2026 - Q2 | Gfacility

Queste note di rilascio descrivono la nuova release ampliata ora disponibile sull’ambiente UAT. Introduciamo opzioni di visualizzazione avanzate per i moduli operativi, una nuova potente funzionalità di import e regole GDPR estese. Anche l’esperienza utente per prenotazioni, comunicazione e ticketing è stata ulteriormente perfezionata.

Viste e dati operativi

Nuove viste per i moduli operativi

Nei moduli Ticketing, Attività, Prenotazioni, Visitatori, CI, Asset, Prodotti e Base di conoscenza può ora scegliere, oltre all’elenco standard, tra nuove potenti viste per rendere il suo lavoro più rapido e informativo.

Vista ad albero Vista gerarchica con elementi figlio configurabili (nota: disponibile solo per ticket e prenotazioni).
Kanban Panoramica visiva del workflow in colonne (nota: non disponibile per le prenotazioni).
Scheduler Timeline per una gestione e pianificazione efficaci della capacità.
Pivot Tabelle pivot per un’analisi rapida dei dati.

⚠️ Limite della vista

Le viste ad albero, Kanban e Pivot hanno un massimo di 500 record visualizzabili. Se il suo filtro o vista contiene più di 500 record, quelle specifiche opzioni di visualizzazione sono temporaneamente non disponibili finché l’elenco non viene ristretto con i filtri.

Importazione dati in blocco

Ora può importare facilmente dati in blocco, accelerando notevolmente la configurazione e l’aggiornamento del suo ambiente.

Moduli supportati: Disponibile per CI, Asset e articoli della base di conoscenza.
Limite: Può importare o aggiornare fino a 5.000 oggetti alla volta.
Permessi richiesti: Questa funzionalità è disponibile esclusivamente per gli utenti che hanno già il permesso di ‘modifica in blocco’.

Ticketing, attività e prenotazioni

Miglioramenti ai ticket

Ticket figlio e chiusura automatica: Ora è possibile collegare ticket figlio a un ticket major. Quando il ticket major viene chiuso, i ticket figlio collegati possono essere archiviati automaticamente. Lo stato del ticket figlio è sincronizzato con la classe di stato del major (ad es. classe ‘Completato’).
Sincronizzazione delle conversazioni: I messaggi e le conversazioni aggiunti a un ticket major possono ora, facoltativamente, essere condivisi automaticamente con tutti i record figlio collegati.
Funzionalità tag: Ora può aggiungere facilmente tag ai ticket per categorizzarli meglio e ritrovarli più rapidamente.
Indicatore di presenza in tempo reale: Vede immediatamente chi ha aperto un determinato ticket in questo momento, evitando di lavorare due volte sullo stesso ticket.
Cambio di stato tramite modifica in blocco: Ora può modificare lo stato di più ticket in blocco. Nota: un nuovo stato viene mostrato come opzione solo quando è un passaggio successivo consentito per tutti i ticket selezionati.

Abbiamo ulteriormente esteso e strutturato l’automazione:

Regole sulle attività spostate: Le regole sulle attività sono state spostate da Attività a Regole sotto Automazioni, in modo che tutta la logica di automazione venga gestita centralmente.
Nuovi trigger basati sul tempo: Aggiunti per Ticket e Attività: un trigger basato sulla data/ora di modifica. Permette di eseguire automaticamente azioni quando non avvengono modifiche per un tempo X (ad es. modificare automaticamente lo stato in caso di inattività).
Nuove classi di workflow (stati): Nuove classi aggiunte per strutturare meglio processi e reporting: In attesa del cliente, In attesa del fornitore, Risposto e Archiviato. Queste classi sono disponibili per l’utilizzo in automazione e reporting.
- Importante: Per i clienti esistenti non vengono creati automaticamente nuovi stati e i workflow esistenti rimangono invariati. Se queste classi sono desiderate nei workflow esistenti, possono essere aggiunte su richiesta. I nuovi workflow le includono per impostazione predefinita.
- Comportamento Archiviato: Quando un ticket viene impostato su Archiviato, diventa completamente in sola lettura. Non sono più possibili modifiche. Restano possibili solo i cambi di stato secondo le regole di workflow configurate.
Trigger basati su conversazione: Nuovo trigger: conversazione aggiunta. Inclusivo di “da chi” (ad es. creato da, richiedente, assegnato a), permettendo di automatizzare azioni in base esattamente a chi risponde.

Questi miglioramenti consentono di automatizzare i workflow in modo più intelligente e di ottenere una migliore visibilità su stati e tempi di lavorazione.

Ora ha maggiore controllo sulle sue ore e sui dati sensibili dal punto di vista della privacy all’interno di ticket e attività.

