Automatisering
Automationer
En enda regelmotor för alla moduler. Välj en entitet, en trigger och villkor, och låt sedan åtgärderna uppdatera fält, mejla personer, skapa uppgifter och bokningar, sätta priser, anropa en webhook eller lämna posten till AI.
Uppdaterad 19. Aug. 2026
Konfiguration · Automatisering · 9.2
Automationer är den villkorsstyrda logiken bakom plattformen: när det här händer med den posten och dessa villkor gäller, gör följande. Där Gfacility tidigare hade en egen regelvy per modul finns nu en enda motor under Inställningar, Automationer, Automationsregler som täcker ärenden, uppgifter, bokningar, rumsbokningar, besökare, konfigurationsobjekt, tillgångar, artiklar i kunskapsbasen, cateringordrar, serviceförfrågningar, användare och inkommande e-post.
Det handlar om mer än ordning: en regel du lär dig bygga för ärenden fungerar på samma sätt för bokningar. En mental modell, ett ställe att titta på när något går igång oväntat, en körhistorik för hela företaget.
Den här sidan går igenom anatomin i en regel. När den känns bekant går två uppföljande sidor djupare: Avancerade automationer förklarar alla flödesalternativ (parallella grenar, väntesteg, villkorsgrindar), och Användningsfall för automationer går igenom hela processer, som onboarding av nyanställda över IT, HR och Facility.
Varför det här spelar roll för verksamheten
"Ingen bekräftar en förfrågan"
Ärende skapat, mejla beställaren sitt ärendenummer. Ingen handläggare behöver komma ihåg det.
"Eskaleringar kommer för sent"
Prioriteten blir högsta, varna den ansvariga och hela arbetsgruppen i samma sekund.
"Våra processer sitter i någons huvud"
Onboarding, godkännanden, uppföljningar: en regel skapar uppgifterna, väntar in dem och petar på dem som släpar efter.
"Våra andra system får aldrig veta något"
En webhook skickar ändringen till ert ERP eller er BI-miljö i samma stund den sparas.
Anatomin i en automationsregel
| Del | Vad du bestämmer |
|---|---|
| Entitet | Vilken posttyp regeln bevakar: ärende, uppgift, bokning, rumsbokning, besökare, konfigurationsobjekt, tillgång, kunskapsbas, cateringorder, serviceförfrågan, användare eller inkommande e-post. |
| Trigger | Ögonblicket för utvärdering. En trigger per regel, åtta att välja bland (se nedan). En trigger Uppdaterad anger också vilka fält som bevakas, så regeln vaknar bara vid ändringar som betyder något för den. |
| Villkor | Ett nästlat AND / OR / NOT-träd över entitetens egna fält och anpassade fält. Bland operatorerna finns lika med, i, innehåller, större än, är tom och mellan, plus de ändringsmedvetna: ändrad, ändrad till, ändrad från. |
| Steg (åtgärder) | Ett eller flera, i en bestämd ordning. Fjorton typer i sex grupper (se nedan). Varje steg kan bära sina egna extra villkor, och steg kan också köras parallellt, bakom ett väntesteg eller bakom en villkorsgrind; det är den avancerade sidans område. |
| Tillämpa på | Per steg, vilken post den rör: posten själv, dess förälder, dess barn, alla underliggande poster, dess uppgifter, hela uppgiftsträdet, en boknings besökare och cateringordrar, eller de poster ett tidigare steg skapade. Eventuellt bara första träffen, eller filtrerad på egna villkor. |
| Körgräns | Varje gång, en gång per post, en gång per bokning, eller var N:e gång. Så bygger du "be om ett omdöme vid var tionde stängt ärende" utan att spamma alla. |
| Kör bara den första matchande åtgärden | Av: varje steg vars villkor matchar körs, i ordning. På: stegen blir en trappa och det första steget vars villkor matchar vinner, resten hoppas över. Så byggs trappade utfall som avbokningsavgifter. |
| Stoppa vid första misslyckade åtgärden | På: resterande steg hoppas över när ett misslyckas. Av: allt körs ändå. |
| Aktiv | En regel förblir inaktiv tills du slår på den, så du kan bygga den i lugn och ro. Formuläret säger det rakt ut så länge den är ett utkast. |
Regelformuläret ger dig två vyer av samma regel: Redigeraren, en steglista du fyller i från toppen och nedåt, och Diagrammet, ett flödesschema som ritar triggern, varje steg, varje gren och varje väntesteg. Allt du ändrar i en vy syns direkt i den andra.
De åtta triggarna
Skapad
En ny post sparas för första gången.
Uppdaterad
Ett fält du bevakar ändras på en befintlig post. Kombinera med villkoret "ändrad till" för att fånga en bestämd övergång, som att status blir stängd.
Skapad eller uppdaterad
Båda ögonblicken i en regel, för logik som måste gälla från första sparning och framåt.
Borttagen
En post tas bort. Användbart för revisionswebhookar.
Meddelande tillagt
Ett nytt meddelande landar på postens flik Kommunikation.
Reaktion (emoji) tillagd
Någon reagerar med en emoji, en lätt signal du kan agera på.
Enligt ett schema
Ett startdatum plus en upprepning, från varje timme och uppåt, beräknad i företagets tidszon. Eventuellt begränsad till bestämda poster som du väljer.
Före eller efter ett datum (påminnelse)
En påminnelse som bevakar ett datumfält på posten och går igång en valfri tid före eller efter det.
Väljaren erbjuder bara det som den valda entiteten stöder: triggarna för meddelanden och reaktioner finns på posttyper med en flik Kommunikation, och inkommande e-post känner bara Skapad. Letar du efter en trigger som “prioritet ändrad till högsta” är det ingen egen trigger: det är triggern Uppdaterad som bevakar prioritetsfältet, plus villkoret “ändrad till”. Den kombinationen täcker varje fältspecifikt ögonblick du kan komma på, och det är därför listan med triggar hålls kort.
