Skapa en bokning via Gfacility

För att boka rum, beställa tjänster och catering eller registrera besökare kan du använda Gfacilitys webbapplikation. Du ordnar allt snabbt och enkelt på ett ställe. Så här fungerar det.

Vad kan du boka?

Rumsbokning: Reservera ett rum vid en specifik tid och ställ in önskad uppställning.
Tjänstebokning: Reservera icke-förbrukningsbara objekt såsom blädderblock eller servicecykel, som du lämnar tillbaka senare.
Produkt: Beställ förbrukningsbara objekt såsom catering eller blommor.
Deltagare: Bjud in personer till ditt möte och anmäl dem eventuellt i receptionen.

Observera! Alternativen i Gfacility kan skilja sig beroende på de inställningar som konfigurerats av de funktionella administratörerna inom din organisation.

Logga in i Gfacility

Logga in i Gfacility.

Gör en bokning via Gfacility

Starta din bokning

Klicka på Lägg till och sedan på Möte.

3. Bokningsskärm

Bokningsskärmen öppnas. Den består av två delar:

Vänster sida: Översikt över din bokning, där du kan visa och redigera alla detaljer.
Höger sida: Katalog för att lägga till rum, produkter och tjänster.

4. Bokningsöversikt (vänster sida)

För att göra bokningen, fyll i följande detaljer i bokningsöversikten:

5.1 Allmän information | Klicka för att fälla ut

(f) Bokningstyp: Detta avgör vilka objekt som är tillgängliga. Till exempel: för interna möten kan du inte lägga till catering, men för möten med externa deltagare kan du det. Tillgängliga alternativ kan uppdateras automatiskt baserat på tillagda deltagare.

(g) Titel: Ge din bokning ett tydligt namn.

(h) Datum och tid: Ställ in mötets start- och sluttider.

(i) Kalendersynkronisering: När aktiverad synkroniseras din bokning med din kalender. Ändringar i din kalender återspeglas automatiskt i Gfacility, inklusive flyttar eller avbokningar.

(j) Teams / meet-länk: Lägg till ett videomöte till kalenderinbjudan (valfritt, endast tillgängligt när synkronisering är aktiverad).

(k) Beskrivning: Ge en kort beskrivning av mötet. Denna ingår i inbjudan.

(l) Organisation: Välj vilken avdelning bokningen är för. Detta är ofta standardinställt till din avdelning.

(m) Kostnadsställen: Fyll i eventuella extra kostnadsställen om det krävs.

5.2 Lägg till deltagare | Klicka för att fälla ut

Du kan lägga till både interna och externa deltagare:

(n) Lägg till deltagare: Klicka på lägg till deltagare.

(n1) Lägg till kollegor via sökfältet.

(n2) Lägg till externa deltagare via +-knappen och fyll i de obligatoriska uppgifterna (förnamn, efternamn, företag och e-post).

(p) Detaljer för en deltagare: Visa extra information via i-ikonen.

(p1) Markera som värd eller organisatör: En intern deltagare kan markeras som organisatör eller värd via i-ikonen. Organisatören är även organisatör för Outlook-mötet, förutsatt att du har rättigheter att ställa in detta.

(q) Anmäl deltagare i receptionen: Externa deltagare anmäls automatiskt i receptionen, interna deltagare anmäls inte.

(r) Ändra närvarostatus: Du kan ändra närvarostatus till obligatorisk, frivillig eller bjud inte in.

(s) Ta bort deltagare: Det är möjligt att ta bort en deltagare, utom om de är organisatör eller värd. Du måste tilldela rollen till någon annan först innan du kan ta bort deltagaren.

(t) Extra deltagare: finns det extra deltagare som du inte vill lägga till som deltagare? Då kan du öka antalet så att det totala antalet deltagare stämmer.

5.3 Lägg till rum | Klicka för att fälla ut

I detta avsnitt lägger du till ett rum via sökfönstret. Du kan göra följande:

(u) Lägg till rum: Klicka på + lägg till rum för att öppna katalogen eller använd sökikonen för att snabbt söka efter namn och välja ett rum.

(v) Visa rumsinformation: Visa rummets detaljer genom att klicka på i-ikonen.

(v1) Markera rum som organisatör: check with Valon

(v2) Lägg till anmärkningar för rummet: Lägg till en kommentar eller anteckning via i-ikonen.

(w) Markera primärrum: Markera ett rum som primärrum. Primärrummet används som plats för leverans av tjänster och produkter. Endast ett rum kan väljas som primärrum.

(x) Ta bort rum: Det är möjligt att ta bort ett rum.

5.4 Lägg till produkter | Klicka för att fälla ut

I detta avsnitt lägger du till produkter via sökfönstret. Du kan göra följande:

(y) Lägg till produkt: Klicka på + lägg till produkt för att öppna katalogen eller använd sökikonen för att snabbt söka efter namn och välja en produkt.

(z) Justera produktantal: Justera antalet produkter. Observera att minimiantalet inte kan sänkas om en minimi-orderkvantitet har konfigurerats.

(aa) Visa produktinformation: Visa produktens detaljer via i-ikonen.

(aa1) Ändra leveranstid: Ändra produktens leveranstid via i-ikonen, om den skiljer sig från bokningens starttid. Leveranstiden måste ligga inom bokningens start- och sluttid.

(aa2) Lägg till kommentar för produkt: Lägg till en kommentar eller anteckning via i-ikonen.

5.5 Lägg till tjänster | Klicka för att fälla ut

I detta avsnitt lägger du till tjänster via sökfönstret. Du kan göra följande:

(bb) Lägg till tjänst: Klicka på + lägg till tjänst för att öppna katalogen eller använd sökikonen för att snabbt söka efter namn och välja en tjänst.

(cc) Visa tjänsteinformation: Visa tjänstens detaljer via i-ikonen.

(cc1) Lägg till kommentar för tjänst: Lägg till en kommentar eller anteckning via i-ikonen.

5. Katalog (höger sida)

I katalogen kan du välja mellan rum, produkter och tjänster. Använd filtren och sökfunktionen för att hitta objekt snabbt.

Filteralternativ | Klicka för att fälla ut

(a) Sök: Skriv objektets namn.

(b) Filter: Använd filter för snabbare urval.

(c) Ikon-hover: Håll musen över “i”-ikonen för mer information.

(d) Favoriter: Lägg till objekt bland dina favoriter så att de visas högst upp framöver.

(e) Lägg till: Klicka på Lägg till för att lägga till ett objekt till din bokning. För rum och tjänster kan du bara lägga till dem en gång. Du kan lägga till produkter flera gånger, till exempel om du vill beställa kaffe vid olika tillfällen.

Tips! Innan du lägger till objekt, kontrollera datum, tid och organisation i bokningsöversikten. Detta kan påverka de visade resultaten.

6 Lösa konflikter

Om konflikter uppstår, t.ex. på grund av otillgänglighet eller dubbelbokningar, får du en översikt över konflikterna. Dessa måste lösas först innan du kan spara bokningen.

7 Slutför bokning

När allt är korrekt ifyllt, klicka på Gör bokning för att slutföra bokningen.