Automatisations
Automatisations
Un seul moteur de règles pour tous les modules. Choisissez une entité, un déclencheur et des conditions, puis laissez les actions mettre à jour des champs, prévenir les personnes par e-mail, créer des tâches et des réservations, fixer des prix, appeler un webhook ou confier la fiche à l'IA.
Mis à jour le 19 août 2026
Configuration · Automatisation · 9.2
Les automatisations sont la logique conditionnelle derrière la plateforme : quand ceci arrive à cette fiche et que ces conditions sont remplies, fais ce qui suit. Là où Gfacility avait un écran de règles distinct par module, il existe désormais un seul moteur sous Paramètres, Automatisations, Règles d’automatisation qui couvre les tickets, les tâches, les réservations, les réservations de salle, les visiteurs, les éléments de configuration, les actifs, les articles de la base de connaissances, les commandes de restauration, les demandes de service, les utilisateurs et les e-mails entrants.
Ce n’est pas qu’une question de rangement : une règle que vous apprenez à construire pour les tickets fonctionne de la même façon pour les réservations. Un seul modèle mental, un seul endroit à consulter quand quelque chose se déclenche de façon inattendue, un seul historique d’exécution pour toute l’entreprise.
Cette page couvre l’anatomie d’une règle. Une fois qu’elle vous est familière, deux pages de suite vont plus loin : Automatisations avancées explique chaque option de flux (branches parallèles, attentes, portes de condition), et Cas d’usage d’automatisation déroule des processus complets comme l’arrivée d’un nouveau collaborateur à travers l’IT, les RH et les services généraux.
Pourquoi cela compte pour l’entreprise
"Personne ne confirme une demande"
Ticket créé, envoyez au demandeur son numéro de ticket. Aucun agent n'a besoin d'y penser.
"Les escalades arrivent trop tard"
La priorité passe au plus haut, alertez le responsable et tout le groupe de travail dans la même seconde.
"Nos processus vivent dans la tête de quelqu'un"
Arrivées, validations, suivis : une seule règle crée les tâches, les attend et relance les retardataires.
"Nos autres systèmes ne sont jamais informés"
Un webhook pousse la modification vers votre ERP ou votre socle BI dès l'enregistrement.
L’anatomie d’une règle d’automatisation
| Élément | Ce que vous décidez |
|---|---|
| Entité | Le type de fiche que la règle surveille : ticket, tâche, réservation, réservation de salle, visiteur, élément de configuration, actif, base de connaissances, commande de restauration, demande de service, utilisateur ou e-mail entrant. |
| Déclencheur | Le moment de l'évaluation. Un déclencheur par règle, huit au choix (voir ci-dessous). Un déclencheur Mise à jour nomme aussi les champs surveillés, si bien que la règle ne se réveille que pour les changements qui la concernent. |
| Conditions | Un arbre imbriqué AND / OR / NOT sur les champs propres et les champs personnalisés de l'entité. Les opérateurs comprennent égal à, dans, contient, supérieur à, est vide et entre, plus ceux liés au changement : modifié, modifié vers, modifié depuis. |
| Étapes (actions) | Une ou plusieurs, dans un ordre défini. Quatorze types répartis en six groupes (voir ci-dessous). Chaque étape peut porter ses propres conditions supplémentaires, et les étapes peuvent aussi s'exécuter en parallèle, derrière une attente ou derrière une porte de condition ; c'est le territoire de la page avancée. |
| Appliquer à | Par étape, la fiche touchée : la fiche elle-même, son parent, ses enfants, tous ses descendants, ses tâches, tout l'arbre des tâches, les visiteurs et commandes de restauration d'une réservation, ou les fiches créées par une étape précédente. Éventuellement seulement la première correspondance, ou filtrée par ses propres conditions. |
| Limite d'exécution | Chaque fois, une fois par fiche, une fois par réservation, ou une fois sur N. C'est ainsi que vous construisez "demander une note à chaque dixième ticket clôturé" sans spammer tout le monde. |
| N'exécuter que la première action correspondante | Désactivé : chaque étape dont les conditions correspondent s'exécute, dans l'ordre. Activé : les étapes deviennent une échelle et la première dont les conditions correspondent gagne, les autres sont ignorées. C'est ainsi que l'on construit des résultats par palier comme des frais d'annulation. |
| Arrêter à la première action en échec | Activé : les étapes restantes sont ignorées dès qu'une échoue. Désactivé : tout s'exécute quand même. |
| Active | Une règle reste inactive jusqu'à ce que vous l'activiez, ce qui vous laisse la construire tranquillement. Le formulaire le dit clairement tant qu'il s'agit d'un brouillon. |
Le formulaire de règle vous donne deux vues de la même règle : l’Éditeur, une liste d’étapes que vous remplissez de haut en bas, et le Diagramme, un organigramme qui dessine le déclencheur, chaque étape, chaque branche et chaque attente. Tout ce que vous modifiez dans une vue se reflète immédiatement dans l’autre.
