Automatisierung
Automatisierungen
Eine Regel-Engine für alle Module. Wählen Sie eine Entität, einen Trigger und Bedingungen, dann aktualisieren Aktionen Felder, mailen Personen, erstellen Aufgaben und Reservierungen, setzen Preise, rufen einen Webhook auf oder übergeben den Datensatz an die KI.
Aktualisiert am 19. Aug. 2026
Konfiguration · Automatisierung · 9.2
Automatisierungen sind die bedingte Logik hinter der Plattform: wenn dies mit jenem Datensatz passiert und diese Bedingungen gelten, dann tue Folgendes. Wo Gfacility bisher pro Modul ein eigenes Regelfenster hatte, gibt es jetzt eine Engine unter Einstellungen, Automatisierungen, Automatisierungsregeln, die Tickets, Aufgaben, Reservierungen, Raumreservierungen, Besucher, Konfigurationselemente, Assets, Wissensdatenbank-Artikel, Catering-Bestellungen, Serviceanfragen, Nutzer und eingehende E-Mails abdeckt.
Das ist mehr als Aufräumen: Eine Regel, die Sie für Tickets bauen lernen, funktioniert genauso für Reservierungen. Ein Denkmodell, eine Stelle zum Nachsehen, wenn unerwartet etwas auslöst, eine Ausführungshistorie für das ganze Unternehmen.
Diese Seite beschreibt den Aufbau einer Regel. Sobald Ihnen der vertraut ist, gehen zwei Folgeseiten tiefer: Erweiterte Automatisierungen erklärt jede Ablaufoption (parallele Zweige, Wartepunkte, Bedingungsschleusen), und Use Cases für Automatisierungen führt durch komplette Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeiter über IT, HR und Facility hinweg.
Warum das für das Unternehmen zählt
"Niemand bestätigt eine Anfrage"
Ticket erstellt, dem Anfragenden die Ticketnummer mailen. Kein Bearbeiter muss daran denken.
"Eskalationen kommen zu spät"
Priorität wird höchste, Bearbeiter und ganze Arbeitsgruppe in derselben Sekunde alarmieren.
"Unsere Prozesse stecken in einzelnen Köpfen"
Onboarding, Genehmigungen, Nachfassen: Eine Regel erstellt die Aufgaben, wartet darauf und stößt die Nachzügler an.
"Unsere anderen Systeme erfahren nie etwas"
Ein Webhook schickt die Änderung in Ihr ERP oder Ihre BI-Umgebung, sobald gespeichert wird.
Der Aufbau einer Automatisierungsregel
| Bestandteil | Was Sie festlegen |
|---|---|
| Entität | Welchen Datensatztyp die Regel beobachtet: Ticket, Aufgabe, Reservierung, Raumreservierung, Besucher, Konfigurationselement, Asset, Wissensdatenbank, Catering-Bestellung, Serviceanfrage, Nutzer oder eingehende E-Mail. |
| Trigger | Der Moment der Auswertung. Ein Trigger pro Regel, acht zur Auswahl (siehe unten). Ein Trigger Aktualisiert benennt zusätzlich die beobachteten Felder, damit die Regel nur bei Änderungen aufwacht, die für sie zählen. |
| Bedingungen | Ein verschachtelter AND / OR / NOT-Baum über die eigenen Felder und benutzerdefinierten Felder der Entität. Operatoren sind unter anderem gleich, in, enthält, größer als, ist leer und zwischen, dazu die änderungsbezogenen: geändert, geändert zu, geändert von. |
| Schritte (Aktionen) | Einer oder mehrere, in einer festen Reihenfolge. Vierzehn Arten in sechs Gruppen (siehe unten). Jeder Schritt kann eigene Zusatzbedingungen tragen, und Schritte können auch parallel, hinter einem Wartepunkt oder hinter einer Bedingungsschleuse laufen; das ist das Gebiet der erweiterten Seite. |
| Anwenden auf | Pro Schritt, welchen Datensatz er berührt: den Datensatz selbst, sein Elternelement, seine Kinder, alle Nachfolger, seine Aufgaben, den gesamten Aufgabenbaum, die Besucher und Catering-Bestellungen einer Reservierung, oder die Datensätze, die ein früherer Schritt erstellt hat. Optional nur der erste Treffer oder gefiltert nach eigenen Bedingungen. |
| Ausführungslimit | Jedes Mal, einmal pro Datensatz, einmal pro Reservierung oder jedes N-te Mal. So bauen Sie "bei jedem zehnten geschlossenen Ticket um eine Bewertung bitten", ohne alle zuzuspammen. |
| Nur die erste passende Aktion ausführen | Aus: Jeder Schritt, dessen Bedingungen passen, läuft, der Reihe nach. Ein: Die Schritte werden zu einer Leiter und der erste, dessen Bedingungen passen, gewinnt, der Rest wird übersprungen. So baut man gestaffelte Ergebnisse wie Stornogebühren. |
| Bei erster fehlgeschlagener Aktion stoppen | Ein: Die restlichen Schritte werden übersprungen, wenn einer fehlschlägt. Aus: Alles läuft trotzdem. |
| Aktiv | Eine Regel bleibt inaktiv, bis Sie sie einschalten, damit Sie sie in Ruhe bauen können. Das Formular sagt das auch deutlich, solange es ein Entwurf ist. |
Das Regelformular gibt Ihnen zwei Sichten auf dieselbe Regel: den Editor, eine Schrittliste, die Sie von oben nach unten ausfüllen, und das Diagramm, ein Flussdiagramm, das den Trigger, jeden Schritt, jeden Zweig und jeden Wartepunkt zeichnet. Was Sie in einer Sicht ändern, ist sofort in der anderen zu sehen.
