Formulieren

Configuratie · Building Blocks · 3.9

Veel werk rond een record bestaat uit iemand achter informatie aan zitten. Een bezoeker die zijn kenteken nog moet doorgeven, een aanvrager die een offerte moet goedkeuren, een monteur die moet bevestigen dat de klus klaar is. Tot nu toe betekende dat een e-mail, een antwoord, en iemand die dat antwoord met de hand in Gfacility overnam.

Een formulier regelt dat in één keer. Je bouwt het één keer voor een soort record, stuurt het naar iemand over één specifiek record, en wat die persoon invult wordt direct op dat record teruggeschreven: in de velden, de beschrijving, het gesprek of de status. Je vindt formulieren onder Building Blocks → Formulieren.

Waarom dit zakelijk uitmaakt

Waar een formulier over kan gaan

Een formulier hoort bij één soort record, dat je kiest onder Van toepassing op. Die keuze bepaalt welke velden je erin kunt zetten en naar wie je het kunt sturen. Zodra het formulier velden heeft, ligt die keuze vast, dus maak haar als eerste.

Andere velden van het record, zoals de status, de locatie, de deadline of de begintijd van de boeking, kun je in het formulier tonen zodat de ontvanger weet waar het over gaat, maar die blijven alleen-lezen. Je kunt ook elk willekeurig e-mailadres als ontvanger invullen.

Een formulier bouwen

De editor werkt als een vragenlijstbouwer: je voegt blokken toe met Vraag toevoegen, sleept ze in de juiste volgorde en groepeert ze in secties met een eigen kop.

Per antwoord kies je onder Antwoord gaat naar waar het terechtkomt: in het veld zelf, achter de beschrijving (of de notitie of opmerking bij een boekingsregel of bezoeker), bij de communicatie van het record, of alleen bij de inzending. Die laatste optie is bedoeld voor antwoorden die je wel wilt bewaren, maar niet op het record.

In de formulierinstellingen stel je ook de titel in die de ontvanger ziet, een introtekst, de tekst die na het indienen verschijnt, of de ontvanger zijn antwoorden na het indienen nog mag wijzigen, en de vormgeving: kopafbeelding, logo, accentkleur en achtergrondkleur. Titel en teksten zijn vertaalbaar, zodat elke ontvanger het formulier in zijn eigen taal leest.

Een eigen indeling

Is de standaardindeling niet genoeg, zet dan Eigen indeling gebruiken aan en schrijf het ontwerp van het formulier in HTML, waarbij je elk blok als slot plaatst. De indeling bepaalt alleen de plaatsing en de vormgeving: verplichte velden, validatie en het terugschrijven werken precies zoals in het standaardformulier. Net als bij custom templates bundelt het instructiepaneel je wensen en de velden die je kiest tot een prompt voor je eigen AI-assistent, waarna je het resultaat terugplakt. Een eigen indeling heeft haar eigen ontwerp, dus de themakleuren gelden alleen voor de standaardindeling.

Voorbeeld

Voorbeeld opent het formulier in een nieuw tabblad, precies zoals de ontvanger het ziet. Kies een echt record om de waarden ervan ingevuld te zien, en gebruik Testlink kopiëren om een werkende link te openen die aan jezelf is gericht.

Beslissingen: laat het antwoord de status zetten

Met een beslissingsblok laat een formulier iets goedkeuren, afwijzen, bevestigen of annuleren. Elke optie kan een van deze effecten hebben:

• Geen effect: de keuze wordt alleen vastgelegd.
• Status zetten: één specifieke status.
• Statusrol zetten: bijvoorbeeld “goedkeuren” of “afwijzen”. Gfacility zoekt de status met die rol in de eigen workflow van het record, zodat één goedkeuringsformulier werkt voor records met verschillende workflows.
• Ja/nee-veld zetten: bij een bezoeker bijvoorbeeld, om die als bevestigd te markeren.

De statuswijziging loopt via de normale statuslogica van het record, met dezelfde historie en tijdstempels als een wijziging in de app. Kan een optie niet gelden voor een bepaald record, omdat de workflow geen status met die rol heeft, dan wordt de optie grijs getoond met “Niet beschikbaar voor deze aanvraag” in plaats van te verdwijnen, zodat de ontvanger elke keuze ziet die het formulier biedt.

