacility.

Vilka fält kopieras?

Fält i Microsoft	Fält i Gfacility
Visningsnamn (`DisplayName`)	Namn
Rummets e-postadress	E-postadress (kopplingen till rummets kalender)
Kapacitet (`Capacity`)	Kapacitet
Byggnad (`Building`)	Byggnad (överordnad plats)
Våningsnummer (`Floor`)	Våning (namn och kod)
Rums-ID	Kod

Kopieras inte: våningens namn (FloorLabel), adress och ort, utrustning (skärm, ljud, video), rullstolsanpassning och taggar.

Obs: vid varje synkronisering sätter Gfacility också tillbaka rummet som bokningsbart och fyller beskrivningen med en fast text. Ändrar du något av dem i Gfacility återställs det vid nästa synkronisering. Vill du att ett rum lämnas orört stänger du av den externa synkroniseringen för det rummet i Gfacility.

Hur du konfigurerar det i Microsoft förklaras i Rumshantering i Microsoft.

Kalendersynkronisering

Kalendersynkroniseringen fungerar åt båda hållen:

Från Gfacility till Outlook. Skapar du en bokning i Gfacility visas den också i organisatörens Outlook-kalender, med rummet inkluderat. Ändrar eller avbokar du den, så sker det i Outlook också.
Från Outlook till Gfacility. Flyttar, ändrar eller avbokar du mötet i Outlook uppdaterar Gfacility bokningen direkt.
Rummens kalendrar. Gfacility läser också mötesrummens kalendrar. Därför visar planeringstavlan och rumsskärmarna även möten som bara har bokats i Outlook.

Vad synkroniseras?

Data	Riktning
Titel	Åt båda hållen
Start- och sluttid, heldag	Åt båda hållen
Beskrivning	Åt båda hållen (Teams-texten tas bort)
Deltagare (kollegor och besökare)	Åt båda hållen
Rum	Åt båda hållen. I Outlook visas de som deltagare och under Plats
Teams-möte och mötets länk	Åt båda hållen
Avbokning	Åt båda hållen
Organisatör	Från Outlook till Gfacility
Catering och tjänster	Stannar i Gfacility. Ändras tiden eller rummet i Outlook flaggas de för granskning

Från rummens kalendrar läser Gfacility för varje möte: titel, start- och sluttid, organisatör, antal deltagare och om rummet har accepterat. Ett möte som är markerat som privat i Outlook visas som “Privat” i Gfacility.

Bra att veta:

Ett möte som bara bokats i Outlook blir inte en bokning i Gfacility. Rummet visas däremot som upptaget.
Varje natt kontrollerar Gfacility om några ändringar har missats och hämtar in dem.

Hur konfigurerar du det?

Det tar fyra steg:

Skapa en appregistrering i Microsoft.
Tilldela behörigheterna.
Välj hur Gfacility får komma åt kalendrar.
Fyll i uppgifterna i Gfacility.

Slå sedan på de delar du vill använda i Gfacility.

1. Skapa en appregistrering i Azure-portalen

Skapa en separat appregistrering för Gfacility, fristående från andra program. Då behåller du kontrollen och säkerheten i egna händer.

Steg	Vad du gör
1	Logga in i Azure-portalen → Appregistreringar.
2	Klicka på + Ny registrering och ange ett namn.
3	Välj lämplig kontotyp (t.ex. Endast konton i den här organisationskatalogen).
4	Omdirigerings-URI kan lämnas tom.
5	Klicka på Registrera. Anteckna Application (client) ID och Directory (tenant) ID.
6	Gå till Certifikat och hemligheter.
7	Klicka på + Ny klienthemlighet och lägg till en beskrivning och ett utgångsdatum.
8	Klicka på Lägg till.

2. Tilldela API-behörigheter

Gå i appregistreringen till API-behörigheter → + Lägg till en behörighet → Microsoft Graph. Lägg till per användningsområde:

Användarintegration

Så att Gfacility känner till dina medarbetare. För själva inloggningen, se Logga in med Microsoft eller SSO.