Die acht Trigger
Erstellt
Ein neuer Datensatz wird erstmals gespeichert.
Aktualisiert
Ein Feld, das Sie beobachten, ändert sich an einem bestehenden Datensatz. Kombinieren Sie ihn mit "geändert zu"-Bedingungen, um einen bestimmten Übergang zu treffen, etwa Status wird geschlossen.
Erstellt oder aktualisiert
Beide Momente in einer Regel, für Logik, die ab dem ersten Speichern gelten muss.
Gelöscht
Ein Datensatz wird entfernt. Nützlich für Audit-Webhooks.
Nachricht hinzugefügt
Eine neue Nachricht landet im Reiter Kommunikation des Datensatzes.
Reaktion (Emoji) hinzugefügt
Jemand reagiert mit einem Emoji, ein leises Signal, auf das Sie reagieren können.
Nach Zeitplan
Ein Startdatum plus eine Wiederholung, ab stündlich, berechnet in der Zeitzone Ihres Unternehmens. Optional auf bestimmte Datensätze begrenzt, die Sie auswählen.
Vor oder nach einem Datum (Erinnerung)
Eine Erinnerung, die ein Datumsfeld des Datensatzes beobachtet und eine gewählte Zeitspanne davor oder danach auslöst.
Die Auswahl zeigt nur, was die gewählte Entität unterstützt: Die Trigger für Nachricht und Reaktion erscheinen bei Datensatztypen mit einem Reiter Kommunikation, und eingehende E-Mail kennt nur Erstellt. Wenn Sie einen Trigger wie “Priorität geändert zu höchste” suchen: Das ist kein eigener Trigger, sondern der Trigger Aktualisiert, der das Feld Priorität beobachtet, plus eine Bedingung “geändert zu”. Diese Kombination deckt jeden feldbezogenen Moment ab, den Sie sich denken können, und darum bleibt die Trigger-Liste selbst kurz.
Die vierzehn Aktionen
Die Aktionen sind in der Auswahl genauso gruppiert wie unten. Jede Aktion kann über Anwenden auf auf den Datensatz selbst oder auf einen verwandten Datensatz gerichtet werden, und jede Aktion kann eigene Bedingungen tragen.
| Gruppe | Aktion | Was sie bewirkt |
|---|---|---|
| Erstellen | Ticket erstellen | Aus dem Datensatz ein Ticket eröffnen, zum Beispiel aus einer importierten E-Mail, mit dem Absender als Anfragendem und den mitkopierten Anhängen. |
| Reservierung erstellen | Aus einer Besprechungseinladung eine Reservierung eröffnen und ihre Gäste auf die Besucherliste setzen. | |
| Aufgabe erstellen | Eine Folgeaufgabe am Datensatz, aus einer Aufgabenvorlage oder ausgeschrieben, mit Typ, Klassifizierung, Status, Priorität und einem Versatz zum Fälligkeitsdatum. | |
| Aktualisieren | Felder aktualisieren | Werte am Datensatz setzen, Standardfelder wie benutzerdefinierte Felder: Status, Priorität, Bearbeiter, Klassifizierung. |
| Preis setzen | Eine Raumreservierung, eine Catering- oder eine Servicezeile aus ihrem Grundpreis bepreisen: ein Prozentsatz, ein Festbetrag, pro Einheit oder kostenlos. Ein manuell überschriebener Preis gewinnt immer. | |
| Bedingungen | Bedingung | Eine Schleuse mitten im Ablauf: nur weiter, wenn die Kriterien passen, sonst werden die Schritte dahinter übersprungen. |
| Warten | Hält die Schritte darunter, bis die Aufgaben darüber fertig sind, ein Moment erreicht ist oder sich ein Datensatz ändert. Das macht aus einer Regel einen Prozess. | |
| Kommunikation | Kommentar hinzufügen | Eine Notiz im Reiter Kommunikation hinterlassen, als interne Notiz, Kundennotiz oder öffentliche Notiz. |
| E-Mail senden | An Rollen statt an Adressen: Bearbeiter, Ersteller, Anfragender, Beobachter, Mitglieder der Arbeitsgruppe, Organisator, Gastgeber, der Besucher, erwähnte Nutzer oder eine feste Adresse. Entweder mit E-Mail-Vorlage oder mit Betreff und Text, den Sie selbst schreiben. | |
| Chatnachricht senden | Eine Nachricht über den Gfacility-Bot in Microsoft Teams oder Google Chat, aus einer Bot-Vorlage oder selbst geschrieben. | |
