Processi As-Is | Gfacility

Discovery · 3.2

Perché prima di tutto

Il software costringe il suo processo in una forma. Se non conosce la forma attuale, sta progettando alla cieca. Due errori comuni senza As-Is:

La versione manageriale viene registrata (“così dovrebbe funzionare”) invece di quella operativa (“così lo facciamo davvero”). La configurazione si allontana dalla realtà → l’adozione crolla.
I passaggi dimenticati emergono solo durante l’UAT. Es. “chiediamo sempre l’approvazione al manager via email prima di prenotare” — invisibile in fase di design.

Elenco di 3-7 processi chiave

Non documenti tutto. Scelga i processi che costano più tempo o generano più lamentele.

Mappa del processo per ogni processo

Swim-lane (ruolo per colonna), trigger → chiusura, con handover e tempi di attesa.

Dati di processo

Volume mensile, lead time medio, numero di varianti, costo per ciclo.

Owner per processo

Un ruolo o una persona nominata che fornisce risposte, decide e valida i nomi.

1Selezioni i processi candidati — chieda agli stakeholder: "cosa le costa più tempo o energia quotidianamente?" Costruisca un elenco di 5-15 nomi.
2Prioritizzi a 3-7 — scelga in base a volume × dolore. Documentare troppi processi → paralisi da analisi.
3Workshop per processo — 60-90 minuti, con le persone che fanno il lavoro (non solo manager). Lavagna o uno strumento online con post-it.
4Utilizzi 7 domande per strutturare — vedi il template sotto. Forzi la concretezza.
5Disegni la swim-lane — ruoli come corsie orizzontali, passaggi come box, frecce per gli handover.
6Validi con un secondo gruppo — faccia rivedere la mappa da un altro team che usa lo stesso flusso. Le differenze = segnale prezioso.
7Raccolga i pain point come sottoprodotto — annoti cosa frustra le persone durante il disegno, li passi in 3.3 Pain point e opportunità.

Le usi nel workshop. Non come intervista, ma come ancoraggio a cui tornare quando la discussione va alla deriva.

1. Trigger

Cosa mette in moto il processo? Un'email, una telefonata, un clic su un pulsante, un elemento di calendario?

2. Primo attore

Chi se ne occupa? Arriva a una persona specifica, una casella di posta, un team?

3. Passaggi e handover

Quali passaggi seguono? Dove arriva dopo ogni passaggio? Come fa la persona successiva a sapere che è il suo turno?

4. Decision point

Dove viene fatta una scelta? Da chi? Sulla base di quali informazioni?

5. Tempi di attesa

Dove va il tempo? Tra quali passaggi aspettiamo? Quanto in media?

6. Eccezioni

Quali varianti esistono? Cosa accade per casi urgenti, con parti esterne, nei weekend?

7. Chiusura

Quando è “completato”? Chi decide? Qualcuno viene informato? Qualcosa viene archiviato o inoltrato per reporting?

Compili per processo dopo il workshop. I numeri non devono essere esatti — l’ordine di grandezza basta.

Processo	Volume / mese	Lead time	Varianti	Owner	Handover chiave
Es. Segnalazione guasto	~120	2,5 giorni	Standard / urgente / preventiva	Head of Facility	Reception → team di campo
…	…	…	…	…	…

→ Vada sul campo

Un'ora seduto accanto a qualcuno rende più di 5 ore di interviste. Vede le azioni silenziose che nessuno menziona.

→ Chieda dell'eccezione

"Come va di solito?" le dà l'ideale. "Com'è andata l'ultima volta che è andata male?" le dà la realtà.

→ Visivo batte testuale

Una swim-lane su una lavagna fa emergere i punti deboli da sola. I documenti Word li nascondono.

→ Trovi l'Excel shadow IT

Quasi ogni dipartimento ha un file Excel o una lista SharePoint che supplisce al sistema ufficiale. Questo le dice cosa il sistema non può fare.