Automatisering
Automatiseringen
Een regelengine voor alle modules. Kies een entiteit, kies een trigger, voeg voorwaarden toe en laat acties velden bijwerken, mensen mailen, taken aanmaken, een webhook aanroepen of het record aan AI overdragen.
Bijgewerkt op 25 jul 2026
Configuratie · Automatisering · 9.2
Automatiseringen zijn de voorwaardelijke logica achter het platform: als dit gebeurt met dat record en deze voorwaarden gelden, doe dan het volgende. Waar Gfacility eerder een apart regelscherm per module had, is er nu één engine onder Instellingen, Automatiseringen, Automatiseringsregels die tickets, taken, reserveringen, bezoekers, configuratie-items, assets, kennisbankartikelen, cateringorders en serviceaanvragen dekt.
Dat is meer dan opruimen: een regel die je leert bouwen voor tickets werkt precies zo voor reserveringen. Eén denkmodel, één plek om te kijken als er onverwacht iets afgaat, één uitvoeringshistorie voor het hele bedrijf.
Waarom dit zakelijk uitmaakt
"Niemand bevestigt een aanvraag"
Ticket aangemaakt, mail de aanvrager het ticketnummer. Geen behandelaar hoeft daar meer aan te denken.
"Escalaties komen te laat"
Prioriteit wordt hoogst, waarschuw de behandelaar en de hele werkgroep in dezelfde seconde.
"Records vallen stil en niemand merkt het"
Zeven dagen open en onaangeroerd, plaats een interne notitie en por de behandelaar.
"Onze andere systemen horen nooit iets"
Een webhook duwt de wijziging naar je ERP of BI-omgeving op het moment dat er wordt opgeslagen.
De anatomie van een automatiseringsregel
| Onderdeel | Wat je bepaalt |
|---|---|
| Entiteit | Welk recordtype de regel volgt: ticket, taak, reservering, bezoeker, configuratie-item, asset, kennisbank, cateringorder of serviceaanvraag. |
| Trigger | Het moment van evalueren. Eén trigger per regel, zeven om uit te kiezen (zie hieronder). |
| Voorwaarden | Een geneste AND / OR / NOT-boom over de eigen velden en custom velden van de entiteit. Operatoren zijn onder meer is gelijk aan, in, bevat, groter dan, is leeg en tussen, plus de wijzigingsgevoelige: gewijzigd, gewijzigd naar, gewijzigd van. |
| Acties | Eén of meer, in een vaste volgorde. Zeven soorten (zie hieronder). Elke actie kan eigen extra voorwaarden meekrijgen. |
| Toepassen op | Per actie welk record wordt geraakt: het record zelf, de ouder, de kinderen, alle onderliggende records, de taken, de hele takenboom, of de bezoekers en cateringorders van een reservering. Eventueel alleen de eerste match, of gefilterd op eigen voorwaarden. |
| Uitvoerlimiet | Elke keer, één keer per record, één keer per reservering, of elke N-de keer. Zo bouw je "vraag een beoordeling bij elk tiende afgesloten ticket" zonder iedereen te spammen. |
| Stoppen bij eerste mislukte actie | Aan: de overige acties worden overgeslagen als er één mislukt. Uit: alles loopt gewoon door. |
| Actief | Een regel blijft inactief tot je hem aanzet, zodat je hem in rust kunt bouwen. Het formulier zegt dat ook gewoon zolang het een concept is. |
De zeven triggers
Aangemaakt
Een nieuw record wordt voor het eerst opgeslagen.
Bijgewerkt
Een bestaand record verandert. Combineer met "gewijzigd naar"-voorwaarden om één specifieke overgang te pakken.
Verwijderd
Een record wordt verwijderd. Handig voor audit-webhooks.
Bericht toegevoegd
Er komt een nieuw bericht op het tabblad Communicatie van het record.
Reactie toegevoegd
Iemand reageert met een emoji, een klein signaal waar je op kunt handelen.
Volgens een schema
Een startdatum plus een herhaling, vanaf elk uur, uitgerekend in de tijdzone van je bedrijf. Eventueel beperkt tot specifieke records die je zelf kiest.
