Automatisering
Automationer
En enda regelmotor för alla moduler. Välj en entitet, en trigger och villkor, och låt sedan åtgärderna uppdatera fält, mejla personer, skapa uppgifter, anropa en webhook eller lämna posten till AI.
Uppdaterad 25. Juli 2026
Konfiguration · Automatisering · 9.2
Automationer är den villkorsstyrda logiken bakom plattformen: när det här händer med den posten och dessa villkor gäller, gör följande. Där Gfacility tidigare hade en egen regelvy per modul finns nu en enda motor under Inställningar, Automationer, Automationsregler som täcker ärenden, uppgifter, bokningar, besökare, konfigurationsobjekt, tillgångar, artiklar i kunskapsbasen, cateringordrar och serviceförfrågningar.
Det handlar om mer än ordning: en regel du lär dig bygga för ärenden fungerar på samma sätt för bokningar. En mental modell, ett ställe att titta på när något går igång oväntat, en körhistorik för hela företaget.
Varför det här spelar roll för verksamheten
"Ingen bekräftar en förfrågan"
Ärende skapat, mejla beställaren sitt ärendenummer. Ingen handläggare behöver komma ihåg det.
"Eskaleringar kommer för sent"
Prioriteten blir högsta, varna den ansvariga och hela arbetsgruppen i samma sekund.
"Poster tystnar och ingen märker det"
Öppen och orörd i sju dagar, lägg till en intern anteckning och påminn den ansvariga.
"Våra andra system får aldrig veta något"
En webhook skickar ändringen till ert ERP eller er BI-miljö i samma stund den sparas.
Anatomin i en automationsregel
| Del | Vad du bestämmer |
|---|---|
| Entitet | Vilken posttyp regeln bevakar: ärende, uppgift, bokning, besökare, konfigurationsobjekt, tillgång, kunskapsbas, cateringorder eller serviceförfrågan. |
| Trigger | Ögonblicket för utvärdering. En trigger per regel, sju att välja bland (se nedan). |
| Villkor | Ett nästlat AND / OR / NOT-träd över entitetens egna fält och anpassade fält. Bland operatorerna finns lika med, i, innehåller, större än, är tom och mellan, plus de ändringsmedvetna: ändrad, ändrad till, ändrad från. |
| Åtgärder | En eller flera, i en bestämd ordning. Sju typer (se nedan). Varje åtgärd kan bära sina egna extra villkor. |
| Tillämpa på | Per åtgärd, vilken post den rör: posten själv, dess förälder, dess barn, alla underliggande poster, dess uppgifter, hela uppgiftsträdet, eller en boknings besökare och cateringordrar. Eventuellt bara första träffen, eller filtrerad på egna villkor. |
| Körgräns | Varje gång, en gång per post, en gång per bokning, eller var N:e gång. Så bygger du "be om ett omdöme vid var tionde stängt ärende" utan att spamma alla. |
| Stoppa vid första misslyckade åtgärden | På: resterande åtgärder hoppas över när en misslyckas. Av: allt körs ändå. |
| Aktiv | En regel förblir inaktiv tills du slår på den, så du kan bygga den i lugn och ro. Formuläret säger det rakt ut så länge den är ett utkast. |
De sju triggarna
Skapad
En ny post sparas för första gången.
Uppdaterad
En befintlig post ändras. Kombinera med villkoret "ändrad till" för att fånga en bestämd övergång.
Borttagen
En post tas bort. Användbart för revisionswebhookar.
Meddelande tillagt
Ett nytt meddelande landar på postens flik Kommunikation.
Reaktion tillagd
Någon reagerar med en emoji, en lätt signal du kan agera på.
Enligt ett schema
Ett startdatum plus en upprepning, från varje timme och uppåt, beräknad i företagets tidszon. Eventuellt begränsad till bestämda poster som du väljer.
Före eller efter ett datum
En påminnelse som bevakar ett datumfält på posten och går igång ett valt antal minuter före eller efter.
De sju åtgärderna
| Åtgärd | Vad den gör |
|---|---|
| Uppdatera fält | Sätt värden på posten, både standardfält och anpassade fält: status, prioritet, ansvarig, klassificering. |
| Skicka e-post | Till roller i stället för adresser: ansvarig, skapare, beställare, bevakare, medlemmar i arbetsgruppen, organisatör, värd, besökaren, omnämnda användare, eller en fast adress. Antingen med en e-postmall eller med ett ämne och en text som du skriver själv. |
| Skapa uppgift | En uppföljningsuppgift på posten, från en uppgiftsmall eller helt egen, med typ, klassificering, status, prioritet och en förskjutning av förfallodatumet. En uppgift kan vänta på en tidigare åtgärd i samma regel. |
| Webhook | Ett signerat HTTP-anrop till ett externt system. Se 9.4 Webhookar. |
| Starta AI | Lämna posten till AI-assistenten: kör de AI-användningsfall som passar, eller ge en agent en egen instruktion med dina egna ord. |
| Skicka chattmeddelande | Ett meddelande via Gfacility-botten i Microsoft Teams eller Google Chat, från en botmall eller skrivet direkt. |
| Lägg till kommentar | Lägg en anteckning på fliken Kommunikation, som intern anteckning, kundanteckning eller offentlig anteckning. |
Börja med en förinställning, inte ett tomt formulär
En ny regel öppnas i ett galleri med förinställningar byggda på god praxis, och de landar alla färdigkonfigurerade i byggaren så att du bara justerar. I dag finns tio, bland dem: bekräfta nya ärenden till beställaren, eskalera ärenden med högsta prioritet, meddela den ansvariga om nya svar, påminna den ansvariga före förfallodatumet, peta på inaktiva poster, påminna externa besökare tre dagar före en bokning, varna när en bokning avbokas, be om återkoppling en timme efter att en bokning slutat, be om ett omdöme vid var tionde stängt ärende, och en AI-sammanfattning på nya ärenden.
Att bygga från en förinställning är snabbaste vägen att lära sig motorn, eftersom du får se en fungerande kombination av trigger, villkor och åtgärder innan du hittar på din egen.
Testa innan du aktiverar
Testkörning
Välj en verklig post och se exakt vad regeln skulle göra med den, utan att ändra något. Körningen loggas som testkörning, så du kan jämföra den med den riktiga senare.
Körhistorik
Varje körning registreras per regel och för hela företaget, med status lyckad, delvis, misslyckad, överhoppad eller testkörning, den entitet som berördes, och det gamla och nya värdet på varje fält regeln ändrade.
Körhistoriken är svaret på “varför är det här ärendet plötsligt tilldelat mig”. Filtrera på entitet, öppna körningen, läs de upplösta värdena. Överhoppade körningar säger lika mycket som misslyckade: de berättar att en körgräns eller ett villkor höll tillbaka regeln.
Vad hände med de gamla regelvyerna
Vilka beslut tar du?
Namngivningsstandard
"Ärende, högsta prioritet, varna arbetsgruppen" går att läsa även om ett år. "Regel 47" gör det inte. Listan visar din beskrivning, så skriv en.
Vem får bygga automationer
Automationsrättigheterna är skilda från modulrättigheterna. Ge dem medvetet, till en liten grupp.
Ordningen mellan reglerna
Regler på samma entitet körs i listordning, som du sätter genom att dra. Lägg de snäva reglerna över de breda.
Ordning för migreringen
Bygg först om de legacy-regler som når kunder (bekräftelser, eskaleringar), sedan det interna underhållsarbetet.