Configurar el envío de correo

Integraciones · Correo y mensajes · 3.3

De forma predeterminada, Gfacility envía todos los correos de tu espacio de trabajo desde la dirección de Gfacility. Con el envío de correo, esos correos salen en su lugar desde tu propio buzón, por ejemplo servicios@tuempresa.es. Los destinatarios ven tu propio remitente y las respuestas te llegan a ti.

Esto es independiente de la integración con Office 365: aquella se ocupa de los usuarios, las salas y los calendarios; este ajuste solo se ocupa del envío de correo.

¿Qué abarca?

A través de tu propio buzón

Todos los correos del espacio de trabajo: tickets y notificaciones, confirmaciones de reserva, invitaciones a visitantes y correos de automatizaciones y formularios.

Sigue en manos de Gfacility

Los avisos a los administradores de que falla una integración o el propio envío de correo. Esos tienen que llegar aunque tu buzón no funcione.

Elige cómo envía Gfacility

Microsoft 365 (recomendado)

Gfacility envía a través de Microsoft Graph con un registro de aplicación. No necesitas la contraseña del buzón y decides exactamente desde qué buzón puede enviar la aplicación.

SMTP

Para cualquier otro servidor de correo o servicio de envío, como Google Workspace, SendGrid o el servidor de correo de tu proveedor de hosting.

Opción 1: Microsoft 365

A. En Microsoft Entra ID y Exchange (administrador de TI)

Paso	Qué hacer
1	Elige el buzón desde el que envía Gfacility, por ejemplo un buzón compartido `servicios@tuempresa.es`. Tiene que ser un buzón que ya exista en tu tenant.
2	Crea un registro de aplicación, por ejemplo Gfacility Mail, o utiliza el registro de aplicación de la integración con Office 365. Anota el Id. de aplicación (cliente) y el Id. de directorio (inquilino).
3	Ve a Certificados y secretos → Nuevo secreto de cliente y copia el Valor en ese mismo momento. Anota la fecha de caducidad.
4	Da a la aplicación el permiso para enviar. Elige una de las dos vías siguientes.

Vía A · Exchange RBAC (recomendada)

La aplicación solo puede enviar desde el buzón que elijas. No añadas Mail.Send en Entra ID; asigna en su lugar el rol Application Mail.Send en Exchange Online, limitado a ese buzón.

Vía B · Mail.Send en Entra ID

Añade Mail.Send (Application) en Permisos de API y concede el consentimiento de administrador. Es más sencillo, pero entonces la aplicación puede enviar como cualquier buzón del tenant.

La vía A en PowerShell, con los mismos pasos que para los calendarios en la integración con Office 365:

Connect-ExchangeOnline

New-ServicePrincipal `
  -AppId "<Application ID>" `
  -ObjectId "<Enterprise App Object ID>" `
  -DisplayName "Gfacility Mail"

New-ManagementScope `
  -Name "Gfacility-MailSender" `
  -RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -eq 'servicios@tuempresa.es'"

New-ManagementRoleAssignment `
  -Name "Gfacility-MailSend-Scoped" `
  -Role "Application Mail.Send" `
  -App "<Application ID>" `
  -CustomResourceScope "Gfacility-MailSender"

Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Application ID>" -Resource "servicios@tuempresa.es"

La prueba debe mostrar InScope True, con Mail.Send. Un cambio de RBAC puede tardar entre 30 minutos y unas horas en aplicarse.

B. En Gfacility (administrador de Gfacility)

Ve a Integraciones e inicio de sesión. Envío de correo aparece como No configurado. Haz clic en Configurar, elige Microsoft 365 (Microsoft Graph) como proveedor y rellena:

Campo en Gfacility	Qué introducir
Dirección del remitente	El buzón del paso 1, p. ej. `servicios@tuempresa.es`
Tenant ID	El Id. de directorio (inquilino) del paso 2
Client ID	El Id. de aplicación (cliente) del paso 2
Client secret	El Valor del paso 3

Con Microsoft 365, el nombre de remitente que ven los destinatarios es el nombre para mostrar del buzón. Si quieres otro nombre, cámbialo en Exchange. Los correos de Gfacility no se guardan en Elementos enviados del buzón.

Opción 2: SMTP

Pide los datos a quien gestione tu servidor de correo o servicio de envío. En Gfacility, ve a Integraciones e inicio de sesión → Envío de correo → Configurar, elige SMTP y rellena:

Campo en Gfacility	Qué introducir
Dirección del remitente	La dirección desde la que envía Gfacility
Nombre del remitente	Opcional, p. ej. Service desk de Servicios Generales
Servidor SMTP	P. ej. `smtp.tuproveedor.es`
Puerto	Normalmente `587` con TLS, o `465` con SSL
Cifrado	`TLS` o `SSL`, según indique tu proveedor
Usuario y contraseña	Las credenciales del servidor de correo, si las exige

Pruebas

Haz clic en Probar conexión en la fila de envío de correo. Gfacility envía entonces un correo de prueba a tu propia dirección de correo y muestra si se ha enviado. Si falla, verás el error del servidor de correo o de Microsoft.

Conviene saber

Gfacility no recurre a su propia dirección como alternativa. Si tu buzón o tu servidor de correo rechaza un correo, por ejemplo porque el secreto de cliente ha caducado o la contraseña es incorrecta, ese correo no se envía. Gfacility avisa de ello a los administradores. Ante una interrupción temporal, Gfacility vuelve a intentarlo.
Renueva a tiempo el secreto de cliente o la contraseña y actualízalo en Gfacility antes de que caduque.
¿Quieres volver a la opción predeterminada de Gfacility? Pon el envío de correo en inactivo. Gfacility vuelve entonces a enviar desde su propia dirección.
Una configuración incompleta, por ejemplo sin puerto o sin secreto de cliente, no se puede guardar como activa.
Cuando Gfacility envía desde tu propio buzón, ya no hace falta añadir la dirección de Gfacility a la lista blanca para estos correos.

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