| KI & Integrationen | KI auslösen | Übergeben Sie den Datensatz an den KI-Assistenten: die passenden KI-Anwendungsfälle ausführen oder einem Agenten eine eigene Anweisung in Ihren Worten geben. |
| Webhook | Ein signierter HTTP-Aufruf an ein externes System. Siehe 9.4 Webhooks. | |
| Compliance | Datensatz anonymisieren | Den Datensatz behalten, aber seine personenbezogenen Daten entfernen, für Aufbewahrungsrichtlinien. |
| Datensatz löschen | Den Datensatz und seine zugehörigen Daten entfernen, weich oder endgültig. Beide Compliance-Aktionen prüfen die Rechte des Autors zum Ausführungszeitpunkt erneut. |
Tiefer einsteigen
Erweiterte Automatisierungen →
Jede Ablaufoption erklärt: parallele Zweige, Wartepunkte, Bedingungsschleusen, Zusammenführungen, Zeitlimits und ausstehende Aufgaben.
In der Praxis sehen
Use Cases für Automatisierungen →
Komplette Prozesse, Schritt für Schritt: Onboarding über IT, HR und Facility hinweg, Genehmigungen, Eskalationsleitern, Feedback und Aufbewahrung.
Starten Sie mit einer Vorlage, nicht mit einem leeren Formular
Eine neue Regel öffnet mit einer Galerie bewährter Vorlagen, die alle vollständig konfiguriert im Builder landen, damit Sie nur noch anpassen. Elf gibt es heute, darunter: neue Tickets dem Anfragenden bestätigen, Tickets mit höchster Priorität eskalieren, den Bearbeiter über neue Antworten informieren, den Bearbeiter vor dem Fälligkeitsdatum erinnern, stillgelegte Datensätze anstoßen, externe Besucher vor einer Reservierung erinnern, bei einer abgesagten Reservierung alarmieren, nach dem Ende einer Reservierung um Feedback bitten, bei jedem zehnten geschlossenen Ticket um eine Bewertung bitten, eine Gebühr für späte Storno berechnen, und eine KI-Zusammenfassung bei neuen Tickets.
Aus einer Vorlage zu bauen ist der schnellste Weg, die Engine zu lernen, weil Sie eine funktionierende Kombination aus Trigger, Bedingungen und Aktionen sehen, bevor Sie selbst etwas erfinden.
Testen, bevor Sie aktivieren
Testlauf
Wählen Sie einen echten Datensatz und sehen Sie genau, was die Regel mit ihm tun würde, ohne etwas zu ändern. Der Lauf wird als Testlauf protokolliert, damit Sie ihn später mit dem echten vergleichen können.
Ausführungshistorie
Jede Ausführung wird pro Regel und unternehmensweit erfasst, mit dem Status Erfolg, teilweise, fehlgeschlagen, übersprungen oder Testlauf, der berührten Entität und dem alten und neuen Wert jedes Feldes, das die Regel geändert hat.
Die Ausführungshistorie ist die Antwort auf “warum ist dieses Ticket plötzlich mir zugewiesen”. Nach Entität filtern, den Lauf öffnen, die aufgelösten Werte lesen. Übersprungene Läufe sagen genauso viel wie fehlgeschlagene: Sie zeigen, dass ein Ausführungslimit, eine Bedingung oder ein Wartepunkt die Regel noch vom Handeln abgehalten hat.
Was ist aus den alten Regelfenstern geworden
Welche Entscheidungen treffen Sie?
Namenskonvention
"Ticket, höchste Priorität, Arbeitsgruppe alarmieren" ist auch in einem Jahr lesbar. "Regel 47" nicht. Die Liste zeigt Ihre Beschreibung, also schreiben Sie eine.
Wer darf Automatisierungen bauen
Die Automatisierungsrechte sind von den Modulrechten getrennt. Vergeben Sie sie bewusst, an eine kleine Gruppe. Die Compliance-Aktionen prüfen die Rechte des Autors zum Ausführungszeitpunkt erneut.
Reihenfolge der Regeln
Regeln derselben Entität laufen in Listenreihenfolge, und es läuft jede passende Regel, nicht nur die erste. Setzen Sie die engen Regeln über die breiten.
Reihenfolge der Migration
Bauen Sie zuerst die Legacy-Regeln um, die Kunden erreichen (Bestätigungen, Eskalationen), danach die interne Hausarbeit.