Procesos As-Is | Gfacility

Discovery · 3.2

Por qué esto primero

El software fuerza a tu proceso a tomar una forma. Si no conoces la forma actual, diseñas a ciegas. Dos errores frecuentes sin As-Is:

Se recoge la versión de la dirección («así debería ser») en lugar de la versión del personal de planta («así lo hacemos de verdad»). La configuración se aleja de la realidad → la adopción se desploma.
Pasos olvidados que afloran solo durante el UAT. P. ej. «siempre pedimos aprobación al manager por correo antes de reservar» — invisible en tiempo de diseño.

Lista de 3–7 procesos clave

No documentes todo. Elige los procesos que más tiempo cuestan o más quejas generan.

Mapa por proceso

Swim-lane (un rol por columna), del trigger al cierre, con traspasos y esperas.

Datos del proceso

Volumen mensual, lead time medio, número de variantes, coste por ciclo.

Propietario por proceso

Un rol o persona con nombre que da respuestas, decide y valida nombres.

1Selecciona procesos candidatos — pregunta a los interlocutores: «¿qué te cuesta más tiempo o energía en el día a día?». Confecciona una lista de 5–15 nombres.
2Reduce a 3–7 — elige por volumen × dolor. Documentar demasiados procesos → parálisis por análisis.
3Workshop por proceso — 60–90 minutos, con las personas que hacen el trabajo (no solo managers). Pizarra o herramienta online con post-its.
4Usa 7 preguntas para estructurar — ver la plantilla abajo. Fuerza la concreción.
5Dibuja el swim-lane — los roles como carriles horizontales, los pasos como cajas, las flechas como traspasos.
6Valida con un segundo grupo — que otro equipo que use el mismo flujo revise el mapa. Las diferencias = señal valiosa.
7Cosecha puntos de dolor como subproducto — anota lo que frustra a la gente mientras dibujas; alimenta con ello 3.3 Puntos de dolor y oportunidades.

Úsalas en el workshop. No como entrevista, sino como ancla para volver cuando la discusión se vaya.

1. Trigger

¿Qué pone en marcha el proceso? ¿Un correo, una llamada, un clic, un evento de calendario?

2. Primer actor

¿Quién lo recoge? ¿Aterriza en una persona, un buzón, un equipo?

3. Pasos y traspasos

¿Qué pasos siguen? ¿Dónde aterriza tras cada paso? ¿Cómo sabe la siguiente persona que le toca?

4. Puntos de decisión

¿Dónde se hace una elección? ¿Quién la hace? ¿Con qué información?

5. Esperas

¿Dónde se va el tiempo? ¿Entre qué pasos se espera? ¿Cuánto de media?

6. Excepciones

¿Qué variantes existen? ¿Qué pasa con casos urgentes, partes externas, fines de semana?

7. Cierre

¿Cuándo está “hecho”? ¿Quién lo decide? ¿Se informa a alguien? ¿Se archiva algo o se envía para reporting?

Rellena por proceso después del workshop. Los números no tienen que ser exactos — el orden de magnitud basta.

Proceso	Volumen / mes	Lead time	Variantes	Propietario	Traspaso clave
P. ej. Aviso de avería	~120	2,5 días	Estándar / urgente / preventiva	Responsable de Facility	Recepción → equipo de campo
…	…	…	…	…	…

→ Camina por la planta

Una hora sentado junto a alguien rinde más que 5 horas de entrevistas. Ves las acciones silenciosas que nadie menciona.

→ Pregunta por la excepción

«¿Cómo va normalmente?» te da el ideal. «¿Cómo fue la última vez que salió mal?» te da la realidad.

→ Lo visual gana a lo textual

Un swim-lane en una pizarra revela los puntos débiles por sí solo. Los documentos de Word los esconden.

→ Encuentra la Excel-shadow-IT

Casi todo departamento tiene un Excel o una lista de SharePoint que cubre lo que el sistema oficial no hace. Eso te dice qué le falta al sistema.