Automatisering
Automatiseringen
Eén regelengine voor alle modules. Kies een entiteit, kies een trigger, voeg voorwaarden toe en laat acties velden bijwerken, mensen mailen, taken en reserveringen aanmaken, prijzen instellen, een webhook aanroepen of het record aan AI overdragen.
Bijgewerkt op 19 aug 2026
Configuratie · Automatisering · 9.2
Automatiseringen zijn de voorwaardelijke logica achter het platform: als dit gebeurt met dat record en deze voorwaarden gelden, doe dan het volgende. Waar Gfacility eerder een apart regelscherm per module had, is er nu één engine onder Instellingen, Automatiseringen, Automatiseringsregels die tickets, taken, reserveringen, ruimtereserveringen, bezoekers, configuratie-items, assets, kennisbankartikelen, cateringorders, serviceaanvragen, gebruikers en inkomende e-mail dekt.
Dat is meer dan opruimen: een regel die je leert bouwen voor tickets werkt precies zo voor reserveringen. Eén denkmodel, één plek om te kijken als er onverwacht iets afgaat, één uitvoeringshistorie voor het hele bedrijf.
Deze pagina behandelt de anatomie van een regel. Zodra dat vertrouwd voelt, gaan twee vervolgpagina’s dieper: Geavanceerde automatiseringen legt elke flowoptie uit (parallelle takken, wachtstappen, conditiepoorten), en Automatisering use cases loopt complete processen door, zoals onboarding van een nieuwe medewerker over IT, HR en Facilities.
Waarom dit zakelijk uitmaakt
"Niemand bevestigt een aanvraag"
Ticket aangemaakt, mail de aanvrager het ticketnummer. Geen behandelaar hoeft daar meer aan te denken.
"Escalaties komen te laat"
Prioriteit wordt hoogst, waarschuw de behandelaar en de hele werkgroep in dezelfde seconde.
"Onze processen zitten in iemands hoofd"
Onboarding, goedkeuringen, opvolging: één regel maakt de taken aan, wacht erop en port de achterblijvers.
"Onze andere systemen horen nooit iets"
Een webhook duwt de wijziging naar je ERP of BI-omgeving op het moment dat er wordt opgeslagen.
De anatomie van een automatiseringsregel
| Onderdeel | Wat je bepaalt |
|---|---|
| Entiteit | Welk recordtype de regel volgt: ticket, taak, reservering, ruimtereservering, bezoeker, configuratie-item, asset, kennisbank, cateringorder, serviceaanvraag, gebruiker of inkomende e-mail. |
| Trigger | Het moment van evalueren. Eén trigger per regel, acht om uit te kiezen (zie hieronder). Bij een trigger Bijgewerkt noem je ook de gevolgde velden, zodat de regel alleen wakker wordt van wijzigingen die voor hem uitmaken. |
| Voorwaarden | Een geneste AND / OR / NOT-boom over de eigen velden en custom velden van de entiteit. Operatoren zijn onder meer is gelijk aan, in, bevat, groter dan, is leeg en tussen, plus de wijzigingsgevoelige: gewijzigd, gewijzigd naar, gewijzigd van. |
| Stappen (acties) | Eén of meer, in een vaste volgorde. Veertien soorten in zes groepen (zie hieronder). Elke stap kan eigen extra voorwaarden meekrijgen, en stappen kunnen ook parallel lopen, achter een wachtstap of achter een conditiepoort; dat is het terrein van de geavanceerde pagina. |
| Toepassen op | Per stap welk record wordt geraakt: het record zelf, de ouder, de kinderen, alle onderliggende records, de taken, de hele takenboom, de bezoekers en cateringorders van een reservering, of de records die een eerdere stap heeft aangemaakt. Eventueel alleen de eerste match, of gefilterd op eigen voorwaarden. |
| Uitvoerlimiet | Elke keer, één keer per record, één keer per reservering, of elke N-de keer. Zo bouw je "vraag een beoordeling bij elk tiende afgesloten ticket" zonder iedereen te spammen. |
| Alleen de eerste passende actie uitvoeren | Uit: elke stap waarvan de voorwaarden kloppen loopt, op volgorde. Aan: de stappen worden een ladder en de eerste stap waarvan de voorwaarden kloppen wint, de rest wordt overgeslagen. Zo bouw je getrapte uitkomsten zoals annuleringskosten. |
| Stoppen bij eerste mislukte actie | Aan: de overige stappen worden overgeslagen als er één mislukt. Uit: alles loopt gewoon door. |
| Actief | Een regel blijft inactief tot je hem aanzet, zodat je hem in rust kunt bouwen. Het formulier zegt dat ook gewoon zolang het een concept is. |
Het regelformulier geeft je twee weergaven van dezelfde regel: de Editor, een stappenlijst die je van boven naar beneden invult, en het Diagram, een flowchart die de trigger, elke stap, elke tak en elke wachtstap tekent. Wat je in de ene weergave wijzigt, staat direct in de andere.
