Automatisierung
Automatisierungen
Eine Regel-Engine für alle Module. Wählen Sie eine Entität, einen Trigger und Bedingungen, dann aktualisieren Aktionen Felder, mailen Personen, erstellen Aufgaben, rufen einen Webhook auf oder übergeben den Datensatz an die KI.
Aktualisiert am 25. Juli 2026
Konfiguration · Automatisierung · 9.2
Automatisierungen sind die bedingte Logik hinter der Plattform: wenn dies mit jenem Datensatz passiert und diese Bedingungen gelten, dann tue Folgendes. Wo Gfacility bisher pro Modul ein eigenes Regelfenster hatte, gibt es jetzt eine Engine unter Einstellungen, Automatisierungen, Automatisierungsregeln die Tickets, Aufgaben, Reservierungen, Besucher, Konfigurationselemente, Assets, Wissensdatenbank-Artikel, Catering-Bestellungen und Serviceanfragen abdeckt.
Das ist mehr als Aufräumen: Eine Regel, die Sie für Tickets bauen lernen, funktioniert genauso für Reservierungen. Ein Denkmodell, eine Stelle zum Nachsehen, wenn unerwartet etwas auslöst, eine Ausführungshistorie für das ganze Unternehmen.
Warum das für das Unternehmen zählt
"Niemand bestätigt eine Anfrage"
Ticket erstellt, dem Anfragenden die Ticketnummer mailen. Kein Bearbeiter muss daran denken.
"Eskalationen kommen zu spät"
Priorität wird höchste, Bearbeiter und ganze Arbeitsgruppe in derselben Sekunde alarmieren.
"Datensätze verstummen und niemand merkt es"
Sieben Tage offen und unberührt, eine interne Notiz hinzufügen und den Bearbeiter erinnern.
"Unsere anderen Systeme erfahren nie etwas"
Ein Webhook schickt die Änderung in Ihr ERP oder Ihre BI-Umgebung, sobald gespeichert wird.
Der Aufbau einer Automatisierungsregel
| Bestandteil | Was Sie festlegen |
|---|---|
| Entität | Welchen Datensatztyp die Regel beobachtet: Ticket, Aufgabe, Reservierung, Besucher, Konfigurationselement, Asset, Wissensdatenbank, Catering-Bestellung oder Serviceanfrage. |
| Trigger | Der Moment der Auswertung. Ein Trigger pro Regel, sieben zur Auswahl (siehe unten). |
| Bedingungen | Ein verschachtelter AND / OR / NOT-Baum über die eigenen Felder und benutzerdefinierten Felder der Entität. Operatoren sind unter anderem gleich, in, enthält, größer als, ist leer und zwischen, dazu die änderungsbezogenen: geändert, geändert zu, geändert von. |
| Aktionen | Eine oder mehrere, in einer festen Reihenfolge. Sieben Arten (siehe unten). Jede Aktion kann eigene Zusatzbedingungen tragen. |
| Anwenden auf | Pro Aktion, welchen Datensatz sie berührt: den Datensatz selbst, sein Elternelement, seine Kinder, alle Nachfolger, seine Aufgaben, den gesamten Aufgabenbaum, oder die Besucher und Catering-Bestellungen einer Reservierung. Optional nur der erste Treffer oder gefiltert nach eigenen Bedingungen. |
| Ausführungslimit | Jedes Mal, einmal pro Datensatz, einmal pro Reservierung oder jedes N-te Mal. So bauen Sie "bei jedem zehnten geschlossenen Ticket um eine Bewertung bitten", ohne alle zuzuspammen. |
| Bei erster fehlgeschlagener Aktion stoppen | Ein: Die restlichen Aktionen werden übersprungen, wenn eine fehlschlägt. Aus: Alles läuft trotzdem. |
| Aktiv | Eine Regel bleibt inaktiv, bis Sie sie einschalten, damit Sie sie in Ruhe bauen können. Das Formular sagt das auch deutlich, solange es ein Entwurf ist. |
Die sieben Trigger
Erstellt
Ein neuer Datensatz wird erstmals gespeichert.
Aktualisiert
Ein bestehender Datensatz ändert sich. Kombinieren Sie ihn mit "geändert zu"-Bedingungen, um einen bestimmten Übergang zu treffen.
Gelöscht
Ein Datensatz wird entfernt. Nützlich für Audit-Webhooks.
Nachricht hinzugefügt
Eine neue Nachricht landet im Reiter Kommunikation des Datensatzes.
Reaktion hinzugefügt
Jemand reagiert mit einem Emoji, ein leises Signal, auf das Sie reagieren können.
Nach Zeitplan
Ein Startdatum plus eine Wiederholung, ab stündlich, berechnet in der Zeitzone Ihres Unternehmens. Optional auf bestimmte Datensätze begrenzt, die Sie auswählen.
