Configuration des modules
Tâches
Modèles de tâches et règles de tâches — valeurs prédéfinies pour les tâches récurrentes et déclencheurs automatiques qui créent des tâches sans travail manuel.
Mis à jour le 23 janv. 2026
Configuration · Modules · 4.5
La configuration des tâches comporte deux couches liées : modèles de tâches (valeurs prédéfinies pour les tâches récurrentes) et règles de tâches (automatisations qui créent des tâches à partir de déclencheurs). Configurez une fois et des heures d’attribution manuelle hebdomadaire disparaissent.
Pourquoi cela compte pour le business
« Visiteur = tâche manuelle pour l'accueil »
Règle de tâche sur action de réunion → la tâche d'accueil apparaît automatiquement.
« Maintenance oubliée »
Règle de tâche planifiée sur un CI → l'inspection semestrielle apparaît automatiquement au planning.
« Approuver sa propre demande »
Exclusion « assigné = demandeur » → le manager n'approuve pas sa propre demande.
« Mêmes sous-tâches à chaque fois »
Modèle de tâche prérempli → titre, priorité, classification et groupe de travail déjà connus.
Modèle de tâche : valeurs prédéfinies
Un modèle contient les valeurs par défaut pour un type de tâche récurrent. Les champs peuvent être fixes ou dérivés du parent (par ex. dériver la classification du ticket).
| Champ | Ce qu'il pilote |
|---|---|
| Modèle et code | Identification. Code pour exports et intégrations. |
| Type | Sur quelles fiches (réunion · ticket/tâche · asset) le modèle est disponible. |
| Titre · Description | Apparaît sur la tâche créée. La description va dans le champ de communication. |
| Type de tâche | Décide quel workflow (statuts) s'applique à la tâche. |
| Classification · Priorité | Pour routage, filtres et critères SLA. |
| Assigné à · Groupe de travail | Qui prend en charge. Optionnel — peut aussi être rempli par la règle de tâche. |
Règle de tâche : créer automatiquement
Deux types de règles de tâches — selon la source :
Basée sur déclencheur
Réagit à des événements : nouveau ticket, nouvelle réunion, changement de statut, nouveau visiteur. Pour les flux réactifs.
Basée sur le temps
Planifiée sur date/fréquence, liée aux configuration items. Pour la maintenance préventive.
Déclencheurs et actions
| Déclencheur | Type | Action possible |
|---|---|---|
| Action sur ticket | Nouveau ticket | Créer une tâche · changer le statut |
| Action sur réunion | Nouvelle réunion · visiteur · catering | Créer une tâche · changer le statut |
| Changement de statut | Statut spécifique sélectionné | Créer une tâche · définir le statut suivant |
| Asset | Planning (basé sur le temps) | Créer une tâche |
Affectation fixe vs dynamique
Pour les règles de tâches sur CI, vous décidez comment les CI cibles sont déterminés :
- Fixe : vous choisissez explicitement quels configuration items la règle touche. Pour des plans de maintenance uniques.
- Dynamique : vous choisissez une catégorie de CI. Chaque CI actuel et futur de cette catégorie reçoit automatiquement la tâche. Pour la maintenance sur des types d’assets entiers.
Les exclusions évitent l’auto-approbation
Une exclusion empêche quelqu’un de recevoir une tâche issue de sa propre action — par ex. un manager qui devrait approuver sa propre réservation. Cochez « exclure quand assigné = organisateur » → la tâche n’est pas créée pour cette personne.
Quelles décisions allez-vous prendre ?
Quels processus automatiser ?
Commencez par le top 5 des workflows récurrents — enregistrement de visiteur, onboarding, contrôles techniques.
Fixe ou dynamique ?
Par CI individuel = fixe, par catégorie d'asset = dynamique. Le dynamique passe mieux à l'échelle.
Affecter via modèle ET règle ?
Remplir les deux → les personnes et groupes de travail sont fusionnés. Choisissez une source pour éviter la confusion.
Quelles exclusions ?
Par défaut : demandeur ≠ approbateur. Sinon des boucles d'auto-approbation apparaissent.