Automatisations
Automatisations
Un seul moteur de règles pour tous les modules. Choisissez une entité, un déclencheur et des conditions, puis laissez les actions mettre à jour des champs, envoyer des e-mails, créer des tâches, appeler un webhook ou confier la fiche à l'IA.
Mis à jour le 25 juil. 2026
Configuration · Automatisation · 9.2
Les automatisations sont la logique conditionnelle derrière la plateforme : quand ceci arrive à cette fiche et que ces conditions sont remplies, fais ce qui suit. Là où Gfacility avait un écran de règles distinct par module, il existe désormais un seul moteur sous Paramètres, Automatisations, Règles d’automatisation qui couvre les tickets, les tâches, les réservations, les visiteurs, les éléments de configuration, les actifs, les articles de la base de connaissances, les commandes de restauration et les demandes de service.
Ce n’est pas qu’une question de rangement : une règle que vous apprenez à construire pour les tickets fonctionne de la même façon pour les réservations. Un seul modèle mental, un seul endroit à consulter quand quelque chose se déclenche de façon inattendue, un seul historique d’exécution pour toute l’entreprise.
Pourquoi cela compte pour l’entreprise
"Personne ne confirme une demande"
Ticket créé, envoyez au demandeur son numéro de ticket. Aucun agent n'a besoin d'y penser.
"Les escalades arrivent trop tard"
La priorité passe au plus haut, alertez le responsable et tout le groupe de travail dans la même seconde.
"Des fiches s'endorment et personne ne le voit"
Ouverte et intouchée depuis sept jours, ajoutez une note interne et relancez le responsable.
"Nos autres systèmes ne sont jamais informés"
Un webhook pousse la modification vers votre ERP ou votre socle BI des l'enregistrement.
L’anatomie d’une règle d’automatisation
| Élément | Ce que vous décidez |
|---|---|
| Entité | Le type de fiche que la règle surveille : ticket, tâche, réservation, visiteur, élément de configuration, actif, base de connaissances, commande de restauration ou demande de service. |
| Déclencheur | Le moment de l'évaluation. Un déclencheur par règle, sept au choix (voir ci-dessous). |
| Conditions | Un arbre imbriqué AND / OR / NOT sur les champs propres et les champs personnalises de l'entité. Les opérateurs comprennent égal à, dans, contient, supérieur a, est vide et entre, plus ceux liés au changement : modifié, modifié vers, modifié depuis. |
| Actions | Une ou plusieurs, dans un ordre défini. Sept types (voir ci-dessous). Chaque action peut porter ses propres conditions supplémentaires. |
| Appliquer à | Par action, la fiche touchée : la fiche elle-meme, son parent, ses enfants, tous ses descendants, ses tâches, tout l'arbre des tâches, ou les visiteurs et commandes de restauration d'une réservation. Éventuellement seulement la première correspondance, ou filtrée par ses propres conditions. |
| Limite d'exécution | Chaque fois, une fois par fiche, une fois par réservation, ou une fois sur N. C'est ainsi que vous construisez "demander une note à chaque dixième ticket clôturé" sans spammer tout le monde. |
| Arrêter à la première action en échec | Active : les actions restantes sont ignorées dès qu'une échoue. Désactivé : tout s'exécute quand même. |
| Active | Une règle reste inactive jusqu'à ce que vous l'activiez, ce qui vous laisse la construire tranquillement. Le formulaire le dit clairement tant qu'il s'agit d'un brouillon. |
Les sept déclencheurs
Créée
Une nouvelle fiche est enregistrée pour la première fois.
Mise a jour
Une fiche existante change. Combinez avec des conditions "modifié vers" pour attraper une transition précise.
Supprimée
Une fiche est supprimée. Utile pour les webhooks d'audit.
Message ajouté
Un nouveau message arrive dans l'onglet Communication de la fiche.
Réaction ajoutee
Quelqu'un réagit avec un emoji, un signal léger sur lequel vous pouvez agir.
Selon un calendrier
Une date de début et une récurrence, à partir de l'heure, calculée dans le fuseau horaire de votre entreprise. Éventuellement limitée à des fiches précises que vous choisissez.
