Vragenlijst
Taken & onderhoud
Welke periodieke taken automatiseer je, welke blijven manueel — en wie krijgt ze toegewezen? Inspecties, onderhoud, schoonmaakrondes en checklists zonder dat iemand er elke maand opnieuw aan moet denken.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Vragenlijst · 4.7
Waarom dit nu
Onderhoud en checklists zijn de stille kostenpost van Workplace en Facility. Niemand merkt dat ze gebeuren — tot ze vergeten worden. De inspectierapporten, het rondje koffiemachines, het kwartaal-FOD-document: allemaal kandidaten voor templated tasks die zichzelf elke maand aanmaken.
Wat lever je op?
Taakcatalogus
Lijst van periodieke taken met frequentie, eigenaar en checklist.
Checklist-templates
Voor de top-10 meest-frequente taken: concrete stappen, fototoevoeging, geo-tag.
Toewijzingsregels
Op locatie, asset, gebruiker of werkgroep? Met rotatie of vaste eigenaar?
Compliance-taken
Wettelijk verplichte controles (NEN, BHV, AVG-audit) met bewijslast en bewaartermijn.
Kernvragen
- 1Welke taken verricht je periodiek (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks)? Gebruik een week mee-lopen om de "verborgen" taken op te sporen.
- 2Welke trigger start de taak — kalender (cron-stijl), assetstatus, meetwaarde, gebruikersactie?
- 3Toewijzing — vaste persoon, werkgroep, rotatie, of "wie pakt"? Welke regels gelden bij afwezigheid?
- 4Checklist — gebruikt elke taak een gestandaardiseerde lijst? Welke verplichte fields (foto, handtekening, meetwaarde) horen erbij?
- 5Bewijslast — moet er foto, GPS-tag of QR-scan zijn als bewijs van uitvoering? Op locatie of remote?
- 6Escalatie bij niet uitvoeren — automatische herinnering, ticket richting leidinggevende, melding aan Facility-mgr?
- 7Compliance-taken — welke zijn wettelijk verplicht? Wie tekent het inspectiedocument? Hoelang bewaren?
- 8Mobiel gebruik — welke taken worden in het veld uitgevoerd? Offline-capaciteit nodig?
- 9Externe partijen — welke taken voert je leverancier uit? Krijgen die toegang tot Gfacility of werk je met een PDF-export?
- 10Rapportage — welk dashboard toont open taken, overschrijdingen en compliance-status? Voor wie?
Template — Taakcatalogus
| Taak | Frequentie | Trigger | Eigenaar | Bewijs | Compliance? | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Brandblussercontrole | Jaarlijks | Kalender + asset | Externe leverancier | Sticker-foto + cert. | Ja (wet.) | 10 jaar |
| Koffiemachine reinigen | Dagelijks | Tijdstip 8:30 | Schoonmaakteam | Checklist | Nee | 30 dagen |
| EHBO-koffer-check | Kwartaal | Kalender | BHV-team | Checklist + foto | Ja (Arbo) | 5 jaar |
| Vergaderzaal-rondje | 2× per dag | Tijdstip 12:00, 17:30 | FM-receptie | QR-scan per zaal | Nee | 30 dagen |
| … | … | … | … | … | … | … |