De acht triggers
Aangemaakt
Een nieuw record wordt voor het eerst opgeslagen.
Bijgewerkt
Een veld dat je volgt verandert op een bestaand record. Combineer met "gewijzigd naar"-voorwaarden om één specifieke overgang te pakken, bijvoorbeeld status wordt afgesloten.
Aangemaakt of bijgewerkt
Beide momenten in één regel, voor logica die vanaf de eerste opslag moet gelden.
Verwijderd
Een record wordt verwijderd. Handig voor audit-webhooks.
Bericht toegevoegd
Er komt een nieuw bericht op het tabblad Communicatie van het record.
Reactie (emoji) toegevoegd
Iemand reageert met een emoji, een klein signaal waar je op kunt handelen.
Volgens een schema
Een startdatum plus een herhaling, vanaf elk uur, uitgerekend in de tijdzone van je bedrijf. Eventueel beperkt tot specifieke records die je zelf kiest.
Voor of na een datum (herinnering)
Een herinnering die een datumveld op het record volgt en een gekozen tijd daarvoor of daarna afgaat.
De keuzelijst biedt alleen aan wat de gekozen entiteit ondersteunt: de triggers voor berichten en reacties staan er bij recordtypes met een tabblad Communicatie, en inkomende e-mail kent alleen Aangemaakt. Zoek je een trigger als “prioriteit gewijzigd naar hoogst”, dan is dat geen aparte trigger: dat is de trigger Bijgewerkt die het veld prioriteit volgt, plus een voorwaarde “gewijzigd naar”. Die combinatie dekt elk veldspecifiek moment dat je kunt bedenken, en daarom blijft de triggerlijst zelf kort.
De veertien acties
Acties staan in de keuzelijst in dezelfde groepen als hieronder. Elke actie kan gericht worden op het record zelf of op een gerelateerd record via Toepassen op, en elke actie kan eigen voorwaarden meekrijgen.
| Groep | Actie | Wat het doet |
|---|---|---|
| Aanmaken | Ticket aanmaken | Open een ticket vanuit het record, bijvoorbeeld vanuit een geïmporteerde e-mail, met de afzender als aanvrager en de bijlagen mee gekopieerd. |
| Boeking aanmaken | Open een reservering vanuit een vergaderuitnodiging en zet de gasten op de bezoekerslijst. | |
| Taak aanmaken | Een vervolgtaak op het record, uit een taaktemplate of helemaal zelf ingevuld, met type, classificatie, status, prioriteit en een verschuiving van de vervaldatum. | |
| Bijwerken | Velden bijwerken | Zet waarden op het record, standaardvelden en custom velden: status, prioriteit, behandelaar, classificatie. |
| Prijs instellen | Bepaal de prijs van een ruimtereservering, cateringregel of serviceregel vanuit de basisprijs: een percentage, een vast bedrag, per eenheid, of gratis. Een handmatige prijsoverrule wint altijd. | |
| Voorwaarden | Conditie | Een poort midden in de flow: ga alleen verder als de criteria kloppen, anders worden de stappen erachter overgeslagen. |
| Wachten | Houd de stappen eronder vast tot de taken erboven klaar zijn, een moment is bereikt of een record verandert. Dit is wat een regel tot een proces maakt. | |
| Communicatie | Notitie toevoegen | Plaats een notitie op het tabblad Communicatie, als interne notitie, klantnotitie of publieke notitie. |
| E-mail versturen | Naar rollen in plaats van adressen: behandelaar, aanmaker, aanvrager, volgers, werkgroepleden, organisator, host, de bezoeker, genoemde gebruikers, of een vast adres. Met een e-mailtemplate of met een onderwerp en tekst die je zelf typt. | |
| Chatbericht versturen | Een bericht via de Gfacility-bot in Microsoft Teams of Google Chat, uit een bottemplate of zelf getypt. | |
