Dati anagrafici
Utenti
Tutti coloro che hanno accesso a Gfacility, personale interno, partner esterni e account funzionali. La base per accesso, routing e reporting.
Aggiornato il 23 gen 2026
Configurazione · Masterdata · 4M.1
In Gfacility trova tutti coloro che interagiscono con il sistema: dipendenti che prenotano e segnalano, fornitori che eseguono attività, visitatori che accoglie e account funzionali (come la casella della reception) che agiscono per conto di un team. Dati anagrafici utenti curati sono la base per accesso, routing, comunicazione e reporting.
Perché è importante per il business
"I nuovi assunti ricevono l'accesso solo dopo una settimana"
Sincronizzazione da Microsoft Entra ID o Google Workspace, gli account compaiono automaticamente dal primo giorno.
"I fornitori in uno strumento separato"
Utenti esterni nello stesso ambiente Gfacility, accesso limitato e stessi flussi.
"La reception prenota per conto di tutti"
Account funzionale di gruppo, la reception può organizzare riunioni per conto dei visitatori.
"Chi esce perde lo storico"
Gli utenti senza licenza restano visibili sui vecchi ticket, nessun dato perso.
Tre classi di utente
La classe è descrittiva, ciò che un utente può effettivamente fare è determinato dai gruppi a cui appartiene (vedi Building Blocks → Gruppi).
User
Il dipendente interno. Prenota, segnala, svolge attività. Caso predefinito, di solito proveniente dalla sincronizzazione IdP.
External
Qualcuno dall'esterno, fornitore, consulente, partner. Accesso limitato tramite un gruppo external.
Group
Account funzionale come la casella della reception che può agire per conto di un team, ad esempio come organizzatore di riunioni.
Come entrano gli utenti?
| Sorgente | Cosa e quando |
|---|---|
| Integrazione standard | L'integrazione con Office 365 o Google Workspace sincronizza nome, cognome ed email. Default per la maggior parte dei clienti. |
| Integrazione custom | Per altri sistemi HR/IdP, sviluppata una volta. Mantiene allineati onboarding e offboarding. |
| Manuale | Per esterni, fornitori o piccoli team non presenti nell'IdP. Pulsante "Aggiungi utente". |
| Kiosk self-service | I visitatori inseriscono autonomamente i propri dati tramite il kiosk. Registrazione temporanea, nessuna licenza richiesta. |
Impostazioni utente predefinite
Durante la sincronizzazione da un IdP arrivano solo nome ed email. Il resto (gruppo, sede, organizzazione, lingua, dashboard) viene compilato dalle impostazioni utente predefinite, un template centrale che si applica a ogni nuovo utente sincronizzato. La configura una volta e ogni nuovo arrivato atterra subito con i permessi e il contesto corretti.
Accesso
Gli utenti non ricevono una password separata. L’accesso avviene con l’account Microsoft o Google, oppure tramite SSO. La configurazione resta esterna a Gfacility, in carico all’IT.
Quali decisioni dovrà prendere?
Quali classi di utente ha?
Oltre al personale, anche esterni o account funzionali? Decida ora, altrimenti compaiono workaround.
Sincronizzazione da IdP o manuale?
Entra ID, Google Workspace, entrambi o nessuno, determina la strategia delle licenze e il processo amministrativo.
Cosa va nei default?
Quale gruppo, quale lingua, quale centro di costo riceve di default un nuovo utente?
Chi riceve una licenza?
Solo gli utenti licenziati possono accedere e sono ricercabili nei picker, costo contro visibilità.