Vragenlijst
Taken & onderhoud
Welke periodieke taken automatiseer je, welke blijven manueel, en wie krijgt ze toegewezen? Inspecties, onderhoud, schoonmaakrondes en checklists zonder dat iemand er elke maand opnieuw aan moet denken.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Vragenlijst · 4.7
Waarom dit nu
Onderhoud en checklists zijn de stille kostenpost van Workplace en Facility. Niemand merkt dat ze gebeuren — tot ze vergeten worden. De inspectierapporten, het rondje koffiemachines, het kwartaal-FOD-document: allemaal kandidaten voor templated tasks die zichzelf elke maand aanmaken.
Wat lever je op?
Taakcatalogus
Lijst van periodieke taken met frequentie, eigenaar en checklist.
Checklist-templates
Voor de top-10 meest-frequente taken: concrete stappen, fototoevoeging, geo-tag.
Toewijzingsregels
Op locatie, asset, gebruiker of werkgroep? Met rotatie of vaste eigenaar?
Compliance-taken
Wettelijk verplichte controles (NEN, BHV, AVG-audit) met bewijslast en bewaartermijn.
Kernvragen
- 1Welke taken verricht je periodiek (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks)? Gebruik een week mee-lopen om de "verborgen" taken op te sporen.
- 2Welke trigger start de taak — kalender (cron-stijl), assetstatus, meetwaarde, gebruikersactie?
- 3Toewijzing — vaste persoon, werkgroep, rotatie, of "wie pakt"? Welke regels gelden bij afwezigheid?
- 4Checklist — gebruikt elke taak een gestandaardiseerde lijst? Welke verplichte fields (foto, handtekening, meetwaarde) horen erbij?
- 5Bewijslast — moet er foto, GPS-tag of QR-scan zijn als bewijs van uitvoering? Op locatie of remote?
- 6Escalatie bij niet uitvoeren — automatische herinnering, ticket richting leidinggevende, melding aan Facility-mgr?
- 7Compliance-taken — welke zijn wettelijk verplicht? Wie tekent het inspectiedocument? Hoelang bewaren?
- 8Mobiel gebruik — welke taken worden in het veld uitgevoerd? Offline-capaciteit nodig?
- 9Externe partijen — welke taken voert je leverancier uit? Krijgen die toegang tot Gfacility of werk je met een PDF-export?
- 10Rapportage — welk dashboard toont open taken, overschrijdingen en compliance-status? Voor wie?
Template — Taakcatalogus
| Taak | Frequentie | Trigger | Eigenaar | Bewijs | Compliance? | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Brandblussercontrole | Jaarlijks | Kalender + asset | Externe leverancier | Sticker-foto + cert. | Ja (wet.) | 10 jaar |
| Koffiemachine reinigen | Dagelijks | Tijdstip 8:30 | Schoonmaakteam | Checklist | Nee | 30 dagen |
| EHBO-koffer-check | Kwartaal | Kalender | BHV-team | Checklist + foto | Ja (Arbo) | 5 jaar |
| Vergaderzaal-rondje | 2× per dag | Tijdstip 12:00, 17:30 | FM-receptie | QR-scan per zaal | Nee | 30 dagen |
| … | … | … | … | … | … | … |