Les huit déclencheurs
Créée
Une nouvelle fiche est enregistrée pour la première fois.
Mise à jour
Un champ que vous surveillez change sur une fiche existante. Combinez avec des conditions "modifié vers" pour attraper une transition précise, par exemple le statut qui passe à clôturé.
Créée ou mise à jour
Les deux moments dans une seule règle, pour une logique qui doit tenir dès le premier enregistrement.
Supprimée
Une fiche est supprimée. Utile pour les webhooks d'audit.
Message ajouté
Un nouveau message arrive dans l'onglet Communication de la fiche.
Réaction (emoji) ajoutée
Quelqu'un réagit avec un emoji, un signal léger sur lequel vous pouvez agir.
Selon un calendrier
Une date de début et une récurrence, à partir de l'heure, calculée dans le fuseau horaire de votre entreprise. Éventuellement limitée à des fiches précises que vous choisissez.
Avant ou après une date (rappel)
Un rappel qui surveille un champ date de la fiche et se déclenche un délai choisi avant ou après celle-ci.
Le sélecteur ne propose que ce que l’entité choisie prend en charge : les déclencheurs message et réaction apparaissent sur les types de fiche dotés d’un onglet Communication, et l’e-mail entrant ne connaît que Créée. Si vous cherchez un déclencheur du type “la priorité est passée au plus haut”, ce n’est pas un déclencheur distinct : c’est le déclencheur Mise à jour qui surveille le champ priorité, plus une condition “modifié vers”. Cette combinaison couvre tous les moments liés à un champ que vous pouvez imaginer, et c’est pourquoi la liste des déclencheurs reste courte.
Les quatorze actions
Les actions sont regroupées dans le sélecteur de la même façon que ci-dessous. Chaque action peut viser la fiche elle-même ou une fiche liée via Appliquer à, et chaque action peut porter ses propres conditions.
| Groupe | Action | Ce qu'elle fait |
|---|---|---|
| Créer | Créer un ticket | Ouvrir un ticket depuis la fiche, par exemple depuis un e-mail importé, avec l'expéditeur comme demandeur et les pièces jointes recopiées. |
| Créer une réservation | Ouvrir une réservation depuis une invitation à une réunion et placer ses invités sur la liste des visiteurs. | |
| Créer une tâche | Une tâche de suivi sur la fiche, depuis un modèle de tâche ou entièrement saisie, avec type, classification, statut, priorité et décalage de l'échéance. | |
| Mettre à jour | Mettre à jour des champs | Définir des valeurs sur la fiche, champs standard comme champs personnalisés : statut, priorité, responsable, classification. |
| Définir le prix | Tarifer une réservation de salle, une ligne de restauration ou de service depuis son prix de base : un pourcentage, un montant fixe, à l'unité, ou gratuit. Un prix forcé manuellement gagne toujours. | |
| Conditions | Condition | Une porte au milieu du flux : continuer seulement quand les critères correspondent, sinon ignorer les étapes situées derrière. |
| Attente | Retenir les étapes du dessous jusqu'à ce que les tâches du dessus soient terminées, qu'un moment soit atteint ou qu'une fiche change. C'est ce qui transforme une règle en processus. | |
| Communication | Ajouter un commentaire | Publier une note dans l'onglet Communication, comme note interne, note client ou note publique. |
| Envoyer un e-mail | Vers des rôles plutôt que des adresses : responsable, créateur, demandeur, observateurs, membres du groupe de travail, organisateur, hôte, le visiteur, utilisateurs mentionnés, ou une adresse fixe. Soit un modèle d'e-mail, soit un objet et un texte que vous écrivez vous-même. | |
| Envoyer un message de chat | Un message via le bot Gfacility dans Microsoft Teams ou Google Chat, depuis un modèle de bot ou écrit directement. | |
