Moduli

Configurazione · Building Blocks · 3.9

Buona parte del lavoro attorno a un record consiste nel rincorrere qualcuno per avere un’informazione. Un visitatore che deve ancora comunicare la targa, un richiedente che deve approvare un preventivo, un tecnico che deve confermare che il lavoro è concluso. Finora questo voleva dire un’e-mail, una risposta e qualcuno che ricopiava a mano la risposta in Gfacility.

Un modulo fa tutto questo in un colpo solo. Lo costruisci una volta per un tipo di record, lo invii a una persona per un record specifico e ciò che compila viene scritto direttamente su quel record: nei suoi campi, nella sua descrizione, nella sua conversazione o nel suo stato. Trovi i moduli in Building Blocks → Moduli.

Perché questo conta per l’azienda

A cosa può riferirsi un modulo

Un modulo appartiene a un solo tipo di record, scelto in Si applica a. Questa scelta decide quali campi puoi inserire e a chi puoi inviarlo. Viene bloccata appena il modulo contiene dei campi, quindi fissala per prima.

Altri campi del record, come lo stato, la sede, la scadenza o l’ora di inizio della prenotazione, possono comparire nel modulo perché il destinatario capisca di cosa si tratta, ma restano in sola lettura. Come destinatario puoi anche digitare un indirizzo e-mail qualsiasi.

Costruire un modulo

L’editor funziona come un generatore di questionari: aggiungi blocchi con Aggiungi domanda, li trascini nell’ordine che vuoi e li raggruppi in sezioni, ognuna con la propria intestazione.

Per ogni risposta scegli dove va a finire in La risposta va in: nel campo stesso, in coda alla descrizione (o alla nota o al commento su una riga di prenotazione o su un visitatore), nella comunicazione del record, oppure soltanto nel modulo compilato. L’ultima opzione è quella giusta per le risposte che vuoi conservare ma non sul record.

Nelle impostazioni del modulo imposti anche il titolo che vede il destinatario, un testo introduttivo, il testo mostrato dopo l’invio delle risposte, se il destinatario può modificare le risposte dopo averle inviate, e l’aspetto: immagine di intestazione, logo, colore di accento e colore di sfondo. Titolo e testi si possono tradurre, così ogni destinatario legge il modulo nella propria lingua.

Un layout tutto tuo

Quando il layout standard non basta, attiva Usa layout personalizzato e scrivi il design del modulo in HTML, collocando ogni blocco come slot. Il layout decide solo posizione e aspetto: campi obbligatori, validazione e scrittura sul record continuano a funzionare come nel modulo standard. Come per i modelli personalizzati, il pannello delle istruzioni raccoglie il tuo briefing e i campi che scegli in un prompt per il tuo assistente AI, e poi incolli qui il risultato. Un layout personalizzato porta con sé il proprio design, quindi i colori del tema valgono solo per il layout standard.

Anteprima

Anteprima apre il modulo in una nuova scheda, esattamente come lo vede il destinatario. Scegli un record reale per vederne i valori già compilati e usa Copia link di prova per aprire un link funzionante indirizzato a te.

Decisioni: lascia che la risposta imposti lo stato

Un blocco decisione è il modo in cui un modulo approva, rifiuta, conferma o annulla. Ogni opzione può avere uno di questi effetti:

• Nessun effetto: la scelta viene solo registrata.
• Imposta lo stato: uno stato specifico.
• Imposta un ruolo di stato: per esempio “approva” o “rifiuta”. Gfacility trova lo stato che ha quel ruolo nel workflow del record, così un unico modulo di approvazione funziona su record con workflow diversi.
• Imposta un campo sì/no: su un visitatore, per esempio, per segnarlo come confermato.

Il cambio di stato passa per la normale logica di stato del record, con la stessa cronologia e le stesse marcature di una modifica fatta nell’app. Quando un’opzione non può valere per un determinato record, perché il suo workflow non ha uno stato con quel ruolo, l’opzione compare in grigio con “Non disponibile per questa richiesta” invece di sparire, così il destinatario vede tutte le scelte che il modulo offre.