Time tracking: Ora può registrare le ore lavorate. Sia manualmente a posteriori sia automaticamente tramite il contatore di avvio che gira mentre lavora. Nota: sono stati creati nuovi permessi per questo, disattivati per impostazione predefinita e devono essere attivati dagli amministratori.
Regole GDPR ampliate: Può pianificare la cancellazione o l’anonimizzazione automatica dei dati all’interno di ticket e attività in un momento prestabilito.

Miglioramenti alle prenotazioni

Form di prenotazione ridisegnato: L’UX dei form è stata sostanzialmente migliorata e il loro utilizzo è più semplice.
Informazioni sulla sala a colpo d’occhio: La vista a elenco ora mostra immediatamente la descrizione della sala e le caratteristiche disponibili (facility), così può scegliere quella giusta più rapidamente.
Requisito di location per i prodotti: Quando desidera aggiungere un prodotto direttamente alla prenotazione, il sistema ora le chiederà prima di scegliere una location.
Visibilità delle disponibilità e suggerimenti intelligenti: Durante la creazione di una prenotazione, ora può consultare direttamente la vista calendario. Può anche utilizzare suggerimenti intelligenti per trovare rapidamente uno slot orario ideale.

💡 Come funziona questo suggerimento?

Il sistema calcola il momento ideale in base ad alcune regole intelligenti:
- Ruoli e stato: Gli organizzatori hanno il peso maggiore, seguiti dai partecipanti obbligatori e facoltativi. Un calendario ‘libero’ viene valutato positivamente, mentre ‘Fuori sede’ esclude immediatamente uno slot suggerito.
- Orari lavorativi: Gli slot che si sovrappongono al pranzo o si trovano al di fuori dell’orario standard d’ufficio vengono ignorati automaticamente.
- Risultato: Vede sempre gli slot con il punteggio più alto (e quindi la migliore disponibilità). In caso di parità, viene consigliato l’orario più anticipato.

Location e visitatori

Kiosk e segnaletica delle sale

Sia l’interazione con i visitatori sia la registrazione delle location sono state ottimizzate con nuove funzionalità per le nostre soluzioni hardware e kiosk.

Campi di registrazione configurabili (kiosk): Ora ha pieno controllo sul processo di registrazione. Può configurare quali campi di input sono attivi per i visitatori e quali sono obbligatori.
Sign out dei visitatori (kiosk): È disponibile una nuova opzione: i visitatori possono ora effettuare anche il sign out autonomamente tramite il Kiosk quando se ne vanno.
Accettazione dei termini (kiosk): Durante la registrazione può ora richiedere ai visitatori di accettare termini, come istruzioni di sicurezza o regole sulla privacy.
Registrazione della location (segnaletica delle sale): Ora tracciamo con precisione quale specifica segnaletica della sala è stata usata per il check-in o check-out, per una visibilità accurata sulla location esatta.

⚠️ Impatto importante: necessaria riattivazione dell’hardware Poiché passiamo a una nuova infrastruttura, il protocollo di comunicazione tra dispositivi e Gfacility sta cambiando. Ciò significa che tutti i Kiosk e le segnaletiche delle sale devono essere riattivati dopo la migrazione per continuare a comunicare con il software. Pianifichi questa riattivazione per evitare downtime degli schermi.

Autenticazione e sicurezza

Abbiamo aggiunto la possibilità di accedere con username e password, ulteriormente protetti tramite MFA (Multi-Factor Authentication). Gli utenti possono ora reimpostare la propria password direttamente via email.

⚠️ Nota per i clienti esistenti Per non interrompere i flussi di lavoro attuali, questa nuova opzione di login è disattivata per impostazione predefinita per i clienti esistenti. Pertanto non può ancora accedere nel nuovo modo; per lei il processo funziona ancora come prima, tramite Accedi con Microsoft o il suo SSO.

Configurazione e template

ℹ️ Modifica importante: aggiunta di CI all’interno dei template Questa modifica ha impatto diretto sul modo in cui imposta i template. Il vecchio metodo, dove l’aggiunta di un CI in un template permetteva di scegliere tra ‘valori consentiti’ o ‘predefinito’, è stato rimosso.

Nuovo approccio obbligatorio: Ora deve sempre selezionare un filtro pubblico. Quando si aggiunge un CI, possono essere scelti solo i valori consentiti da questo filtro. Le colonne definite in questo filtro pubblico vengono ora ereditate automaticamente sia per la visualizzazione sia per l’aggiunta dei dati.

Prestazioni e infrastruttura

Abbiamo deciso di unire la migrazione tecnica pianificata da App Engine a Cloud Run con questa release. Di conseguenza beneficia direttamente di un ambiente rinnovato e più potente. Grazie a questo passaggio la piattaforma è significativamente più performante e stabile. Abbiamo inoltre applicato ottimizzazioni mirate che migliorano fortemente la velocità complessiva dell’applicazione.

