Configurer les livraisons

Configuration · Modules · Tickets

Avec les livraisons, l’accueil ou le service courrier enregistre chaque colis entrant dans Gfacility. Une livraison est un ticket avec sa propre classe, sa propre référence (DLV-123) et son propre workflow : vous voyez ainsi d’un coup d’œil quels colis attendent encore et qui a récupéré quoi. Grâce au scan d’étiquette, le personnel prend en photo l’étiquette du colis et Gfacility renseigne à sa place le destinataire, son organisation, le transporteur et le numéro de suivi.

Cet article décrit ce qu’un administrateur configure une seule fois. Vous devez disposer des droits de gestion des modèles de ticket et des workflows.

Qu’est-ce qui est déjà en place ?

Étape 1. Créer un modèle de ticket de classe Livraisons

1. Allez dans Paramètres et, dans le groupe configuration des modules, ouvrez Modèles de tickets. Pour le fonctionnement général des modèles, consultez Modèles & collections.
2. Créez un nouveau modèle, par exemple Colis reçu.
3. Sous Classe, choisissez Livraisons. C’est la seule chose qui transforme un modèle ordinaire en modèle de livraison.
4. Enregistrez le modèle et activez-le.

Attention : la classe ne peut plus être modifiée une fois le modèle enregistré. Si vous avez choisi la mauvaise classe, créez un nouveau modèle.

Une fois enregistré, un modèle de livraison reçoit automatiquement ces paramètres :

• Le workflow Deliveries. Le champ type de ticket est défini sur Deliveries et masqué, afin que chaque livraison arrive dans le bon workflow.
• La question Scan label. Le formulaire de création affiche un bouton Scan label. Sur le ticket lui-même, une fois créé, le bouton est masqué par défaut.
• L’organisation suit le destinataire. L’organisation est déduite de la personne à qui la livraison est destinée, à partir de son organisation principale.

Étape 2. Vérifier les questions du modèle

Ouvrez le générateur de questions du nouveau modèle et vérifiez ces points :

• Demandé pour correspond au destinataire du colis. Le scan d’étiquette remplit ce champ, le modèle doit donc comporter cette question. Elle n’a pas besoin d’être visible, mais si vous la masquez, ne lui attribuez pas d’utilisateur par défaut fixe : un champ masqué avec une valeur fixe conserve cette valeur et ignore le destinataire scanné.
• Titre peut rester vide. Après un scan, Gfacility indique Livraison pour [nom] si le titre est encore vide.
• Description reçoit les lignes Transporteur : … et Numéro de suivi : … après un scan. Laissez ce champ visible pour que le personnel puisse les vérifier.
• Scan label sur le ticket. Si vous souhaitez scanner une étiquette après la création de la livraison, par exemple pour un deuxième colis, rendez aussi la question Scan label visible sur le ticket.

La photo de l’étiquette est toujours jointe à la livraison, même lorsque la question des pièces jointes est masquée dans le formulaire.

Étape 3. Vérifier qui peut changer le statut

Le workflow Deliveries comporte quatre statuts qui lui sont propres, à la place des statuts standard qu’obtient un nouveau type de ticket :

Par défaut, seuls les groupes Administrators et Facility Managers peuvent faire passer une livraison au statut suivant. Le lien se fait sur le nom du groupe. Si vos groupes portent un autre nom, ou si c’est l’accueil qui gère les livraisons, attribuez à ce groupe les transitions dans le workflow Deliveries. Sinon, ces collaborateurs pourront créer des livraisons, mais pas les marquer comme retirées. Pour le fonctionnement des statuts et des transitions, consultez Workflows.

Étape 4. Prévenir le destinataire qu’un colis l’attend

Gfacility ne prévient pas le destinataire automatiquement. Si vous le souhaitez, créez une automatisation sur les tickets qui s’exécute lorsque le statut passe à Awaiting pickup, avec pour condition que la classe du modèle soit Livraisons, et qui envoie un e-mail au destinataire. Ainsi, le destinataire n’est prévenu qu’une fois le colis réellement prêt, et non au moment de son enregistrement.

Comment le scan d’étiquette fonctionne-t-il pour le personnel ?

1. Lors de la création d’un ticket, le collaborateur choisit le modèle de livraison et clique sur Scan label. Sur un téléphone ou une tablette, l’appareil photo s’ouvre directement.
2. Gfacility lit l’étiquette et cherche le destinataire parmi les utilisateurs actifs.
   • Reconnu avec certitude : le destinataire et l’organisation sont renseignés.
   • Pas de certitude : le collaborateur choisit parmi cinq collègues suggérés au maximum.
   • Non reconnu : le collaborateur choisit lui-même le destinataire.
3. Le transporteur et le numéro de suivi sont ajoutés à la description. Les transporteurs reconnus sont PostNL, DHL, DPD, UPS, FedEx, GLS, TNT, Amazon, Budbee, Trunkrs et Bpost, à condition que le nom figure sur l’étiquette.
4. Rien n’est enregistré automatiquement. Le collaborateur vérifie les informations, puis crée la livraison.

Retrouver les livraisons

Les livraisons sont des tickets ordinaires et apparaissent dans la vue d’ensemble des tickets. Filtrez ou regroupez sur classe = Livraisons et enregistrez le résultat comme filtre, par exemple Colis en attente avec le statut Awaiting pickup. Pour retrouver un colis précis, saisissez sa référence, par exemple DLV-123.

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez les notes de version 2026 Q3.