Intégration Google Workspace

Intégrations · Google Workspace · 1.3

La connexion entre Gfacility et Google Workspace passe par un seul compte Google de votre organisation : le compte d’intégration. Gfacility s’appuie sur les droits de ce compte pour lire et mettre à jour les employés, les salles et les agendas des salles. Le compte doit donc disposer exactement des droits décrits dans cet article. S’il en manque un, la partie correspondante de l’intégration ne fonctionne pas.

Vous ne savez pas encore quelles intégrations mettre en place, ni dans quel ordre ? Commencez par L’intégration avec Google : la démarche.

Comment ça fonctionne ?

L’intégration comporte trois volets. Vous activez chacun d’eux séparément dans Gfacility, sous Intégrations & Connexion → Google Workspace.

Synchronisation des utilisateurs

Chaque nuit, Gfacility récupère vos employés dans Google Workspace.

• Nouvel employé ? Il est créé.
• Informations modifiées ? Le nom et le numéro de téléphone sont mis à jour.
• Parti ou suspendu ? Toute personne qui n’existe plus dans Google, ou qui y est suspendue, passe en inactif dans Gfacility.

Quels champs sont repris ?

Un nouvel employé reçoit l’organisation et l’emplacement par défaut de votre environnement ; vous pouvez les modifier ensuite dans Gfacility. La synchronisation des utilisateurs ne gère pas la connexion. Elle sert uniquement à ce que Gfacility connaisse vos employés. La connexion avec Google fonctionne sans aucun réglage supplémentaire, voir Se connecter à Gfacility.

Synchronisation des emplacements

Chaque nuit, Gfacility récupère les ressources d’agenda de Google Workspace : les salles de réunion, avec leur bâtiment et leur étage. Un bâtiment ou un étage qui n’existe pas encore est créé par Gfacility.

Conseil : renseignez dans Google le bâtiment, l’étage et la capacité de chaque salle. Ce qui est faux dans Google le sera aussi dans Gfacility.

Attention : lorsque vous modifiez une salle dans Google, la synchronisation suivante réinitialise aussi sa description dans Gfacility et la rend de nouveau réservable. Si vous voulez qu’une salle ne soit plus touchée, désactivez la synchronisation externe pour cette salle dans Gfacility.

Synchronisation des agendas

La synchronisation des agendas fonctionne dans les deux sens :

• De Gfacility vers Google Agenda. Créez une réservation dans Gfacility : elle apparaît aussi dans l’agenda de l’organisateur, avec la salle ajoutée. Modifiez-la ou annulez-la, et c’est également le cas dans Google Agenda.
• De Google Agenda vers Gfacility. Déplacez, modifiez ou annulez cette réunion dans Google Agenda, et Gfacility met immédiatement la réservation à jour.
• Agendas des salles. Gfacility lit aussi les agendas des salles de réunion. Le planning et les écrans de salle affichent donc également les réunions réservées uniquement dans Google Agenda.

Deux types d’agenda, deux types de droits :

Bon à savoir :

• Une réunion réservée uniquement dans Google Agenda ne devient pas une réservation dans Gfacility. La salle apparaît toutefois comme occupée.
• Chaque nuit, Gfacility vérifie s’il a manqué des modifications et les rattrape.

Comment le mettre en place ?

Cela se fait en cinq étapes. Les trois premières se déroulent dans Google, les deux dernières dans Gfacility.

1. Dans Google : créer un compte d’intégration

Dans la console d’administration Google (admin.google.com), créez un compte distinct, utilisé uniquement pour Gfacility.

• Le nom est libre. Choisissez un nom qui permettra plus tard à un administrateur de comprendre à quoi il sert, par exemple gfacility@votreentreprise.fr. Beaucoup d’organisations ajoutent un préfixe qui signale un compte système, comme srv-gfacility@votreentreprise.fr.
• Pas un compte personnel. Si cette personne quitte l’organisation, le compte est supprimé et l’intégration s’arrête.
• Avec une licence. Le compte doit pouvoir se connecter et disposer de son propre agenda.
• Gérez le mot de passe de façon centralisée. Configurez le mot de passe et la validation en deux étapes de sorte que le service IT puisse toujours accéder au compte, même après le départ de la personne qui l’a créé.

2. Dans Google : attribuer un rôle d’administrateur au compte

Gfacility lit les employés et les salles dans votre annuaire Google. Seul un administrateur en a le droit. Dans la console d’administration, sous Compte → Rôles d’administrateur, attribuez donc au compte d’intégration un rôle comprenant :

Vous pouvez utiliser un rôle existant ou créer un rôle personnalisé « Gfacility » qui ne comporte que ces droits.

3. Dans Google : déléguer le compte sur les agendas des salles

C’est l’étape la plus souvent oubliée. Gfacility lit et écrit dans les agendas des salles avec les droits du compte d’intégration. Si le compte n’est pas délégué sur une salle, celle-ci apparaît bien dans Gfacility, mais ses réunions ne remontent pas.

Accordez au compte le droit Apporter des modifications aux événements sur chaque agenda de salle. Il peut ainsi voir, modifier et supprimer les événements.

4. Dans Gfacility : associer le compte

Votre administrateur Google bloque les applications inconnues ? L’étape 5 affiche alors un message indiquant que l’application est bloquée. Demandez d’abord à l’administrateur Google d’autoriser Gfacility sous Sécurité → Accès et contrôle des données → Commandes des API.

5. Dans Gfacility : activer les volets

Dans Gfacility, allez dans Intégrations & Connexion → Google Workspace (la même page qu’à l’étape 4). Sous Synchronisations, activez les boutons dans cet ordre :

1. Utilisateurs. D’abord, car les employés doivent exister avant de pouvoir réserver.
2. Salles. Vous avez déjà des bâtiments et des étages dans Gfacility ? Vérifiez que leurs noms correspondent à ceux de Google, sinon ils apparaîtront en double.
3. Agendas. En dernier, car la synchronisation des agendas ne fonctionne que pour les salles déjà présentes dans Gfacility.

Vous ne voulez pas attendre la nuit ? Cliquez sur le lien à côté des utilisateurs ou des salles pour lancer immédiatement une synchronisation manuelle.