Building Blocks
Werkgroepen
Teams die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor uitvoering van taken en meldingen — handmatig of automatisch toegewezen vanuit organisatie, locatie of classificatie.
Bijgewerkt op 23 jan 2026
Configuratie · Building Blocks · 3.7
Een werkgroep is een team dat samen verantwoordelijk is voor het oppakken van een taak of melding. Werkgroepen kunnen handmatig worden toegewezen, maar de échte winst zit in automatische routing: op basis van organisatie, locatie of classificatie weet Gfacility direct bij welk team een ticket hoort.
Waarom dit voor de business belangrijk is
"Receptie wijst alle tickets handmatig toe"
Auto-routing op classificatie haalt die taak weg — receptie kan zich op bezoekers richten.
"Tickets blijven liggen omdat eigenaar onduidelijk is"
Werkgroep = collectief eigenaarschap — minstens één van het team pakt op.
"Externe leveranciers ook in de flow"
Werkgroep kan externe gebruikers bevatten — ze zien alleen wat aan hen toegewezen is.
"Routing verschilt per locatie"
Storingen in Hoofdkantoor naar het ene team, in Regio Zuid naar een ander — automatisch.
Werkgroep ≠ Groep
Eén van de meest gemaakte verwarringen:
Werkgroep
Wie pakt het op? Operationele uitvoering. Tickets en taken worden aan werkgroepen toegewezen.
Groep
Wat mag iemand doen? Autorisatie. Privileges en zicht-rechten worden aan groepen gehangen.
Een gebruiker zit meestal in één werkgroep (uitvoering) maar in meerdere groepen (rechten). Werkgroep én groep blijven gescheiden assen.
Auto-routing: drie afleidingsbronnen
Om een werkgroep automatisch te koppelen, voeg je hem als lid toe aan één van de volgende objecten:
Organisatie
Tickets uit een specifieke afdeling/regio gaan automatisch naar de werkgroep van die organisatie.
Locatie
Storingen in gebouw X → werkgroep gekoppeld aan locatie X. Per gebouw of per verdieping mogelijk.
Classificatie
Hardware-tickets naar IT-Hardware-team, schoonmaak-tickets naar Facility-team. Sterkste mechanisme.
Welke beslissingen ga je nemen?
Welke werkgroepen heb je?
IT, Facility, Catering, Schoonmaak, Receptie, BHV, etc. Eén per discipline.
Welke afleidingsbron voor welk type?
Tickets meestal classificatie. Reserveringen meestal locatie. Bezoekers meestal organisatie.
Primary vs secondary werkgroep?
Een ticket heeft één primary; secondary is voor info-zichtbaarheid (bv. building-manager).
Externe leveranciers in werkgroep?
Ja, mits ze als externe gebruikers bestaan en onder een externe groep met beperkte rechten vallen.