Automatisierung
Office 365 Sync
Die kontinuierliche Synchronisation zwischen Gfacility und Microsoft 365 – Räume, Kalender, Nutzer, Mailbox-Ressourcen. Nicht die einmalige Integration, sondern die Kadenz, die beide Seiten in Einklang hält.
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Konfiguration · Automatisierung · 9.1
Der Office 365 Sync ist die kontinuierliche Verbindung zwischen Gfacility und Microsoft 365 – Raumressourcen, Nutzer, Kalender, Postfächer. Nicht das einmalige Integrations-Setup (das steht unter „Microsoft 365 & Google Workspace” bei Integrationen), sondern die operative Konfiguration: wie oft synchronisieren, in welche Richtung, mit welchen Konfliktregeln. Google Workspace hat ein paralleles Modul.
Warum das für das Business wichtig ist
„Buchung in Outlook → Raum doppelt gebucht"
Bidirektionaler Sync + Konfliktregel: eine Quelle führt, die andere folgt sofort.
„Neuer Mitarbeiter nicht in Gfacility"
Nutzer-Sync (siehe 9.3) übernimmt Provisionierung aus Entra. Hier siehst du die Office-365-Seite davon.
„Sync seit einer Woche eingefroren"
Status-Dashboard + Alerts → du merkst es in Minuten, nicht erst durch die erste Nutzerbeschwerde.
„Rate-Limit bei M365 Graph erreicht"
Throttling-Einstellungen → Sync über den Tag verteilen, Frequenz an Tenant-Größe anpassen.
Was wird synchronisiert
| Objekt | Richtung | Frequenz |
|---|---|---|
| Raumressourcen | Gfacility ↔ M365 | Echtzeit-Webhook + tägliche Abgleichung |
| Buchungen | Gfacility ↔ M365 (je nach Raumkonfig) | Echtzeit |
| Nutzer (Basisdaten) | Entra → Gfacility | SCIM (Echtzeit) oder täglich |
| Gruppen | Entra → Gfacility | Täglich (inkrementell) |
| Outlook-Kalender (pro Nutzer) | M365 → Gfacility | Echtzeit über Subscriptions |
| Mail (actionable messages, Mail-zu-Ticket) | M365 → Gfacility | Echtzeit |
Was konfigurierst du hier?
Sync-Kadenz
Pro Objekttyp: Echtzeit, stündlich, täglich. Seltener = geringere Last, größere Verzögerung.
Konfliktregeln
Bei Doppeländerungen: Gfacility gewinnt · M365 gewinnt · Last-write-wins · Admin benachrichtigen.
Filter / Scope
Welche OUs, welche Gruppen, welche Räume? Nicht den ganzen Tenant – das überlastet.
Monitoring
Statusseite, Fehler-Log, Alarmroute bei > X Min Ausfall. Richtig messen – nicht „werden wir schon merken".
Welche Entscheidungen triffst du?
Pro Raum: M365-verknüpft oder nicht?
Meetingräume + Outlook-Kultur = ja. Reine Flex-Desks ohne Kalender = nein.
Konfliktpräferenz
Gfacility gewinnt = konsistent, aber Outlook-Nutzer überrascht. M365 gewinnt = Outlook-Komfort, aber Regeln verloren.
Sync-Frequenz pro Objekt
Buchungen in Echtzeit, Gruppen täglich. Nicht alles in Echtzeit – zu viel Graph-Quota.
Monitoring & Verantwortlichkeit
Wer wird alarmiert? IT-Plattform + M365-Admin. Mit SLA: Behebung innerhalb 4 h.