Vragenlijst
Producten & doorbelasting
Welke bestelbare producten en diensten bied je aan — catering, drukwerk, IT-hardware, AV-pakketten — en wat is de financiële afhandeling? Wie betaalt, in welke valuta, met welke btw en welke koppeling naar je boekhouding?
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Vragenlijst · 4.8
Waarom dit nu
In Gfacility delen catering en reserveerbare diensten dezelfde productmotor: productdetails + beperkingen + beschikbaarheid. Een sandwich-pakket en een AV-set worden technisch gelijk behandeld. Wat verschilt zijn de regels — leveringstijden, wie mag bestellen, hoe je het doorbelast. Die regels leg je hier vast, niet straks ad hoc per product.
Wat lever je op?
Productcatalogus per categorie
Catering, drukwerk, IT, AV, mobility — met aanbieder, prijs, btw en leveringsregels.
Bestelregels per categorie
Threshold-tijd, min/max aantal, goedkeuringsstap, doelgroep.
Doorbelastingsmodel
Welke kostenplaats betaalt, in welke valuta, met welke btw-codes — en wat is "intern" vs "extern".
Financiële koppeling
Export naar boekhouding/ERP — file, API of manuele aanlevering?
Kernvragen — Productenkant
- 1Welke productcategorieën bied je aan via Gfacility? Catering, drukwerk, IT-hardware, AV-pakketten, mobility (fiets, parking), event-add-ons, schoonmaak-extra's, anders?
- 2Wie is de aanbieder per categorie — interne afdeling (eigen kantine, eigen drukker) of externe leverancier (Sodexo, Albelli, Dell)?
- 3Wie mag bestellen — iedereen, specifieke afdelingen, eventbudget-houders, externe partijen? Gebruik je beperkingen op gebruikersgroep, locatie of organisatie?
- 4Leverings- en bestelregels per categorie — threshold-tijd (uiterlijk wanneer kun je nog bestellen), min/max-aantallen, vooruitbestelvenster, leveringszone.
- 5Eenmalige bestellingen (custom-product in winkelwagen) — toestaan zonder catalogus-vervuiling, of altijd via verzoek?
- 6Bundels — vergaderpakket (lunch + AV + room-setup), event-pakket (zaal + catering + parking-vouchers) — laat je als één product bestellen of altijd los?
- 7Goedkeuringsworkflow — bestellingen boven een bedrag, of door externen, eerst goedgekeurd door manager? Wie ziet de aanvraag, met welke SLA?
- 8Annulering en wijzigingen — tot wanneer kan een bestelling worden geannuleerd? Wat zijn de kosten als de threshold-tijd verstreken is?
- 9Catalogusbeheer — wie houdt prijzen actueel, voegt nieuwe producten toe, doet de jaarlijkse indexering? Eén eigenaar per categorie.
Kernvragen — Doorbelastingskant
- 1Wie betaalt per categorie — de besteller persoonlijk, zijn afdeling, een event-cost-center, of de organisatie centraal (overhead)?
- 2Welke kostenplaatscode hangt aan welke productcategorie? Voorbeelden: lunch = afd. besteller, executive-lunch = directiebudget, drukwerk = communicatie-overhead.
- 3Valuta en btw — werk je multi-currency (multi-country)? Welke btw-codes (21%, 9%, 0%) per producttype?
- 4Indexering & prijswijziging — jaarlijks vast moment, op leverancierscontract, of vrij? Wie keurt prijsverhogingen?
- 5Intern vs extern — andere prijzen voor externe partijen (klanten, leveranciers die mee-eten)? Aparte btw-flow?
- 6Doorbelastingsfrequentie — direct per bestelling, of maandelijks/per kwartaal als bundeling?
- 7Export naar boekhouding — welk formaat (CSV, UBL, JSON), welke koppeling (Exact, AFAS, SAP, Twinfield, Dynamics)? Push of pull, dagelijks of maandelijks?
- 8Discrepanties — wat als een bestelling wordt geannuleerd ná export? Reversal-flow vastgelegd?
- 9Rapportage — welke maand-/kwartaalrapporten heeft Finance nodig? Per kostenplaats, per leverancier, per productcategorie?
Template — Productcategorieën
| Categorie | Voorbeeld | Aanbieder | Doelgroep | Threshold | Goedkeuring | Btw |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Catering — lunch | Broodjesmenu, salade | Intern (kantine) | Iedereen | Dag-1, 13:00 | Geen (≤ €15 pp) | 9% |
| Catering — event | Walking dinner | Extern (Sodexo) | Manager+ | 7d vooraf | > €500 budget-owner | 9%/21% |
| Drukwerk | Brochures, banners | Extern (Drukland) | Communicatie | 3d vooraf | Marketing-lead | 21% |
| IT-hardware | Laptop, scherm | Extern (Dell) | Iedereen via mgr | 10d vooraf | Direct mgr | 21% |
| AV-pakket | Projector + mic + camera | Intern (FM) | Iedereen | 1d vooraf | Geen | 21% |
| Mobility | Fiets, EV-laadpaal, parking | Intern | Iedereen | Real-time | Geen | 21% |
| … | … | … | … | … | … | … |
Template — Doorbelastingsregel
| Categorie | Wie betaalt | Kostenplaats | Btw-code | Doorbelastingsmoment | Externe prijs? |
|---|---|---|---|---|---|
| Catering — lunch | Afdeling besteller | Afgeleid van user | B9 (Spijs & drank 9%) | Maandelijks bundeling | Ja, +30% |
| Drukwerk | Communicatie | 3300 | B21 | Direct | Nee |
| IT-hardware | IT-budget | 2200 | B21 | Direct | N.v.t. |
| AV-pakket | Afdeling besteller | Afgeleid | B21 | Maandelijks | Ja |
| … | … | … | … | … | … |