Avant ou après une date
Un rappel qui surveille un champ date de la fiche et se déclenche un nombre de minutes choisi avant ou après celle-ci.
Les sept actions
| Action | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Mettre à jour des champs | Définir des valeurs sur la fiche, champs standard comme champs personnalises : statut, priorité, responsable, classification. |
| Envoyer un e-mail | Vers des rôles plutôt que des adresses : responsable, créateur, demandeur, observateurs, membres du groupe de travail, organisateur, hôte, le visiteur, utilisateurs mentionnés, ou une adresse fixe. Soit un modèle d'e-mail, soit un objet et un texte que vous écrivez vous-meme. |
| Créer une tâche | Une tâche de suivi sur la fiche, depuis un modèle de tâche ou entièrement saisie, avec type, classification, statut, priorité et décalage de l'échéance. Une tâche peut attendre une action précédente de la même règle. |
| Webhook | Un appel HTTP signé vers un système externe. Voir 9.4 Webhooks. |
| Déclencher l'IA | Confiez la fiche à l'assistant IA : lancez les cas d'usage IA correspondants, ou donnez à un agent une instruction personnalisee avec vos propres mots. |
| Envoyer un message de chat | Un message via le bot Gfacility dans Microsoft Teams ou Google Chat, depuis un modèle de bot ou écrit directement. |
| Ajouter un commentaire | Publier une note dans l'onglet Communication, comme note interne, note client ou note publique. |
Partez d’un modèle, pas d’un formulaire vide
Une nouvelle règle s’ouvre sur une galerie de modèles issus des bonnes pratiques, qui arrivent tous entièrement configurés dans le constructeur pour que vous n’ayez plus qu’a ajuster. Il y en a dix aujourd’hui, dont : confirmer les nouveaux tickets au demandeur, escalader les tickets de priorité maximale, prévenir le responsable des nouvelles réponses, rappeler au responsable l’échéance qui approche, relancer les fiches inactives, rappeler aux visiteurs externes une réservation trois jours avant, alerter en cas de réservation annulée, demander un retour une heure après la fin d’une réservation, demander une note à chaque dixième ticket clôturé, et un résumé IA sur les nouveaux tickets.
Partir d’un modèle est le moyen le plus rapide d’apprendre le moteur, parce que vous voyez une combinaison qui fonctionne entre déclencheur, conditions et actions avant d’inventer la votre.
Testez avant d’activer
Exécution a blanc
Choisissez une fiche réelle et voyez exactement ce que la règle lui ferait, sans rien modifier. L'exécution est journalisée comme exécution a blanc, ce qui vous permet de la comparer plus tard avec la vraie.
Historique d'exécution
Chaque exécution est enregistrée par règle et pour toute l'entreprise, avec un statut réussie, partielle, en échec, ignorée ou a blanc, l'entité touchée, et l'ancienne et la nouvelle valeur de chaque champ modifié par la règle.
L’historique d’exécution est la réponse a “pourquoi ce ticket m’est-il soudain attribué”. Filtrez par entité, ouvrez l’exécution, lisez les valeurs résolues. Les exécutions ignorées sont aussi parlantes que les échecs : elles vous disent qu’une limite d’exécution ou une condition a empêche la règle de se déclencher.
Que sont devenus les anciens écrans de règles
Quelles décisions allez-vous prendre ?
Convention de nommage
"Ticket, priorité maximale, alerter le groupe de travail" se lit encore dans un an. "Règle 47" non. La liste affiche votre description, alors ecrivez-en une.
Qui peut construire des automatisations
Les droits d'automatisation sont distincts des droits de module. Accordez-les délibérément, a un petit groupe.
Ordre des règles
Les règles sur la même entité s'exécutent dans l'ordre de la liste, que vous définissez par glisser-deposer. Placez les règles étroites au-dessus des règles larges.
Ordre de migration
Reconstruisez d'abord les anciennes règles qui touchent les clients (confirmations, escalades), puis l'intendance interne.