Een formulier versturen

Je verstuurt een formulier vanuit het record zelf. Open een ticket, taak, asset, configuratie-item of bezoeker, ga naar het tabblad Formulieren en kies Formulier versturen. Bij een boeking hebben de tabbladen voor deelnemers, producten en diensten dezelfde actie. Kies de ontvangers (een rol, een getypt adres, of allebei), kies e-mail of sms, en voeg eventueel een persoonlijk bericht toe.

Voor elk soort record staan kant-en-klare e-mailtemplates (“Vul dit formulier in”) klaar, maar Gfacility kiest er nooit zelf een voor je: kies het template in de formulierinstellingen vóór de eerste verzending, anders wordt het versturen geweigerd met een melding dat je dat nog moet doen.

Wie de link kan openen

Onder Wie kan dit formulier openen kies je tussen twee manieren van toegang:

• Iedereen met de link: wie de link heeft, kan het formulier invullen. Handig voor vragen met weinig risico, zoals een bezoeker die zijn kenteken bevestigt.
• Verifiëren met een code per e-mail: de ontvanger typt het adres waarnaar het formulier is gestuurd en krijgt een zescijferige code, tien minuten geldig. Wie in die browser al met hetzelfde adres in Gfacility is ingelogd, slaat de code over. Het antwoord wordt dan aan die persoon toegeschreven.

Een link blijft geldig voor het aantal dagen dat je instelt onder Link geldig (dagen). Zonder waarde is een link voor een ticket, taak, asset of configuratie-item 30 dagen geldig, en een link voor een bezoeker of boeking tot het einde van de boeking. Stuur je het formulier opnieuw naar hetzelfde adres, dan werkt de vorige link niet meer, en met Intrekken beëindig je een link direct.

De antwoorden opvolgen

• Op het record: het tabblad Formulieren toont elk formulier dat voor het record is verstuurd, met de status, en Antwoorden bekijken opent wat er is ingevuld. Het tabblad verschijnt pas zodra je werkomgeving een actief formulier voor dat soort record heeft.
• In de lijstweergave: elk formulier voegt een statuskolom toe aan de bijbehorende lijst, met Verstuurd, Geopend, Ingediend, Verlopen of Ingetrokken. Filter erop om elk record te vinden waarvoor het formulier nog niet is ingediend, inclusief de records waarnaar het nooit is gestuurd. De kolom zit ook in exports.
• In de historie: elke verzending en elke inzending wordt in de historie van het record vastgelegd.

Formulieren en automations

Formulieren sluiten in beide richtingen aan op de automation-engine:

• Een formulier versturen vanuit een regel: de acties E-mail versturen en Sms versturen hebben een optioneel formulier, zodat een regel het formulier kan sturen zodra een bezoeker is aangemeld of een ticket een bepaalde status bereikt. Plaats in een e-mail de formulierlink met de tag #form_link of #form_button in het template; gebruik in een sms Formulierlink invoegen. Bij boekingsproducten en -diensten kan een regel de formulierlink alleen per sms meesturen.
• Reageren op het antwoord: de trigger Formulier ingediend gaat af zodra een formulier terugkomt, met voorwaarden op welk formulier en welke beslissing is gekozen. De status van het formulier is ook een veld dat je kunt volgen; zo bouw je een herinnering voor iedereen die na drie dagen nog niet heeft gereageerd.

Welke keuzes maak je?

Rechten

Voor het beheren van formulieren, dus aanmaken, bewerken, dupliceren en verwijderen, heb je de formulierrechten nodig (lezen, aanmaken, bijwerken, verwijderen). Een formulier versturen, het vanuit de app invullen en een link intrekken volgen de rechten op het record zelf: wie het record mag bijwerken, mag de formulieren ervan versturen, en wie het record mag lezen, mag de antwoorden zien. In de app respecteert een formulier ook de veldrechten van degene die het bekijkt, dus een collega die een veld op het record niet mag lezen, ziet het ook niet in het formulier.