Cuestionario
Tareas y mantenimiento
Qué tareas recurrentes automatizas, cuáles siguen manuales y a quién se asignan. Inspecciones, mantenimiento, rondas de limpieza y checklists sin que nadie tenga que recordarlas cada mes.
Actualizado el 18 may 2026
Cuestionario · 4.7
Por qué esto ahora
El mantenimiento y los checklists son la partida silenciosa de coste en Workplace y Facility. Nadie nota que ocurren, hasta que se olvidan. Los informes de inspección, la ronda a las máquinas de café, el documento trimestral de cumplimiento: todos candidatos a tareas con plantilla que se recrean cada mes.
¿Qué entregas?
Catálogo de tareas
Lista de tareas recurrentes con frecuencia, responsable y checklist.
Plantillas de checklist
Para el top 10 de tareas más frecuentes: pasos concretos, subida de foto, geo-etiqueta.
Reglas de asignación
¿Por ubicación, activo, usuario o grupo de trabajo? ¿Con rotación o responsable fijo?
Tareas de cumplimiento
Controles obligatorios por ley (seguridad contra incendios, primeros auxilios, auditoría RGPD) con evidencia y retención.
Preguntas clave
- 1¿Qué tareas ejecutas de forma periódica (diaria, semanal, mensual, anual)? Pasa una semana con el equipo para sacar a la luz las "tareas ocultas".
- 2¿Qué disparador arranca la tarea: calendario (estilo cron), estado de activo, medición, acción de usuario?
- 3Asignación, ¿persona fija, grupo de trabajo, rotación o "quien la pille"? ¿Qué reglas durante ausencias?
- 4Checklist, ¿cada tarea utiliza una lista estandarizada? ¿Qué campos obligatorios (foto, firma, medición) se requieren?
- 5Evidencia, ¿foto, etiqueta GPS o escaneo de QR como prueba de ejecución? ¿Presencial o en remoto?
- 6Escalado ante no ejecución: ¿recordatorio automático, ticket al responsable directo, aviso al jefe de Facility?
- 7Tareas de cumplimiento, ¿cuáles son obligatorias por ley? ¿Quién firma el acta? ¿Cuánto se conservan?
- 8Uso en móvil, ¿qué tareas se ejecutan en campo? ¿Se necesita modo sin conexión?
- 9Terceros, ¿qué tareas ejecuta tu proveedor? ¿Acceden a Gfacility o trabajan vía un export PDF?
- 10Informes, ¿qué panel muestra tareas abiertas, retrasos y estado de cumplimiento? ¿Para quién?
Plantilla — Catálogo de tareas
| Tarea | Frecuencia | Disparador | Responsable | Evidencia | ¿Cumplimiento? | Retención |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Revisión de extintores | Anual | Calendario + activo | Proveedor externo | Foto de etiqueta + cert. | Sí (ley) | 10 años |
| Limpieza de máquinas de café | Diaria | Horario 8:30 | Equipo de limpieza | Checklist | No | 30 días |
| Revisión botiquín | Trimestral | Calendario | Equipo primeros auxilios | Checklist + foto | Sí (PRL) | 5 años |
| Ronda salas de reuniones | 2× al día | Horario 12:00, 17:30 | Recepción FM | Escaneo QR por sala | No | 30 días |
| … | … | … | … | … | … | … |