Vragenlijst
Bezoekersbeleid
Wie laat je binnen, welke gegevens registreer je, welke notificaties stuur je en aan welke compliance-eisen moet je voldoen? Bezoekers raken safety, privacy en first impression — alle drie tegelijk.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Vragenlijst · 4.5
Waarom dit nu
Bezoekers zijn waar marketing (eerste indruk), security (toegang) en privacy (GDPR) elkaar raken. Een slecht ontworpen kiosk-flow betekent een rommelige lobby, klagende receptie of een datalek met meldplicht. Het beleid hier bepaalt direct welke schermen je later activeert in de Visitor-module.
Wat lever je op?
Bezoekerstypes
Standaard, leverancier, contractor, sollicitant, VIP, evenement — met aparte regels.
Pre-registratie-policy
Verplicht/optioneel, welke gegevens, welke uitnodigingstemplate.
Kiosk-flow
Walk-in vs aankomst op afspraak, ID-check, foto, badge-print.
Compliance & bewaartermijnen
Welke gegevens, hoelang, met welke wettelijke grondslag — afgestemd met DPO.
Kernvragen
- 1Welke bezoekerstypes onderscheid je? Verschilt de behandeling tussen klant, leverancier, contractor, sollicitant?
- 2Pre-registratie — verplicht of vrijblijvend? Wie kan iemand uitnodigen (iedere medewerker, alleen managers, alleen receptie)?
- 3Welke gegevens verzamel je bij pre-registratie? Naam, e-mail, bedrijf, telefoon — en de delicate: kenteken, kledingmaat (event-badges), allergieën?
- 4Uitnodiging — welke template, welke taal (taal van de gastheer of van de bezoeker?), met welke instructies (parking, routebeschrijving, dresscode)?
- 5Aankomst — registratie via kiosk, via receptie, of beide? Walk-ins toegestaan?
- 6Identificatie — ID-check vereist, foto nemen, badge printen met foto, anonieme badge? Verschilt dat per locatie of bezoekerstype?
- 7NDA / huisregels — moet de bezoeker iets ondertekenen of accepteren? Eenmalig of elke keer?
- 8Notificaties — wie krijgt bericht bij aankomst? Alleen de gastheer, of ook receptie/security? Welk kanaal (Teams, mail, SMS, app-push)?
- 9Vertrek & uitcheck — actief afmelden bij verlaten? Belangrijk voor evacuatielijsten?
- 10Bewaartermijn & GDPR — hoelang houd je bezoekersgegevens? Wettelijke grondslag, recht op vergetelheid, exportverzoeken — wie behandelt die?
- 11Speciale scenario's — grote evenementen (>50 gasten), VIP-bezoek, journalisten, audits, leverancierscontroles — eigen flow nodig?
Template — Bezoekerstype-matrix
| Type | Pre-registratie | ID-check | Badge | NDA | Notificatie | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Standaard klant | Optioneel | Nee | Naam-badge | Nee | Gastheer (Teams) | 90 dagen |
| Leverancier | Verplicht | Ja | Foto + kleurcode | Eenmalig | Gastheer + receptie | 12 maanden |
| Sollicitant | Verplicht (via HR) | Nee | Anonieme badge | Nee | HR-recruiter | 30 dagen |
| Event-gast | Verplicht | Nee | Voorgeprinte set | Bij event-T&C | Event-organisator | 60 dagen |
| … | … | … | … | … | … | … |