Optimieren & skalieren
KPI-Monitoring & Dashboards
Von „wir können messen" zu „wir steuern danach". Welche Dashboards prüfen Sie täglich, wöchentlich und monatlich, und welche Entscheidung folgt jeweils?
Aktualisiert am 18. Mai 2026
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Warum das jetzt zählt
Dashboards zu bauen ist einfach. Dashboards, die Entscheidungen verändern, brauchen Taktung, Ownership und Disziplin. Viele Plattformen bleiben bei „wir haben Power BI” stehen, ohne dass jemand danach steuert. Hier machen Sie den Unterschied zwischen Messen und Steuern.
Was liefern Sie?
Dashboard-Landschaft
Liste der Dashboards mit Zweck, Zielgruppe, Frequenz, Owner und Verteilungskanal.
Review-Taktung
Wer schaut wann auf was, Kalendereinträge, nicht „gelegentlich".
Alert-Regeln
Schwellenwerte, die automatisch eine Benachrichtigung auslösen.
Continuous-Improvement-Log
Welche Entscheidungen wurden auf Basis von KPIs getroffen, mit nachträglicher Wirkungsmessung.
Kernfragen
- 1Welche Dashboards für welche Entscheidungen? Operativ = Tag, taktisch = Woche, strategisch = Monat/Quartal.
- 2Owner, wem gehört das Dashboard, wer beantwortet Fragen, passt es bei Änderungen an?
- 3Schwellen & Alerts, ab welchem Wert geht eine Benachrichtigung raus? An wen?
- 4Vergleich, zeigen Sie Trends, Zielwerte, Vorperiode oder eine Kombination? Eine Zahl ohne Kontext führt in die Irre.
- 5Drill-down, kann ein Manager vom Gesamtwert der Organisation bis zu seinem Team und einzelnen Tickets durchklicken?
- 6Wie oft ändern sich KPIs, wann ändert sich eine Definition und wer genehmigt? Glossar bleibt führend.
- 7Continuous-Improvement-Log, halten Sie fest, welche Entscheidungen Sie auf Basis eines Dashboards getroffen haben und welche Wirkung sie hatten?
- 8Zugriff, wer sieht was? Row-Level-Security pro Abteilung/Standort oder breite Transparenz?
- 9Datenaktualität, brauchen Sie Realtime oder reichen stündliche/tägliche Updates? Welche Quelle liefert das Update?
- 10Dashboard-Hygiene, periodisches Aufräumen von Dashboards, die niemand mehr öffnet. Messen über Power-BI-Usage-Analytics.
Vorlage — Dashboard-Steckbrief
| Dashboard | Zweck | Zielgruppe | Review-Frequenz | Alert > | Owner |
|---|---|---|---|---|---|
| Tickets heute | Operative Triage | L1 Service-Manager | Täglich 9:00 | P1 offen > 15 Min. | Service-Manager |
| SLA-Erfüllung wöchentlich | Taktische Anpassung | Service-Manager | Montag 10:00 | SLA < 90% | Service-Manager |
| Belegung & No-Show | Policy-Anpassung | FM-Lead, HR | Wöchentlich Freitag | No-Show > 20% | FM-Lead |
| Adoption pro Team | Change-Anpassung | PM, Sponsor | Wöchentlich bis M+3 | Adoption < 70% | PM |
| Executive-Bericht | Strategischer Review | C-Suite | Monatlich am 1. | N/A | COO |
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Vorlage — Continuous-Improvement-Log
| Datum | KPI / Signal | Entscheidung | Wirkungsmessung | Owner |
|---|---|---|---|---|
| 12.09. | No-Show in Brüssel = 28% | Auto-Stornierung verkürzt von 20 → 10 Min. | −9 PP nach 4 Wochen | FM-Lead |
| 30.09. | SLA P3 = 78% (Schwelle 85%) | Routing-Regel, Workgroup aufgeteilt | +12 PP nach 6 Wochen | Service-Manager |
| 22.10. | Helpdesk-CSAT sinkt auf 3,8 | First-Reply-Vorlage neu schreiben | In Bearbeitung | Service-Manager |
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