Application: User.Read.All
Delegated: User.Read

Places / Platser

Automatisk synkronisering av mötesrum från Outlook.

Application: Place.Read.All

Kalendrar (Outlook-händelser)

För bokningar, schemaläggning, analys och rumsskärmar. Här väljer du ett av två sätt i steg 3, så lägg inte till något här än.

Delade kalendrar

Åtkomst till delade brevlådor.

Delegated: Calendars.Read.Shared
Delegated: Calendars.ReadWrite.Shared

Klicka till sist på Bevilja administratörsmedgivande för [tenant]. Annars förblir behörigheterna väntande.

3. Välj hur Gfacility får komma åt kalendrar

Gfacility måste kunna läsa och skriva händelser i rummens och användarnas kalendrar. Välj ett av de här två sätten:

Alternativ A · Alla kalendrar

Det enklaste. Gfacility får åtkomst till alla kalendrar i er tenant.

Application: Calendars.ReadWrite

Lägg till den i Entra ID bredvid behörigheterna från steg 2 och bevilja administratörsmedgivande. Calendars.Read behövs inte: ReadWrite omfattar redan läsning.

Alternativ B · Begränsat via Exchange RBAC

Gfacility får bara åtkomst till de brevlådor du väljer, till exempel rummen och de medarbetare som bokar.

Lägg inte till någon kalenderbehörighet i Entra ID. Åtkomsten ordnar du i Exchange Online, se stegen nedan.

Alternativ B steg för steg (Exchange Online PowerShell)

1. Anslut och skapa tjänstens huvudnamn (service principal). Använd Application ID och Object ID för företagsprogrammet, inte för appregistreringen:

Connect-ExchangeOnline

New-ServicePrincipal `
  -AppId "<Application ID>" `
  -ObjectId "<Enterprise App Object ID>" `
  -DisplayName "Gfacility Application RBAC"

2. Skapa ett omfång (scope). Utifrån en domän eller en e-postaktiverad grupp (vanliga säkerhetsgrupper fungerar inte):

# Option 1: by domain (new users fall inside the scope automatically)
New-ManagementScope `
  -Name "Gfacility-DomainScope" `
  -RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -like '*@contoso.com'"

# Option 2: by mail-enabled group (full control)
$Group = Get-DistributionGroup "Gfacility Scope"
New-ManagementScope `
  -Name "Gfacility-GroupScope" `
  -RecipientRestrictionFilter "MemberOfGroup -eq '$($Group.DistinguishedName)'"

3. Tilldela rollen. Använd Application Calendars.ReadWrite, eftersom Gfacility skriver bokningar i kalendrarna. Med bara Application Calendars.Read når bokningarna aldrig Outlook.

New-ManagementRoleAssignment `
  -Name "Gfacility-Calendars-Scoped" `
  -Role "Application Calendars.ReadWrite" `
  -App "<Application ID>" `
  -CustomResourceScope "Gfacility-DomainScope"

Get-ManagementRoleAssignment -App "<Application ID>" | Format-List Name,Role,CustomResourceScope

4. Testa med ett rum och en användare:

Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Application ID>" -Resource "meetingroom1@contoso.com"
Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Application ID>" -Resource "employee@contoso.com"

Båda måste visa InScope True, med Calendars.ReadWrite.

Se även Microsofts guide om Application RBAC i Exchange Online.

4. Fyll i uppgifterna i Gfacility

Gfacility-administratören fyller i uppgifterna under Integrationer & inloggning → Office 365 → Tjänstekonto (appregistrering) och klickar på Testa anslutning. Eller så delar du dem med oss:

Application (client) ID
Directory (tenant) ID
Klienthemlighetens värde

Dela de här känsliga uppgifterna på ett säkert sätt (en länk från en lösenordshanterare), aldrig löst i ett mejl.

← Föregående: Rumshantering i Microsoft Nästa: Logga in med Microsoft→