Module configuratie
Templates & collecties
Templates en templatecollecties zitten nu in één workspace per module, met een hiërarchieweergave die laat zien welk template in welke collectie hangt en waarin je het met slepen herindeelt.
Bijgewerkt op 25 jul 2026
Configuratie · Modules · 4.11
Een template is een voorgevuld record: de velden, de vragen en de standaardwaarden die iemand krijgt bij het indienen van een aanvraag, het registreren van een asset of het schrijven van een kennisbankartikel. Een collectie groepeert die templates, zodat de aanvrager een kort en logisch menu ziet in plaats van een lijst van tachtig.
De twee zaten eerder op aparte schermen. Ze vormen nu één workspace per module, en dat is de kern van dit hoofdstuk: wat je echt ontwerpt is de relatie tussen een template en zijn collectie, en die ontwerp je niet met twee lijsten die elk de helft van het beeld verbergen.
Waarom dit zakelijk uitmaakt
"Niemand vindt het juiste aanvraagformulier"
Collecties maken van tachtig templates zes herkenbare groepen.
"Bij elk ticket moeten we drie dingen navragen"
Stel die vragen in de vragenlijst van het template, dan komt het antwoord met de aanvraag mee.
"Zwevende templates die niemand onderhoudt"
De hiërarchie toont wat niet in een collectie zit, dus het blijft niet onzichtbaar.
"Herindelen kostte een wijzigingsverzoek"
Sleep een template naar een andere collectie en het is klaar.
Vier families, dezelfde workspace
Elke familie heeft zijn eigen workspace, te bereiken vanuit de eigen module in Instellingen. Het scherm werkt in alle vier identiek, dus je leert het één keer.
| Familie | Wat de templates voorvullen |
|---|---|
| Ticketingtemplates | Aanvraag- en incidentformulieren: de intake die de aanvrager invult, met de bijbehorende vragen. |
| Assettemplates | Terugkerende assetsoorten met hun standaardvelden en specificaties. |
| Configuratie-itemtemplates | De CI-vormen waaruit je landschap is opgebouwd, zodat elke invoer vergelijkbaar is. |
| Kennisbanktemplates | De huisstructuur voor artikelen: dezelfde secties, dezelfde volgorde, elke keer. |
Drie weergaven op dezelfde data
Hiërarchie
De boom: collecties, subcollecties en de templates daarin, plus een groep voor alles wat niet in een collectie zit. Hier herindeel je.
Collecties
De collecties op zichzelf, voor naamgeving, volgorde en wie welke groep ziet.
Templates
De platte lijst, voor als je het template al weet en het alleen wilt openen.
Werken in de hiërarchie
Elke rij toont de naam, het type en de code, zodat je twee bijna gelijk genoemde templates kunt onderscheiden zonder ze te openen. Zoeken, alles uitklappen en alles inklappen houden een grote boom werkbaar.
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Collectie toevoegen, subcollectie toevoegen | Bouw de groepering, één niveau dieper waar een groep echt groot is. |
| Template toevoegen | Een nieuw template, direct aangemaakt in de collectie waar je staat. |
| Een rij slepen | Verplaats een template naar een andere collectie. De verplaatsing wordt direct opgeslagen. |
| Naar de vragen | Spring van een template naar de vragen die het stelt, want daar zit het meeste configuratiewerk. |
| Template dupliceren | Kloon een werkend template in plaats van een bijna identieke opnieuw te bouwen. |
| Uit collectie halen | Haal een template uit zijn groep zonder het te verwijderen. Het komt in "Niet in een collectie" terecht. |
| Verwijderen | Beschikbaar voor zowel templates als collecties, elk achter zijn eigen recht. |
Oude links blijven werken
Het losse collectiescherm is weg, maar de URL’s zijn niet stuk: een link naar de oude collectieroute stuurt je door naar dezelfde workspace met de weergave Collecties al open. Bookmarks, dashboardwidgets en links in je eigen documentatie blijven werken, dus er is niets wat je vooraf moet opruimen.
Een template lezen en een collectie beheren zijn per familie aparte rechten, dus je kunt een modulebeheerder de groepering laten verzorgen terwijl alleen een kleinere groep templates mag verwijderen.
Welke keuzes maak je?
Hoe diep gaat de groepering?
Eén niveau is meestal genoeg. Gebruik subcollecties alleen waar een groep echt te groot is om te overzien.
Groeperen op wat?
Op de taal van de aanvrager ("Er is iets stuk", "Ik heb iets nodig"), niet op je interne afdelingsstructuur.
Wie is eigenaar van een familie?
Wijs per familie een eigenaar aan. Templates verrotten stil als iedereen mag toevoegen en niemand opruimt.
Naamgeving en codes
De code staat in de boom en in rapportages. Spreek een patroon af voordat je er tachtig hebt.