Modulkonfiguration
Uppgifter
Uppgiftsmallar och uppgiftsregler — förinställda värden för återkommande uppgifter samt automatiska triggers som skapar uppgifter utan manuellt arbete.
Uppdaterad 23. Jan. 2026
Configuration · Modules · 4.5
Uppgiftskonfiguration har två relaterade lager: uppgiftsmallar (förinställda värden för återkommande uppgifter) och uppgiftsregler (automatiseringar som skapar uppgifter baserat på triggers). Sätt upp det en gång och timmar av manuell tilldelning per vecka försvinner.
Varför detta är viktigt för verksamheten
"Besökare = manuell uppgift för reception"
Uppgiftsregel på mötesåtgärd → incheckningsuppgift visas automatiskt.
"Underhåll bortglömt"
Tidsbaserad uppgiftsregel på en CI → halvårsbesiktning hamnar i schemat automatiskt.
"Godkänna din egen begäran"
Undantag "tilldelad = begärare" → chefen godkänner inte sin egen begäran.
"Samma delaktiviteter varje gång"
Uppgiftsmall förifylld → titel, prioritet, klassificering och arbetsgrupp redan kända.
Uppgiftsmall: förinställda värden
En mall innehåller standardvärden för en återkommande typ av uppgift. Fält kan sättas fast eller härledas från förälder (t.ex. härleda klassificering från ärendet).
| Fält | Vad det styr |
|---|---|
| Mall och kod | Identifiering. Kod för exporter och integrationer. |
| Typ | Vilka kort (möte · ärende/uppgift · asset) mallen är tillgänglig på. |
| Titel · Beskrivning | Visas på den skapade uppgiften. Beskrivning hamnar i kommunikationsfältet. |
| Uppgiftstyp | Bestämmer vilket arbetsflöde (statusar) som gäller för uppgiften. |
| Klassificering · Prioritet | För routing, filter och SLA-kriterier. |
| Tilldelad till · Arbetsgrupp | Vem som tar upp den. Valfritt — kan också fyllas av uppgiftsregeln. |
Uppgiftsregel: skapa automatiskt
Två typer av uppgiftsregler — beroende på källan:
Triggerbaserad
Reagerar på händelser: nytt ärende, nytt möte, statusändring, ny besökare. För reaktiva flöden.
Tidsbaserad
Schemalagd på datum/frekvens, kopplad till configuration items. För förebyggande underhåll.
Triggers och åtgärder
| Trigger | Triggertyp | Möjlig åtgärd |
|---|---|---|
| Ärendeåtgärd | Nytt ärende | Skapa uppgift · ändra status |
| Mötesåtgärd | Nytt möte · besökare · catering | Skapa uppgift · ändra status |
| Statusändring | Specifik status vald | Skapa uppgift · sätt uppföljningsstatus |
| Asset | Schema (tidsbaserat) | Skapa uppgift |
Fast kontra dynamisk tilldelning
För CI-baserade uppgiftsregler bestämmer du hur mål-CI:erna bestäms:
- Fast: du väljer explicit vilka configuration items regeln berör. För unika underhållsplaner.
- Dynamisk: du väljer en CI-kategori. Varje nuvarande och framtida CI i den kategorin får uppgiften automatiskt. För underhåll på hela tillgångstyper.
Undantag förhindrar självgodkännande
Ett undantag förhindrar att någon får en uppgift som härrör från deras egen åtgärd — t.ex. en chef som måste godkänna sin egen bokning. Bocka i “uteslut när tilldelad person = arrangör” → uppgiften skapas inte för den personen.
Vilka beslut kommer du att fatta?
Vilka processer ska automatiseras?
Börja med de topp 5 återkommande arbetsflödena — besöksregistrering, onboarding, kontrollbesiktningar.
Fast eller dynamisk?
Per enskild CI = fast, per tillgångskategori = dynamisk. Dynamisk skalar bättre.
Tilldela via mall och regel?
Fyll i båda → personer och arbetsgrupper slås ihop. Välj en källa för att undvika förvirring.
Vilka undantag?
Standard: begärare ≠ godkännare. Annars uppstår självgodkännandeloopar.