Google Workspace-integration

Integrationer · Google Workspace · 1.3

Kopplingen mellan Gfacility och Google Workspace går via ett enda Google-konto i er organisation: integrationskontot. Gfacility använder kontots behörigheter för att läsa och uppdatera medarbetare, rum och rumskalendrar. Kontot behöver därför exakt de behörigheter som räknas upp i den här artikeln. Saknas någon fungerar inte den delen av integrationen.

Vet du ännu inte vilka integrationer du vill ha, eller i vilken ordning? Börja med Integrera med Google: så går du till väga.

Hur fungerar det?

Integrationen består av tre delar. Du slår på varje del separat i Gfacility, under Integrationer & inloggning → Google Workspace.

Användarsynkronisering · varje natt

För in dina medarbetare i Gfacility.

Platssynkronisering · varje natt

För in mötesrummen i Gfacility, med byggnad och våning.

Kalendersynkronisering · direkt

Håller bokningarna i Gfacility och Google Kalender likadana.

Användarsynkronisering

Varje natt hämtar Gfacility dina medarbetare från Google Workspace.

Ny medarbetare? Medarbetaren skapas.
Ändrade uppgifter? Namn och telefonnummer uppdateras.
Har slutat, eller är avstängd? Den som inte längre finns i Google, eller är avstängd där, sätts som inaktiv i Gfacility.

Vilka fält kopieras?

Fält i Google	Fält i Gfacility
Primär e-postadress	E-postadress
Förnamn	Förnamn
Efternamn	Efternamn
Telefonnummer av typen Mobil	Telefonnummer
Avstängd	Aktiv eller inaktiv

En ny medarbetare får miljöns standardorganisation och standardplats; dem kan du ändra i Gfacility i efterhand. Användarsynkroniseringen sköter inte inloggningen. Den ser bara till att Gfacility känner till dina medarbetare. Inloggning med Google fungerar utan extra inställningar, se Logga in i Gfacility.

Platssynkronisering

Varje natt hämtar Gfacility kalenderresurserna från Google Workspace: mötesrummen, med byggnad och våning. En byggnad eller våning som inte finns än skapas av Gfacility.

Fält i Google	Fält i Gfacility
Automatiskt genererat resursnamn	Namn
Resursens e-postadress	E-postadress (kopplingen till rummets kalender)
Kapacitet	Kapacitet
Byggnad	Byggnad (överordnad plats)
Våning	Våning
Resurstyp	Rumstyp

Tips: fyll i byggnad, våning och kapacitet för varje rum i Google. Det som är fel i Google blir fel i Gfacility också.

Obs: när du ändrar ett rum i Google återställer nästa synkronisering också rummets beskrivning i Gfacility och gör rummet bokningsbart igen. Vill du att ett rum lämnas orört stänger du av den externa synkroniseringen för det rummet i Gfacility.

Kalendersynkronisering

Kalendersynkroniseringen fungerar åt båda hållen:

Från Gfacility till Google Kalender. Skapar du en bokning i Gfacility visas den också i organisatörens kalender, med rummet inkluderat. Ändrar eller avbokar du den, så sker det i Google Kalender också.
Från Google Kalender till Gfacility. Flyttar, ändrar eller avbokar du mötet i Google Kalender uppdaterar Gfacility bokningen direkt.
Rummens kalendrar. Gfacility läser också mötesrummens kalendrar. Därför visar planeringstavlan och rumsskärmarna även möten som bara har bokats i Google Kalender.

Två sorters kalendrar, två sorters behörighet:

Kalender	Vems behörigheter?
Rumskalendrar	Integrationskontots. Därför måste kontot delegeras på varje rumskalender (steg 3).
En medarbetares kalender	Medarbetarens egna. Första gången någon skapar en bokning med kalendersynkronisering ber Google om tillåtelse. Sedan frågar Google inte igen.

Bra att veta:

Ett möte som bara bokats i Google Kalender blir inte en bokning i Gfacility. Rummet visas däremot som upptaget.
Varje natt kontrollerar Gfacility om några ändringar har missats och hämtar in dem.

Hur konfigurerar du det?

Det tar fem steg. De tre första görs i Google, de två sista i Gfacility.

I Google · steg 1 till 3

Görs av er Google-administratör.