| IA & intégrations | Déclencher l'IA | Confiez la fiche à l'assistant IA : lancez les cas d'usage IA correspondants, ou donnez à un agent une instruction personnalisée avec vos propres mots. |
| Webhook | Un appel HTTP signé vers un système externe. Voir 9.4 Webhooks. | |
| Conformité | Anonymiser la fiche | Conserver la fiche mais retirer ses données personnelles, pour les politiques de conservation. |
| Supprimer la fiche | Retirer la fiche et ses données liées, en douceur ou définitivement. Les deux actions de conformité revérifient les droits de l'auteur au moment de l'exécution. |
Aller plus loin
Automatisations avancées →
Chaque option de flux expliquée : branches parallèles, attentes, portes de condition, jonctions, limites de temps et tâches en attente.
Voir en pratique
Cas d'usage d'automatisation →
Des processus complets, étape par étape : l'arrivée d'un collaborateur à travers l'IT, les RH et les services généraux, validations, échelles d'escalade, retours et conservation.
Partez d’un modèle, pas d’un formulaire vide
Une nouvelle règle s’ouvre sur une galerie de modèles issus des bonnes pratiques, qui arrivent tous entièrement configurés dans le constructeur pour que vous n’ayez plus qu’à ajuster. Il y en a onze aujourd’hui, dont : confirmer les nouveaux tickets au demandeur, escalader les tickets de priorité maximale, prévenir le responsable des nouvelles réponses, rappeler au responsable l’échéance qui approche, relancer les fiches inactives, rappeler aux visiteurs externes une réservation à venir, alerter en cas de réservation annulée, demander un retour après la fin d’une réservation, demander une note à chaque dixième ticket clôturé, facturer des frais d’annulation tardive, et un résumé IA sur les nouveaux tickets.
Partir d’un modèle est le moyen le plus rapide d’apprendre le moteur, parce que vous voyez une combinaison qui fonctionne entre déclencheur, conditions et actions avant d’inventer la vôtre.
Testez avant d’activer
Exécution à blanc
Choisissez une fiche réelle et voyez exactement ce que la règle lui ferait, sans rien modifier. L'exécution est journalisée comme exécution à blanc, ce qui vous permet de la comparer plus tard avec la vraie.
Historique d'exécution
Chaque exécution est enregistrée par règle et pour toute l'entreprise, avec un statut réussie, partielle, en échec, ignorée ou à blanc, l'entité touchée, et l'ancienne et la nouvelle valeur de chaque champ modifié par la règle.
L’historique d’exécution est la réponse à “pourquoi ce ticket m’est-il soudain attribué”. Filtrez par entité, ouvrez l’exécution, lisez les valeurs résolues. Les exécutions ignorées sont aussi parlantes que les échecs : elles vous disent qu’une limite d’exécution, une condition ou une attente a empêché la règle d’agir pour l’instant.
Que sont devenus les anciens écrans de règles
Quelles décisions allez-vous prendre ?
Convention de nommage
"Ticket, priorité maximale, alerter le groupe de travail" se lit encore dans un an. "Règle 47" non. La liste affiche votre description, alors écrivez-en une.
Qui peut construire des automatisations
Les droits d'automatisation sont distincts des droits de module. Accordez-les délibérément, à un petit groupe. Les actions de conformité revérifient les droits de l'auteur au moment de l'exécution.
Ordre des règles
Les règles sur la même entité s'exécutent dans l'ordre de la liste, et chaque règle correspondante s'exécute, pas seulement la première. Placez les règles étroites au-dessus des règles larges.
Ordre de migration
Reconstruisez d'abord les anciennes règles qui touchent les clients (confirmations, escalades), puis l'intendance interne.