Leveringen instellen

Configuratie · Modules · Tickets

Met leveringen registreert de receptie of postkamer elk binnengekomen pakket in Gfacility. Een levering is een ticket met een eigen klasse, een eigen referentie (DLV-123) en een eigen workflow, zodat je in één oogopslag ziet welke pakketten nog klaarliggen en wie wat heeft opgehaald. Met de labelscan maakt de medewerker een foto van het pakketlabel en vult Gfacility de ontvanger, de organisatie, de vervoerder en het trackingnummer voor je in.

Dit artikel beschrijft wat een beheerder eenmalig inricht. Je hebt rechten nodig om tickettemplates en workflows te beheren.

Wat staat er al klaar?

Stap 1. Maak een tickettemplate met de klasse Leveringen

1. Ga naar Instellingen en open in de groep moduleconfiguratie het scherm Ticketingtemplates. Hoe templates in het algemeen werken, lees je in Templates & collecties.
2. Maak een nieuw template aan, bijvoorbeeld met de naam Pakket ontvangen.
3. Kies bij Klasse de optie Leveringen. Dit is het enige dat van een gewoon template een leveringentemplate maakt.
4. Sla het template op en zet het op actief.

Let op: de klasse ligt vast zodra het template is opgeslagen. Kies je per ongeluk een andere klasse, maak dan een nieuw template aan.

Bij het opslaan krijgt een leveringentemplate automatisch deze instellingen:

• De workflow Deliveries. Het veld tickettype staat op Deliveries en is verborgen, zodat elke levering in de juiste workflow belandt.
• De vraag Scan label. Op het aanmaakformulier verschijnt de knop Scan label. Op het ticket zelf, na het aanmaken, staat de knop standaard uit.
• Organisatie volgt de ontvanger. De organisatie wordt afgeleid van de persoon voor wie de levering is, dus van diens primaire organisatie.

Stap 2. Controleer de vragen van het template

Open de vragenbouwer van het nieuwe template en loop deze punten na:

• Aangevraagd voor is de ontvanger van het pakket. De labelscan vult dit veld in, dus het template moet deze vraag hebben. Zichtbaar hoeft niet, maar geef het veld geen vaste standaardgebruiker als het verborgen is: een verborgen veld met een vaste waarde neemt die waarde over en negeert de gescande ontvanger.
• Titel mag leeg blijven. Na een scan vult Gfacility Levering voor [naam] in als de titel nog leeg is.
• Omschrijving krijgt na de scan de regels Vervoerder: … en Trackingnummer: …. Laat dit veld zichtbaar, zodat de medewerker de regels kan controleren.
• Scan label op het ticket. Wil je ook na het aanmaken nog een label kunnen scannen, bijvoorbeeld voor een tweede pakket, zet de vraag Scan label dan ook zichtbaar op het ticket.

De foto van het label wordt altijd als bijlage aan de levering toegevoegd, ook als de bijlagevraag op het formulier verborgen is.

Stap 3. Controleer wie de statussen mag wijzigen

De workflow Deliveries heeft zijn eigen vier statussen, in plaats van de standaardstatussen die een nieuw tickettype krijgt:

Standaard mogen alleen de groepen Administrators en Facility Managers een levering naar de volgende status zetten. De koppeling is gemaakt op de naam van de groep. Heten jullie groepen anders, of doet bijvoorbeeld de receptie de afhandeling, geef die groep dan de overgangen in de workflow Deliveries. Doe je dat niet, dan kunnen die medewerkers wel leveringen aanmaken maar ze niet afmelden als opgehaald. Hoe statussen en overgangen werken, lees je in Workflows.

Stap 4. Laat de ontvanger weten dat er een pakket ligt

Gfacility stuurt de ontvanger niet vanzelf een bericht. Wil je dat wel, maak dan een automatisering op tickets die afgaat als de status Awaiting pickup wordt, met de voorwaarde dat de klasse van het template Leveringen is, en die een e-mail stuurt aan de ontvanger. Zo krijgt de ontvanger pas bericht als het pakket echt klaarligt, en niet al bij het registreren.

Hoe werkt de labelscan voor de medewerker?

1. De medewerker kiest bij het aanmaken het leveringentemplate en klikt op Scan label. Op een telefoon of tablet opent direct de camera.
2. Gfacility leest de tekst van het label en zoekt de ontvanger tussen de actieve gebruikers.
   • Zeker herkend: de ontvanger en de organisatie worden ingevuld.
   • Niet zeker: de medewerker kiest uit maximaal vijf voorgestelde collega’s.
   • Niet herkend: de medewerker kiest de ontvanger zelf.
3. De vervoerder en het trackingnummer komen in de omschrijving. Herkende vervoerders zijn PostNL, DHL, DPD, UPS, FedEx, GLS, TNT, Amazon, Budbee, Trunkrs en Bpost, mits de naam op het label staat.
4. Er wordt niets vanzelf opgeslagen. De medewerker controleert de gegevens en maakt de levering aan.

Leveringen terugvinden

Leveringen zijn gewone tickets en staan in het ticketoverzicht. Filter of groepeer op klasse = Leveringen en sla dat op als filter, bijvoorbeeld Pakketten die klaarliggen met de status Awaiting pickup. Zoek je één pakket, typ dan de referentie, zoals DLV-123.

Meer over deze functie lees je in de releasenotes van 2026 Q3.