Inviare un modulo

Un modulo si invia dal record stesso. Apri un ticket, un task, un asset, un configuration item o un visitatore, vai alla scheda Moduli e scegli Invia modulo. In una prenotazione, le schede dei partecipanti, dei prodotti e dei servizi offrono la stessa azione. Scegli i destinatari (un ruolo, un indirizzo digitato o entrambi), scegli e-mail o SMS e, se vuoi, aggiungi un messaggio personale.

Per ogni tipo di record sono disponibili modelli e-mail di partenza (“Compila questo modulo”), ma Gfacility non ne sceglie mai uno al posto tuo: scegli il modello nelle impostazioni del modulo prima del primo invio, altrimenti l’invio viene rifiutato con un’indicazione su come farlo.

Chi può aprire il link

In Chi può aprire questo modulo scegli tra due modalità di accesso:

• Chiunque abbia il link: chi ha il link può compilare il modulo. Comodo per domande a basso rischio, come un visitatore che conferma la propria targa.
• Verifica con un codice inviato per e-mail: il destinatario digita l’indirizzo a cui è stato inviato il modulo e riceve un codice di sei cifre, valido dieci minuti. Chi ha già effettuato l’accesso a Gfacility in quel browser con lo stesso indirizzo salta il codice. La risposta viene quindi attribuita a quella persona.

Un link resta valido per il numero di giorni impostato in Validità del link (giorni). Senza un valore, il link di un ticket, task, asset o configuration item dura 30 giorni, mentre quello di un visitatore o di una prenotazione resta valido fino alla fine della prenotazione. Inviando di nuovo il modulo allo stesso indirizzo, il link precedente smette di funzionare, e Revoca disattiva subito un link.

Seguire le risposte

• Sul record: la scheda Moduli mostra ogni modulo inviato per il record con il suo stato, e Visualizza risposte apre ciò che è stato compilato. La scheda compare solo quando il tuo workspace ha un modulo attivo per quel tipo di record.
• Nell’elenco: ogni modulo aggiunge una colonna di stato al proprio elenco, con Inviato, Aperto, Compilato, Scaduto o Revocato. Filtra su questa colonna per trovare ogni record per cui il modulo non è ancora stato compilato, compresi quelli per cui non è mai stato inviato. La colonna è inclusa anche nelle esportazioni.
• Nella cronologia: ogni invio e ogni compilazione vengono registrati nella cronologia del record.

Moduli e automazioni

I moduli si collegano al motore delle automazioni in entrambe le direzioni:

• Inviare un modulo da una regola: le azioni Invia e-mail e Invia SMS accettano un modulo facoltativo, così una regola può inviare il modulo nel momento in cui un visitatore viene annunciato o un ticket raggiunge uno stato. In un’e-mail, inserisci il link al modulo nel modello con il tag #form_link o #form_button; in un SMS, usa Inserisci link al modulo. Sui prodotti e sui servizi di una prenotazione, una regola può portare il link al modulo solo via SMS.
• Agire sulla risposta: il trigger Modulo compilato scatta quando un modulo torna indietro, con condizioni su quale modulo e quale decisione è stata scelta. Anche lo stato del modulo è un campo che puoi monitorare: è così che costruisci un promemoria per chi non ha risposto dopo tre giorni.

Quali decisioni prenderai?

Autorizzazioni

Gestire i moduli, cioè crearli, modificarli, duplicarli ed eliminarli, richiede le autorizzazioni sui moduli (lettura, creazione, modifica, eliminazione). Inviare un modulo, compilarlo dall’app e revocare un link seguono invece i diritti sul record stesso: chi può modificare il record può inviarne i moduli, e chi può leggere il record può vederne le risposte. All’interno dell’app un modulo rispetta anche i diritti sui campi di chi lo sta guardando, così un collega che non può leggere un campo del record non lo vede nemmeno nel modulo.