Voor of na een datum
Een herinnering die een datumveld op het record volgt en een gekozen aantal minuten daarvoor of daarna afgaat.
De zeven acties
| Actie | Wat het doet |
|---|---|
| Velden bijwerken | Zet waarden op het record, standaardvelden en custom velden: status, prioriteit, behandelaar, classificatie. |
| E-mail versturen | Naar rollen in plaats van adressen: behandelaar, aanmaker, aanvrager, volgers, werkgroepleden, organisator, host, de bezoeker, genoemde gebruikers, of een vast adres. Met een e-mailtemplate of met een onderwerp en tekst die je zelf typt. |
| Taak aanmaken | Een vervolgtaak op het record, uit een taaktemplate of helemaal zelf ingevuld, met type, classificatie, status, prioriteit en een verschuiving van de vervaldatum. Een taak kan wachten op een eerdere actie in dezelfde regel. |
| Webhook | Een ondertekende HTTP-aanroep naar een extern systeem. Zie 9.4 Webhooks. |
| AI aanroepen | Draag het record over aan de AI-assistent: laat de passende AI-use cases lopen, of geef één agent een eigen instructie in je eigen woorden. |
| Chatbericht versturen | Een bericht via de Gfacility-bot in Microsoft Teams of Google Chat, uit een bottemplate of zelf getypt. |
| Notitie toevoegen | Plaats een notitie op het tabblad Communicatie, als interne notitie, klantnotitie of publieke notitie. |
Begin bij een preset, niet bij een leeg formulier
Een nieuwe regel opent op een galerie met best-practice presets, die allemaal volledig ingericht in de builder landen zodat je alleen nog bijschaaft. Er zijn er vandaag tien, waaronder: nieuwe tickets bevestigen aan de aanvrager, tickets met hoogste prioriteit escaleren, de behandelaar op de hoogte brengen van nieuwe reacties, de behandelaar herinneren voor de vervaldatum, stilgevallen records porren, externe bezoekers drie dagen voor een reservering herinneren, waarschuwen bij een geannuleerde reservering, een uur na een reservering om feedback vragen, bij elk tiende afgesloten ticket om een beoordeling vragen, en een AI-samenvatting op nieuwe tickets.
Bouwen vanaf een preset is de snelste manier om de engine te leren kennen, omdat je een werkende combinatie van trigger, voorwaarden en acties ziet voordat je zelf iets verzint.
Test voordat je activeert
Testuitvoering
Kies een echt record en zie precies wat de regel ermee zou doen, zonder iets te wijzigen. De uitvoering wordt gelogd als testuitvoering, zodat je hem later kunt vergelijken met het echte werk.
Uitvoeringshistorie
Elke uitvoering wordt vastgelegd per regel en bedrijfsbreed, met de status gelukt, gedeeltelijk, mislukt, overgeslagen of testuitvoering, de geraakte entiteit, en de oude en nieuwe waarde van elk veld dat de regel wijzigde.
De uitvoeringshistorie is het antwoord op “waarom staat dit ticket ineens op mijn naam”. Filter op entiteit, open de uitvoering, lees de opgeloste waarden. Overgeslagen uitvoeringen zeggen net zoveel als mislukte: ze vertellen je dat een uitvoerlimiet of een voorwaarde de regel tegenhield.
Wat is er met de oude regelschermen gebeurd
Welke keuzes maak je?
Naamgevingsconventie
"Ticket, hoogste prioriteit, werkgroep waarschuwen" is over een jaar nog leesbaar. "Regel 47" niet. De lijst toont je beschrijving, dus schrijf er een.
Wie mag automatiseringen bouwen
De automatiseringsrechten staan los van de modulerechten. Geef ze bewust, aan een kleine groep.
Volgorde van de regels
Regels op dezelfde entiteit lopen in lijstvolgorde, die je met slepen bepaalt. Zet de smalle regels boven de brede.
Migratievolgorde
Bouw eerst de legacy-regels om die klanten raken (bevestigingen, escalaties), daarna het interne huishoudelijke werk.