| AI & integraties | AI aanroepen | Draag het record over aan de AI-assistent: laat de passende AI-use cases lopen, of geef één agent een eigen instructie in je eigen woorden. |
| Webhook | Een ondertekende HTTP-aanroep naar een extern systeem. Zie 9.4 Webhooks. | |
| Compliance | Record anonimiseren | Bewaar het record maar verwijder de persoonsgegevens, voor bewaarbeleid. |
| Record verwijderen | Verwijder het record en de bijbehorende gegevens, zacht of definitief. Beide compliance-acties controleren de rechten van de auteur opnieuw op het moment van uitvoeren. |
Ga dieper
Geavanceerde automatiseringen →
Elke flowoptie uitgelegd: parallelle takken, wachtstappen, conditiepoorten, samenvoegen, tijdslimieten en taken in de wacht.
Zie het toegepast
Automatisering use cases →
Complete processen, stap voor stap: onboarding over IT, HR en Facilities, goedkeuringen, escalatieladders, feedback en bewaarbeleid.
Begin bij een preset, niet bij een leeg formulier
Een nieuwe regel opent op een galerie met best-practice presets, die allemaal volledig ingericht in de builder landen zodat je alleen nog bijschaaft. Er zijn er vandaag elf, waaronder: nieuwe tickets bevestigen aan de aanvrager, tickets met hoogste prioriteit escaleren, de behandelaar op de hoogte brengen van nieuwe reacties, de behandelaar herinneren voor de vervaldatum, stilgevallen records porren, externe bezoekers herinneren voor een reservering, waarschuwen bij een geannuleerde reservering, na een reservering om feedback vragen, bij elk tiende afgesloten ticket om een beoordeling vragen, kosten rekenen bij een late annulering, en een AI-samenvatting op nieuwe tickets.
Bouwen vanaf een preset is de snelste manier om de engine te leren kennen, omdat je een werkende combinatie van trigger, voorwaarden en acties ziet voordat je zelf iets verzint.
Test voordat je activeert
Testuitvoering
Kies een echt record en zie precies wat de regel ermee zou doen, zonder iets te wijzigen. De uitvoering wordt gelogd als testuitvoering, zodat je hem later kunt vergelijken met het echte werk.
Uitvoeringshistorie
Elke uitvoering wordt vastgelegd per regel en bedrijfsbreed, met de status gelukt, gedeeltelijk, mislukt, overgeslagen of testuitvoering, de geraakte entiteit, en de oude en nieuwe waarde van elk veld dat de regel wijzigde.
De uitvoeringshistorie is het antwoord op “waarom staat dit ticket ineens op mijn naam”. Filter op entiteit, open de uitvoering, lees de opgeloste waarden. Overgeslagen uitvoeringen zeggen net zoveel als mislukte: ze vertellen je dat een uitvoerlimiet, een voorwaarde of een wachtstap de regel nog tegenhield.
Wat is er met de oude regelschermen gebeurd
Welke keuzes maak je?
Naamgevingsconventie
"Ticket, hoogste prioriteit, werkgroep waarschuwen" is over een jaar nog leesbaar. "Regel 47" niet. De lijst toont je beschrijving, dus schrijf er een.
Wie mag automatiseringen bouwen
De automatiseringsrechten staan los van de modulerechten. Geef ze bewust, aan een kleine groep. De compliance-acties controleren de rechten van de auteur opnieuw op het moment van uitvoeren.
Volgorde van de regels
Regels op dezelfde entiteit lopen in lijstvolgorde, en elke passende regel loopt, niet alleen de eerste. Zet de smalle regels boven de brede.
Migratievolgorde
Bouw eerst de legacy-regels om die klanten raken (bevestigingen, escalaties), daarna het interne huishoudelijke werk.