Lieferungen einrichten

Konfiguration · Module · Tickets

Mit Lieferungen erfasst der Empfang oder die Poststelle jedes eingehende Paket in Gfacility. Eine Lieferung ist ein Ticket mit eigener Klasse, eigener Referenz (DLV-123) und eigenem Workflow, sodass Sie auf einen Blick sehen, welche Pakete noch warten und wer was abgeholt hat. Mit dem Etikettenscan fotografieren Mitarbeitende das Paketetikett, und Gfacility trägt Empfänger, dessen Organisation, Paketdienst und Sendungsnummer für sie ein.

Dieser Artikel beschreibt, was ein Administrator einmalig einrichtet. Sie benötigen dafür die Rechte zum Verwalten von Ticketvorlagen und Workflows.

Was ist bereits vorhanden?

Schritt 1. Ticketvorlage mit der Klasse Lieferungen anlegen

1. Gehen Sie zu Einstellungen und öffnen Sie in der Gruppe Modulkonfiguration die Ticketing-Vorlagen. Wie Vorlagen allgemein funktionieren, lesen Sie unter Vorlagen & Sammlungen.
2. Legen Sie eine neue Vorlage an, zum Beispiel Paket eingegangen.
3. Wählen Sie unter Klasse die Option Lieferungen. Nur dadurch wird aus einer gewöhnlichen Vorlage eine Vorlage für Lieferungen.
4. Speichern Sie die Vorlage und setzen Sie sie auf aktiv.

Beachten Sie, dass sich die Klasse nach dem Speichern nicht mehr ändern lässt. Haben Sie die falsche Klasse gewählt, legen Sie eine neue Vorlage an.

Nach dem Speichern erhält eine Vorlage für Lieferungen automatisch diese Einstellungen:

• Der Workflow Deliveries. Das Feld Tickettyp wird auf Deliveries gesetzt und ausgeblendet, sodass jede Lieferung im richtigen Workflow landet.
• Die Frage Scan label. Das Erfassungsformular zeigt eine Schaltfläche Scan label. Im Ticket selbst ist die Schaltfläche nach dem Anlegen standardmäßig ausgeblendet.
• Die Organisation folgt dem Empfänger. Die Organisation wird aus der Person abgeleitet, für die die Lieferung bestimmt ist, und zwar aus deren primärer Organisation.

Schritt 2. Fragen der Vorlage prüfen

Öffnen Sie den Fragen-Builder der neuen Vorlage und prüfen Sie diese Punkte:

• Angefordert für ist der Empfänger des Pakets. Der Etikettenscan füllt dieses Feld aus, daher muss die Vorlage diese Frage enthalten. Sie muss nicht sichtbar sein, doch wenn Sie sie ausblenden, geben Sie ihr keinen festen Standardbenutzer: Ein ausgeblendetes Feld mit festem Wert behält diesen Wert und ignoriert den gescannten Empfänger.
• Titel kann leer bleiben. Nach einem Scan trägt Gfacility Lieferung für [Name] ein, sofern der Titel noch leer ist.
• Beschreibung erhält nach einem Scan die Zeilen Paketdienst: … und Sendungsnummer: …. Lassen Sie dieses Feld sichtbar, damit Mitarbeitende die Angaben prüfen können.
• Scan label im Ticket. Möchten Sie ein Etikett auch nach dem Anlegen der Lieferung scannen, etwa für ein zweites Paket, machen Sie die Frage Scan label auch im Ticket sichtbar.

Das Foto des Etiketts wird immer an die Lieferung angehängt, auch wenn die Frage für Anhänge im Formular ausgeblendet ist.

Schritt 3. Prüfen, wer den Status ändern darf

Der Workflow Deliveries hat vier eigene Status statt der Standardstatus, die ein neuer Tickettyp erhält:

Standardmäßig können nur die Gruppen Administrators und Facility Managers eine Lieferung in den nächsten Status setzen. Die Verknüpfung erfolgt über den Gruppennamen. Heißen Ihre Gruppen anders oder kümmert sich der Empfang um die Lieferungen, geben Sie dieser Gruppe die Übergänge im Workflow Deliveries. Andernfalls können diese Mitarbeitenden zwar Lieferungen anlegen, sie aber nicht als abgeholt markieren. Wie Status und Übergänge funktionieren, lesen Sie unter Workflows.

Schritt 4. Den Empfänger informieren, dass ein Paket wartet

Gfacility benachrichtigt den Empfänger nicht automatisch. Wenn Sie das möchten, legen Sie eine Automatisierung für Tickets an, die ausgeführt wird, sobald der Status zu Awaiting pickup wechselt, mit der Bedingung, dass die Klasse der Vorlage Lieferungen ist, und die eine E-Mail an den Empfänger sendet. So erfährt der Empfänger erst davon, wenn das Paket tatsächlich bereitliegt, und nicht schon im Moment der Erfassung.

Wie funktioniert der Etikettenscan für Mitarbeitende?

1. Beim Anlegen eines Tickets wählen Mitarbeitende die Vorlage für Lieferungen und klicken auf Scan label. Auf einem Smartphone oder Tablet öffnet sich sofort die Kamera.
2. Gfacility liest das Etikett und sucht den Empfänger unter den aktiven Benutzern.
   • Sicher erkannt: Empfänger und Organisation werden eingetragen.
   • Nicht eindeutig: Mitarbeitende wählen aus bis zu fünf vorgeschlagenen Kollegen.
   • Nicht erkannt: Mitarbeitende wählen den Empfänger selbst aus.
3. Paketdienst und Sendungsnummer landen in der Beschreibung. Erkannt werden PostNL, DHL, DPD, UPS, FedEx, GLS, TNT, Amazon, Budbee, Trunkrs und Bpost, sofern der Name auf dem Etikett steht.
4. Nichts wird automatisch gespeichert. Mitarbeitende prüfen die Angaben und legen die Lieferung dann an.

Lieferungen finden

Lieferungen sind gewöhnliche Tickets und erscheinen in der Ticketübersicht. Filtern oder gruppieren Sie nach Klasse = Lieferungen und speichern Sie das Ergebnis als Filter, zum Beispiel Wartende Pakete mit dem Status Awaiting pickup. Um ein einzelnes Paket zu finden, geben Sie seine Referenz ein, etwa DLV-123.

Mehr zu dieser Funktion lesen Sie in den Release Notes 2026 Q3.