Sensibilmente più veloce: Noterà immediatamente che il caricamento e l’apertura delle panoramiche, della homepage e dei singoli record è considerevolmente più fluido. Tutto è più reattivo, per un’esperienza di lavoro più efficiente e piacevole.

Miglioramenti generali e comunicazione

Una serie di miglioramenti qualitativi a tutto tondo per mantenere comunicazione e navigazione del sistema più fluide.

Invio di email manuali: Oltre alle email automatiche ora può anche inviare un’email manualmente in qualsiasi momento, con pieno controllo sul contenuto. Nota: è stato creato un nuovo permesso per questo, disattivato per impostazione predefinita e da attivare dagli amministratori.
Visualizzazione del workflow: Ora può visualizzare i workflow. Selezionando uno stato vede immediatamente i possibili passaggi successivi e chi ha i permessi per eseguirli.
Clonazione delle impostazioni: Può clonare facilmente gruppi, SLA e filtri per creare rapidamente nuove configurazioni.
Nuova formattazione rich-text e comunicazione: È disponibile un nuovo editor rich-text con opzioni di formattazione ampliate. Può anche reimpostare il layout (molto utile per testi incollati). Il campo di comunicazione sulle attività è stato notevolmente ingrandito e i messaggi supportano ora le emoji.
Like ai messaggi e reazioni con emoji: Ora può mettere “mi piace” ai messaggi e reagire con emoji. Per questo è stato aggiunto un nuovo trigger nelle regole di notifica (Altro -> Emoji aggiunta). Per questa notifica è disponibile un template; ci faccia sapere se è interessato e lo aggiungeremo al suo ambiente.
@-mention e ricerca più intelligenti: Quando tagga persone riceve suggerimenti diretti dei ruoli attivi all’interno dell’oggetto. La funzione di ricerca generale ora supporta correttamente gli spazi e consente di cercare in modo fluido per nome, cognome ed email.
Notifiche e valutazioni: Riceve immediatamente una copia email dei propri messaggi. Può anche navigare direttamente a form e valutazioni tramite email grazie al nuovo link ?rating=true.
Visualizzazione del profilo nelle ricerche utente: Su tutte le ricerche utente e i profili mostriamo ora le iniziali per impostazione predefinita, o la foto profilo se compilata. Anche la rimozione della foto profilo è ora semplice.
Nuovo indicatore al salvataggio delle viste: Quando modifica una panoramica, la barra blu in alto non appare più. Vede invece un sottile puntino blu direttamente nella panoramica. Cliccando sul puntino, o sul pulsante info della vista, ha immediatamente la possibilità di salvare la vista modificata.
Visualizzazione ottimizzata delle valutazioni: Per risparmiare spazio sullo schermo e mantenere le panoramiche più pulite, la visualizzazione delle valutazioni sugli oggetti è stata accorciata. Invece di 5 pulsanti separati (stelle) ora viene mostrata solo 1 stella.

🔌 Modifiche API - moduli operativi

Tutti gli endpoint operativi GET (Configuration Item, Asset, Base di conoscenza, Prodotti, Servizi) sono stati rivisti. Principali modifiche:

Per tutti i moduli:

Nuovo parametro view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Determina quale set di colonne e chiave stateData viene restituita. Default = columns. Invii esplicitamente view_type=flat per un comportamento identico a oggi.
Tipo di campo personalizzato configuration_item_lookup non restituisce più l’oggetto annidato configurationItem:{id,title} - i client devono recuperarlo autonomamente.
Messaggi di errore (i18n): I messaggi di errore sono ora tradotti. I client che analizzano stringhe di errore esatte in inglese devono passare ai codici di errore.
Nuovo supporto per allegati: I file .numbers (Apple Numbers) sono ora consentiti come allegato.

Per modulo:

Configuration Item: l’endpoint relations /relation diventa /relations. Il nuovo alias è GET /configuration-item/list. Il metodo index è stato ottimizzato per le prestazioni. Le relazioni creano ora automaticamente anche relazioni inverse (con rilevamento dei cicli).
Asset: il campo customColumns è stato rimosso dalla risposta dell’elenco.
Ticket ed Eventi: view_type determina ora in aggiunta l’annidamento dei record figlio e delle attività (kanban/timeline/tree). Quando view_type è mancante, il server torna temporaneamente a tree con le attività annidate - invii esplicitamente view_type=flat per mantenere la vecchia risposta flat.
Limite Ticket ed Eventi: per kanban / timeline / tree il limite take è limitato a 500.