Koppelingen met Microsoft, de aanpak

Integraties · Microsoft 365 · Start hier

Werkt jullie organisatie met Microsoft 365? Dan koppel je Gfacility op een paar plekken aan Microsoft. Dit artikel geeft het overzicht: welke koppelingen er zijn, welke keuzes je maakt en in welke volgorde je ze inricht. Per stap verwijzen we naar het artikel met de details.

De koppelingen op een rij

Koppeling	Wat het doet	Nodig?
Gebruikerssync	Zet jullie medewerkers in Gfacility.	Aanbevolen
Afdelingssync	Koppelt elke medewerker aan zijn afdeling.	Optioneel
Locatiesync	Zet de vergaderruimtes in Gfacility, met gebouw en verdieping.	Nodig voor reserveren
Agendasync	Houdt reserveringen in Gfacility en Outlook gelijk.	Nodig voor reserveren
Inloggen	Medewerkers loggen in met hun Microsoft-account.	Aanbevolen
E-mailverzending	Bepaalt vanaf welk adres Gfacility e-mails verstuurt.	Optioneel
Outlook-add-in	Reserveren vanuit Outlook zelf.	Aanbevolen

De eerste vier lopen via één app-registratie van jullie organisatie: de Office 365-integratie. Inloggen en e-mailverzending zijn losse koppelingen.

De keuzes die je maakt

Vier keuzes bepalen hoe je het inricht. Maak ze vooraf, samen met de IT-beheerder.

1 · Welke medewerkers?

Iedereen met een licentie, of een deel. Wil je een deel, lever ons dan een query aan die bepaalt wie erin moet. Gfacility stelt dat filter voor jullie in.

2 · Toegang tot agenda's?

Alle agenda's (eenvoudigst), of alleen de ruimtes en medewerkers die jullie aanwijzen via Exchange RBAC. Nooit allebei.

3 · Hoe inloggen?

Aanmelden met Microsoft (de app van Gfacility, snel klaar) of SSO (een eigen app, jullie IT houdt de controle). Kies er één.

4 · Welke afzender?

De mailserver van Gfacility (niets in te richten), of jullie eigen mailbox (eigen afzender). Zie het vergelijk onderaan.

Aanbevolen volgorde

Richt het in deze volgorde in. Elke stap bouwt voort op de vorige. Doe alles eerst op de testomgeving (UAT) en pas daarna op productie: dat zijn twee aparte omgevingen, die je allebei inricht.

Stap	Wat	Waarom in deze volgorde
1	Microsoft voorbereiden. Ruimtes met gebouw en verdiepingsnummer, medewerkers met licentie en afdeling.	Gfacility neemt over wat in Microsoft staat. Wat daar niet klopt, klopt straks ook in Gfacility niet.
2	App-registratie en machtigingen. Inclusief de keuze voor agenda-toegang.	Alle syncs hebben deze app nodig.
3	Gebruikerssync aan. Geef het filter eerst door als je niet iedereen wilt.	Medewerkers moeten in Gfacility bestaan voordat ze kunnen inloggen en reserveren.
4	Afdelingssync aan (optioneel).	Rust op de gebruikerssync. Bestaande organisaties eerst gelijk zetten met de afdelingsnamen.
5	Locatiesync aan.	Bestaande gebouwen en verdiepingen eerst gelijk zetten, anders komen ze dubbel binnen.
6	Agendasync aan.	Werkt alleen voor ruimtes die al in Gfacility staan.
7	Inloggen inrichten. Test met één medewerker, zet het daarna voor iedereen aan.	Pas zinvol als de medewerkers bestaan (stap 3).
8	E-mailverzending kiezen.	Vóór de livegang, zodat de eerste e-mails meteen van de juiste afzender komen.
9	Outlook-add-in uitrollen.	Als laatste, want hij gebruikt alles hierboven.

Per stap: waar staat het?

Stap 1: Ruimtebeheer in Microsoft
Stap 2 tot en met 6: Office 365-integratie
Stap 7: Aanmelden met Microsoft of SSO-integratie
Stap 8: E-mailverzending instellen en Mail whitelisten
Stap 9: Outlook-add-in installeren

E-mail: mailserver van Gfacility of eigen mailbox?

	Mailserver van Gfacility	Eigen mailbox
Afzender	Het adres van Gfacility	Jullie eigen adres, bijv. `facilitair@jouwbedrijf.nl`
Inrichten	Niets, werkt direct	Microsoft 365 (aanbevolen) of SMTP instellen
Antwoorden	Komen niet automatisch bij jullie binnen	Komen in jullie eigen mailbox
Onderhoud	Geen	Clientgeheim of wachtwoord op tijd vernieuwen
Spamfilter	Adres van Gfacility toevoegen aan vertrouwde afzenders	Niet nodig
Als het misgaat	Gfacility lost het op	De e-mail wordt niet verstuurd tot jullie het herstellen; beheerders krijgen een waarschuwing

Ons advies: begin met de mailserver van Gfacility. Stap over naar een eigen mailbox als medewerkers of bezoekers jullie eigen afzender moeten zien, of als antwoorden bij jullie binnen moeten komen.

Wat heb je nodig van de IT-beheerder?

Verzamel dit voordat je begint:

Wat	Voor
Directory (tenant) ID, Application (client) ID en de Waarde van het clientgeheim	De Office 365-integratie, en SSO als je die kiest
De vervaldatum van het clientgeheim	Op tijd vernieuwen, anders stopt de koppeling
De query voor het gebruikersfilter	Alleen als niet iedereen erin moet
Een beheerder die toestemming kan geven	Beheerderstoestemming voor de apps
Het afzenderadres	Alleen bij een eigen mailbox

Deel het clientgeheim op een veilige manier, bijvoorbeeld via een link uit een wachtwoordmanager. Nooit los in een e-mail.

← Support Volgende: Ruimtebeheer in Microsoft→