Vor oder nach einem Datum
Eine Erinnerung, die ein Datumsfeld des Datensatzes beobachtet und eine gewählte Anzahl Minuten davor oder danach auslöst.
Die sieben Aktionen
| Aktion | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Felder aktualisieren | Werte am Datensatz setzen, Standardfelder wie benutzerdefinierte Felder: Status, Priorität, Bearbeiter, Klassifizierung. |
| E-Mail senden | An Rollen statt an Adressen: Bearbeiter, Ersteller, Anfragender, Beobachter, Mitglieder der Arbeitsgruppe, Organisator, Gastgeber, der Besucher, erwähnte Nutzer oder eine feste Adresse. Entweder mit E-Mail-Vorlage oder mit Betreff und Text, den Sie selbst schreiben. |
| Aufgabe erstellen | Eine Folgeaufgabe am Datensatz, aus einer Aufgabenvorlage oder ausgeschrieben, mit Typ, Klassifizierung, Status, Priorität und einem Versatz zum Fälligkeitsdatum. Eine Aufgabe kann auf eine frühere Aktion derselben Regel warten. |
| Webhook | Ein signierter HTTP-Aufruf an ein externes System. Siehe 9.4 Webhooks. |
| KI auslösen | Übergeben Sie den Datensatz an den KI-Assistenten: die passenden KI-Anwendungsfälle ausführen oder einem Agenten eine eigene Anweisung in Ihren Worten geben. |
| Chatnachricht senden | Eine Nachricht über den Gfacility-Bot in Microsoft Teams oder Google Chat, aus einer Bot-Vorlage oder selbst geschrieben. |
| Kommentar hinzufügen | Eine Notiz im Reiter Kommunikation hinterlassen, als interne Notiz, Kundennotiz oder öffentliche Notiz. |
Starten Sie mit einer Vorlage, nicht mit einem leeren Formular
Eine neue Regel öffnet mit einer Galerie bewährter Vorlagen, die alle vollständig konfiguriert im Builder landen, damit Sie nur noch anpassen. Zehn gibt es heute, darunter: neue Tickets dem Anfragenden bestätigen, Tickets mit höchster Priorität eskalieren, den Bearbeiter über neue Antworten informieren, den Bearbeiter vor dem Fälligkeitsdatum erinnern, stillgelegte Datensätze anstoßen, externe Besucher drei Tage vor einer Reservierung erinnern, bei einer abgesagten Reservierung alarmieren, eine Stunde nach einer Reservierung um Feedback bitten, bei jedem zehnten geschlossenen Ticket um eine Bewertung bitten, und eine KI-Zusammenfassung bei neuen Tickets.
Aus einer Vorlage zu bauen ist der schnellste Weg, die Engine zu lernen, weil Sie eine funktionierende Kombination aus Trigger, Bedingungen und Aktionen sehen, bevor Sie selbst etwas erfinden.
Testen, bevor Sie aktivieren
Testlauf
Wählen Sie einen echten Datensatz und sehen Sie genau, was die Regel mit ihm tun würde, ohne etwas zu ändern. Der Lauf wird als Testlauf protokolliert, damit Sie ihn später mit dem echten vergleichen können.
Ausführungshistorie
Jede Ausführung wird pro Regel und unternehmensweit erfasst, mit dem Status Erfolg, teilweise, fehlgeschlagen, übersprungen oder Testlauf, der berührten Entität und dem alten und neuen Wert jedes Feldes, das die Regel geändert hat.
Die Ausführungshistorie ist die Antwort auf “warum ist dieses Ticket plötzlich mir zugewiesen”. Nach Entität filtern, den Lauf öffnen, die aufgelösten Werte lesen. Übersprungene Läufe sagen genauso viel wie fehlgeschlagene: Sie zeigen, dass ein Ausführungslimit oder eine Bedingung die Regel gebremst hat.
Was ist aus den alten Regelfenstern geworden
Welche Entscheidungen treffen Sie?
Namenskonvention
"Ticket, höchste Priorität, Arbeitsgruppe alarmieren" ist auch in einem Jahr lesbar. "Regel 47" nicht. Die Liste zeigt Ihre Beschreibung, also schreiben Sie eine.
Wer darf Automatisierungen bauen
Die Automatisierungsrechte sind von den Modulrechten getrennt. Vergeben Sie sie bewusst, an eine kleine Gruppe.
Reihenfolge der Regeln
Regeln derselben Entität laufen in Listenreihenfolge, die Sie per Ziehen festlegen. Setzen Sie die engen Regeln über die breiten.
Reihenfolge der Migration
Bauen Sie zuerst die Legacy-Regeln um, die Kunden erreichen (Bestätigungen, Eskalationen), danach die interne Hausarbeit.