Configuración de módulos
Tareas
Plantillas de tareas y reglas de tareas — valores predefinidos para tareas recurrentes más disparadores automáticos que crean tareas sin intervención manual.
Actualizado el 23 ene 2026
Configuration · Modules · 4.5
La configuración de tareas tiene dos capas relacionadas: las plantillas de tareas (valores predefinidos para tareas recurrentes) y las reglas de tareas (automatismos que crean tareas a partir de disparadores). Configúralo una vez y horas de asignación manual a la semana desaparecen.
Por qué esto importa al negocio
«Visitante = tarea manual para recepción»
Regla de tarea sobre la acción de una reunión → la tarea de check-in aparece automáticamente.
«Mantenimiento olvidado»
Regla de tarea basada en tiempo sobre un CI → la inspección semestral entra sola en la agenda.
«Aprobar tu propia solicitud»
Exclusión «asignado = solicitante» → el manager no aprueba su propia solicitud.
«Las mismas subtareas cada vez»
Plantilla de tarea precargada → título, prioridad, clasificación y grupo de trabajo ya conocidos.
Plantilla de tarea: valores predefinidos
Una plantilla contiene los valores por defecto para un tipo recurrente de tarea. Los campos pueden fijarse de forma fija o derivados del padre (por ejemplo, derivar la clasificación del ticket).
| Campo | Qué controla |
|---|---|
| Plantilla y código | Identificación. Código para exportaciones e integraciones. |
| Tipo | En qué tarjetas (reunión · ticket/tarea · activo) está disponible la plantilla. |
| Título · Descripción | Aparecen en la tarea creada. La descripción va al campo de comunicación. |
| Tipo de tarea | Decide qué flujo de trabajo (estados) aplica a la tarea. |
| Clasificación · Prioridad | Para enrutado, filtros y criterios de SLA. |
| Asignado a · Grupo de trabajo | Quién la recoge. Opcional — también lo puede rellenar la regla de tarea. |
Regla de tarea: crear automáticamente
Dos tipos de reglas de tarea — según la fuente:
Basada en disparador
Reacciona a eventos: nuevo ticket, nueva reunión, cambio de estado, nuevo visitante. Para flujos reactivos.
Basada en tiempo
Programada por fecha/frecuencia, ligada a elementos de configuración. Para mantenimiento preventivo.
Disparadores y acciones
| Disparador | Tipo de disparador | Acción posible |
|---|---|---|
| Acción de ticket | Nuevo ticket | Crear tarea · cambiar estado |
| Acción de reunión | Nueva reunión · visitante · catering | Crear tarea · cambiar estado |
| Cambio de estado | Estado concreto seleccionado | Crear tarea · fijar estado siguiente |
| Activo | Programación (basada en tiempo) | Crear tarea |
Asignación fija frente a dinámica
Para las reglas de tarea basadas en CI decides cómo se determinan los CI objetivo:
- Fija: eliges explícitamente qué elementos de configuración toca la regla. Para planes de mantenimiento únicos.
- Dinámica: eliges una categoría de CI. Cada CI actual y futuro en esa categoría recibe la tarea automáticamente. Para el mantenimiento de tipos enteros de activos.
Las exclusiones evitan la autoaprobación
Una exclusión impide que alguien reciba una tarea derivada de su propia acción — p. ej., que un manager tenga que aprobar su propia reserva. Marca «excluir cuando la persona asignada = organizador» → la tarea no se crea para esa persona.
¿Qué decisiones vas a tomar?
¿Qué procesos automatizar?
Empieza por los 5 flujos recurrentes principales — registro de visitantes, onboarding, inspecciones ITV.
¿Fija o dinámica?
Por CI individual = fija, por categoría de activos = dinámica. La dinámica escala mejor.
¿Asignar vía plantilla y regla?
Rellenar ambas → personas y grupos de trabajo se fusionan. Elige una sola fuente para evitar confusión.
¿Qué exclusiones?
Por defecto: solicitante ≠ aprobador. Si no, aparecen bucles de autoaprobación.