Automatisierung
Regeln
Der eine Ort, an dem bedingte Logik wohnt – Einschränkungsregeln für Reservierungen, Aufgabenregeln für Wartung, Finanzregeln für Verrechnung, Benachrichtigungsregeln für Alarme.
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Konfiguration · Automatisierung · 9.2
Regeln sind die bedingte Logik hinter Automatisierung: wenn X gilt, tue Y. Gfacility hat vier Hauptfamilien – Einschränkungsregeln (Reservierungen begrenzen), Aufgabenregeln (periodische Aufgaben planen), Finanzregeln (Verrechnung), Benachrichtigungsregeln (wer was bekommt). Dasselbe Prinzip durchgehend; unterschiedliche Anwendungen.
Warum das für das Business wichtig ist
„Boardroom für alle offen"
Einschränkungsregel: nur die Gruppe „Management+" darf buchen – gelöst ohne Workflow-Änderungen.
„Wartung vergessen"
Aufgabenregel: jedes Jahr im Juni → Ticket für Feuerlöscher-Prüfung an FM.
„Externe Org, gleicher Preis"
Finanzregel: Org-Typ „Extern" → +30 % auf alle Produkte.
„Manager will nur relevante Alarme"
Benachrichtigungsregel: P1-Tickets in meiner Workgroup → Teams-Nachricht; P3 nicht mehr.
Die vier Hauptfamilien
Einschränkungsregeln
Wer was buchen/bestellen darf, mit welchen Limits. Hängt an Räumen und Produkten.
Aufgabenregeln
Periodische Aufgaben: Trigger (Kalender, Status, Messung) → Ticket/Aufgabe für die Workgroup erstellen.
Finanzregeln
Rabatte, Aufschläge, Verrechnungs-Mapping. Bei der Preisberechnung angewendet (siehe 4.7).
Benachrichtigungsregeln
Wer erhält welche Nachricht, über welchen Kanal, bei welchem Ereignis. Stapelbar mit Priorität.
Aufbau einer Regel
| Komponente | Was sie tut |
|---|---|
| Trigger | Wann auswerten? Bei Erstellung, Änderung, Kalendermoment oder Statuswechsel. |
| Bedingungen | Filtermenge (AND/OR) auf Feldern. „Kategorie = IT-Hardware AND Standort = Brüssel". |
| Aktion | Was passieren soll: Ticket erstellen, Preis anpassen, Benachrichtigung senden, Buchung ablehnen. |
| Priorität / Reihenfolge | Bei mehreren Regeln: welche zuerst? Stopp beim ersten Treffer (exklusiv) oder weiter (kumulativ)? |
| Aktiv von/bis | Zeitliche Regeln (Sommerkampagne, Lockdown) schalten sich automatisch ab. |
| Log | Wie oft hat diese Regel ausgelöst? Hilft beim Debuggen und regelmäßigen Aufräumen. |
Welche Entscheidungen triffst du?
Namenskonvention für Regeln
„BE-FM-Feuerlöscher-jährlich" ist lesbar; „Regel 47" nicht. Muster durchsetzen.
Verantwortlichkeit
Ein Owner pro Regelfamilie (FM für Aufgabenregeln, Finance für Finanzregeln). Kein „die kennen wir nicht mehr".
Reihenfolgendisziplin
Stapelbare Regeln in Produktion ohne Reihenfolgentest → unerwartetes Ergebnis. Zuerst in Acceptance testen.
Hygienezyklus
Quartalsweise Prüfung: welche Regeln haben nicht ausgelöst? Entfernen oder beheben.