1.Skapa ett integrationskonto.
2.Ge kontot en administratörsroll.
3.Delegera kontot på rumskalendrarna.

I Gfacility · steg 4 och 5

Görs av en Gfacility-administratör.

4.Koppla kontot.
5.Slå på användare, rum och kalendrar.

1. I Google: skapa ett integrationskonto

Skapa ett separat konto i Googles administratörskonsol (admin.google.com) som bara används för Gfacility.

Du väljer namnet själv. Välj något som senare talar om för en administratör vad kontot är till för, till exempel gfacility@ditforetag.se. Många organisationer lägger till ett prefix som markerar att det är ett systemkonto, som srv-gfacility@ditforetag.se.
Inte ett personligt konto. Slutar den personen tas kontot bort och integrationen slutar fungera.
Med en licens. Kontot måste kunna logga in och ha en egen kalender.
Hantera lösenordet centralt. Konfigurera lösenordet och tvåstegsverifieringen så att IT alltid kommer åt kontot, även när den som skapade det har slutat.

2. I Google: ge kontot en administratörsroll

Gfacility läser medarbetarna och rummen från er Google-katalog. Det får bara en administratör göra. Ge därför integrationskontot en roll i administratörskonsolen, under Konto → Administratörsroller, med:

Läsa användare

Behövs för användarsynkroniseringen. Läsbehörighet räcker; Gfacility ändrar ingenting i era användare.

Läsa byggnader och resurser

Behövs för platssynkroniseringen. Läsbehörighet räcker; Gfacility skapar inga rum i Google.

Du kan använda en befintlig roll eller skapa en egen roll, “Gfacility”, med bara de här behörigheterna.

3. I Google: delegera kontot på rumskalendrarna

Det här är det steg som oftast glöms bort. Gfacility läser och skriver i rumskalendrarna med integrationskontots behörigheter. Är kontot inte delegerat på ett rum visas rummet visserligen i Gfacility, men dess möten kommer inte med.

Ge kontot behörigheten Göra ändringar i händelser på varje rumskalender. Då kan kontot se, ändra och ta bort händelser.

Steg	Vad du gör
1	Öppna Google Kalender (calendar.google.com), inloggad som Google-administratör.
2	Klicka på + bredvid Andra kalendrar och välj Bläddra bland resurser. Markera rummet.
3	Öppna Inställningar och delning för rummet.
4	Klicka på Lägg till personer och grupper under Dela med specifika personer eller grupper.
5	Ange integrationskontot (eller en grupp som kontot ingår i) och välj Göra ändringar i händelser.
6	Klicka på Skicka. Upprepa för varje rum.

4. I Gfacility: koppla kontot

Steg	Vad du gör
1	Se till att integrationskontot finns som användare i Gfacility och är integrationsadministratör. Bara integrationsadministratörer kan väljas i nästa steg. Osäker på hur? Fråga oss.
2	Gå till Integrationer & inloggning → Google Workspace.
3	Välj integrationskontot under Användarkonto.
4	Klicka på nyckelikonen Ge åtkomst. Google öppnas.
5	Logga in som integrationskontot i Google-fönstret som öppnas, inte med ditt eget konto, och tillåt åtkomst. Sedan kommer du tillbaka till Gfacility.
6	Klicka på Testa anslutning. Användare, rum och kalendrar ska alla visa en bock.

Blockerar er Google-administratör okända appar? Då visar steg 5 ett meddelande om att appen är blockerad. Be först Google-administratören att tillåta Gfacility under Säkerhet → Åtkomst- och datakontroll → API-kontroller.

5. I Gfacility: slå på delarna

Gå till Integrationer & inloggning → Google Workspace i Gfacility (samma sida som i steg 4). Slå på reglagen under Synkroniseringar i den här ordningen:

Användare. Först, eftersom medarbetarna måste finnas innan de kan boka.
Rum. Har du redan byggnader och våningar i Gfacility? Se till att namnen stämmer med dem i Google, annars kommer de in två gånger.
Kalendrar. Sist, eftersom kalendersynkroniseringen bara fungerar för rum som redan finns i Gfacility.

Vill du inte vänta till natten? Klicka på länken bredvid användare eller rum för att synkronisera manuellt direkt.

← Föregående: Integrera med Google: så går du till väga Nästa: SSO-integration→