De fjorton åtgärderna
Åtgärderna är grupperade i väljaren på samma sätt som nedan. Varje åtgärd kan riktas mot posten själv eller mot en relaterad post via Tillämpa på, och varje åtgärd kan bära sina egna villkor.
| Grupp | Åtgärd | Vad den gör |
|---|---|---|
| Skapa | Skapa ärende | Öppna ett ärende från posten, till exempel från ett importerat mejl, med avsändaren som beställare och bilagorna kopierade med. |
| Skapa bokning | Öppna en bokning från en mötesinbjudan och lägg dess gäster på besökslistan. | |
| Skapa uppgift | En uppföljningsuppgift på posten, från en uppgiftsmall eller helt egen, med typ, klassificering, status, prioritet och en förskjutning av förfallodatumet. | |
| Uppdatera | Uppdatera fält | Sätt värden på posten, både standardfält och anpassade fält: status, prioritet, ansvarig, klassificering. |
| Sätt pris | Prissätt en rumsbokning eller en rad för catering eller service utifrån dess grundpris: en procentsats, ett fast belopp, per enhet, eller gratis. En manuell prisöverstyrning vinner alltid. | |
| Villkor | Villkor | En grind mitt i flödet: fortsätt bara när kriterierna matchar, hoppa annars över stegen bakom den. |
| Vänta | Håll tillbaka stegen nedanför tills uppgifterna ovanför är klara, ett ögonblick har nåtts eller en post ändras. Det är det som gör en regel till en process. | |
| Kommunikation | Lägg till kommentar | Lägg en anteckning på fliken Kommunikation, som intern anteckning, kundanteckning eller offentlig anteckning. |
| Skicka e-post | Till roller i stället för adresser: ansvarig, skapare, beställare, bevakare, medlemmar i arbetsgruppen, organisatör, värd, besökaren, omnämnda användare, eller en fast adress. Antingen med en e-postmall eller med ett ämne och en text som du skriver själv. | |
| Skicka chattmeddelande | Ett meddelande via Gfacility-botten i Microsoft Teams eller Google Chat, från en botmall eller skrivet direkt. | |
| AI & integrationer | Starta AI | Lämna posten till AI-assistenten: kör de AI-användningsfall som passar, eller ge en agent en egen instruktion med dina egna ord. |
| Webhook | Ett signerat HTTP-anrop till ett externt system. Se 9.4 Webhookar. | |
| Regelefterlevnad | Anonymisera post | Behåll posten men ta bort dess personuppgifter, för gallringspolicyer. |
| Ta bort post | Ta bort posten och dess relaterade data, mjukt eller permanent. Båda regelefterlevnadsåtgärderna kontrollerar författarens rättigheter igen vid körningen. |
Gå djupare
Avancerade automationer →
Alla flödesalternativ förklarade: parallella grenar, väntesteg, villkorsgrindar, sammanslagningar, tidsgränser och väntande uppgifter.
Se det tillämpat
Användningsfall för automationer →
Kompletta processer, steg för steg: onboarding över IT, HR och Facility, godkännanden, eskaleringstrappor, återkoppling och gallring.
Börja med en förinställning, inte ett tomt formulär
En ny regel öppnas i ett galleri med förinställningar byggda på god praxis, och de landar alla färdigkonfigurerade i byggaren så att du bara justerar. I dag finns elva, bland dem: bekräfta nya ärenden till beställaren, eskalera ärenden med högsta prioritet, meddela den ansvariga om nya svar, påminna den ansvariga före förfallodatumet, peta på inaktiva poster, påminna externa besökare före en bokning, varna när en bokning avbokas, be om återkoppling när en bokning har slutat, be om ett omdöme vid var tionde stängt ärende, ta en avgift för sen avbokning, och en AI-sammanfattning på nya ärenden.
Att bygga från en förinställning är snabbaste vägen att lära sig motorn, eftersom du får se en fungerande kombination av trigger, villkor och åtgärder innan du hittar på din egen.
Testa innan du aktiverar
Testkörning
Välj en verklig post och se exakt vad regeln skulle göra med den, utan att ändra något. Körningen loggas som testkörning, så du kan jämföra den med den riktiga senare.
Körhistorik
Varje körning registreras per regel och för hela företaget, med status lyckad, delvis, misslyckad, överhoppad eller testkörning, den entitet som berördes, och det gamla och nya värdet på varje fält regeln ändrade.
Körhistoriken är svaret på “varför är det här ärendet plötsligt tilldelat mig”. Filtrera på entitet, öppna körningen, läs de upplösta värdena. Överhoppade körningar säger lika mycket som misslyckade: de berättar att en körgräns, ett villkor eller ett väntesteg hindrade regeln från att agera än.
Vad hände med de gamla regelvyerna
Vilka beslut tar du?
Namngivningsstandard
"Ärende, högsta prioritet, varna arbetsgruppen" går att läsa även om ett år. "Regel 47" gör det inte. Listan visar din beskrivning, så skriv en.
Vem får bygga automationer
Automationsrättigheterna är skilda från modulrättigheterna. Ge dem medvetet, till en liten grupp. Regelefterlevnadsåtgärderna kontrollerar författarens rättigheter igen vid körningen.
Ordningen mellan reglerna
Regler på samma entitet körs i listordning, och alla regler som matchar körs, inte bara den första. Lägg de snäva reglerna över de breda.
Ordning för migreringen
Bygg först om de legacy-regler som når kunder (bekräftelser, eskaleringar), sedan det interna underhållsarbetet.