2025 - vecka 40

Sammanfattning

Denna release medför en rad viktiga förbättringar och nya funktioner som gör Gfacility mer användarvänligt, kraftfullare och mer personligt. Från förbättrad navigering och avancerad filtrering till introduktionen av autonom AI - denna uppdatering tar tag i efterfrågade önskemål från våra kunder. Dessutom har många ändringar gjorts kring ITIL-praxis: processer som incidenthantering, change management och service requests följer nu ITIL-standarden ännu bättre.

Vad är nytt eller förbättrat?

1. Förbättrad sökfunktion Sökfunktionen har utökats med extra fält såsom ID:n, ytterligare datumfält och andra efterfrågade alternativ. Som ett resultat kan användare söka snabbare och mer exakt efter rätt information.

2. Omdesignad inställningsmeny

Inställningsmenyn har omarbetats helt för att förbättra tydlighet och användarvänlighet.

• Sökfunktion: Via det nya sökfältet hittar du specifika inställningar snabbare.
• Tydligare struktur: Inställningar grupperas mer logiskt och är enklare att hantera.
• Building Blocks: Objekt som spänner över moduler - såsom filter, klassificeringar, översikter, notifieringar, arbetsgrupper och workflows - är nu samlade under en central sektion kallad Building Blocks. Så ni hanterar dessa komponenter på ett ställe, oberoende av en specifik modul.

Dessutom har ofta använda objekt som användare, organisationer, platser och produkter flyttats från konfigurationsskärmen till navigationsfältet, under den nya kategorin Objekt. Inställningsmenyn innehåller nu primärt systemövergripande inställningar och konfigurationer.

3. Omarbetade kategorier och filter

Kategorier kallas nu Workspaces och Filter kallas Views. UX:n har förbättrats och val av Views är mer intuitivt. Detta säkerställer mer klarhet och konsekvens i terminologi och användarupplevelse.

4. Nytt navigationsfält till vänster Sidofältet har förnyats fullständigt:

• Användare kan fästa eller dölja moduler och Workspaces.
• Ordningen på moduler och Workspaces kan ordnas om.
• Inställningar förblir oförändrade vid första migrering.
• Ofta använda objekt (såsom användare, produkter osv.) som tidigare endast var åtkomliga via inställningsmenyn är nu direkt åtkomliga via navigationsfältet.
• Temafärger i listor försvinner: För att skapa en lugnare och mer konsekvent helhet tas temafärger bort från listor.

5. Förnyat filtersystem inom Views Restriktionsfiltren i ticketing-modulen kan nu komponeras och justeras fullt ut av er själva (upp till max 5). Där dessa filter tidigare var fasta har ni nu friheten att välja vilka filter som är mest relevanta för er. På så sätt komponerar ni enkelt era egna översikter och arbetar mer effektivt med informationen som är viktig för er roll. I framtida versioner kommer vi också att göra dessa flexibla filter tillgängliga i andra moduler i Gfacility.

Viktigaste fördelar:

• Användare kan fästa upp till 5 ofta använda fält för snabb och intuitiv filtrering.
• Ni kan filtrera på fält som inte är synliga i Vyn.

Detta ger er mer kontroll, bättre prestanda och mer flexibilitet i att komponera era översikter.

6. Konfigurerbar radhöjd i listor

Användare kan nu själva välja hur listor visas, med tre alternativ för radhöjd:

• Autoresize (standard idag): radhöjd anpassar sig automatiskt med längre beskrivningar.
• Standard: fast radhöjd, även med längre beskrivningar (raden stannar på samma höjd).
• Kompakt: visar fler rader på skärmen genom att visa rader mer kompakt.

Denna inställning ger mer kontroll över hur information presenteras och matchar olika arbetsstilar.

7. Bokningar - Förbättrad tjänstevisning i Outlook-plugin

I Outlook-plugin visas för närvarande hela beskrivningen av tjänster, vilket kan leda till en rörig vy.

I den nya versionen kommer endast titeln på tjänsten att vara synlig. Extra detaljer förblir tillgängliga genom att hovra över info-knappen, så att användare snabbt kan begära information utan att överbelasta gränssnittet.

8. Bokningar - Restriktionsregler: förbättrad stabilitet och beteende

Logiken och den underliggande koden för restriktionsreglerna har optimerats. Detta säkerställer mer stabilt beteende och minskar risken för felmeddelanden eller oväntat beteende. Användare upplever en mer tillförlitlig process vid tillämpning av restriktioner.

9. Lägga till deltagare till Microsoft-event

Tidigare lades besökare som tillkommit via Gfacility aldrig automatiskt till Microsoft-möten. I den nya versionen är detta nu möjligt. Vid tillägg av en deltagare kan ni använda den nya växeln för att avgöra om de också läggs till i Microsoft-mötet.

• Interna deltagare läggs alltid till i Microsoft som standard.
• Externa deltagare kan valfritt läggas till i Microsoft eller inte. Obs: detta val kan inte ändras efter att mötet har skapats.

10. Stöd för betyg via Teams för bokningar

Stöd kommer att läggas till för att ge betyg och feedback via Microsoft Teams-appen, specifikt för bokningar relaterade till:

• Catering
• Besöksmottagning
• Facility-tjänster

Efter att en bokning slutar kommer det att vara möjligt att enkelt lämna ett betyg, så att organisationer kan förbättras mer specifikt baserat på användarupplevelser.

11. Statusfärger och prioritet: ny design

• Statusfärgerna har moderniserats: i workflow kan ni nu välja endast en färg per status.
• Färgen som nu används som bakgrundsfärg blir den primära färgen. Bakgrunden blir automatiskt en ljusare variant av den.
• Look & feel för prioritet har också justerats till en modernare stil.
• SLA-färger förblir oförändrade men har fått en modernare look.

12. Ändringsbar mall

Det är nu möjligt att ändra den valda mallen på ett befintligt ärende, även efter att ärendet har skapats. Vid byte av mall händer följande automatiskt:

• Fält som förekommer i båda mallarna behåller sitt värde.
• Nya fält från den valda mallen läggs till (tomma).
• Fält som inte längre förekommer tas bort.
• Obligatoriska fält måste fyllas i igen innan ärendet kan sparas.

13. Fältsynlighet efter skapande

Systemet stödde redan, per fråga i mallen, att indikera om ett fält ska vara synligt under skapandet av ett ärende, CI, tillgång eller kunskapsobjekt.

Nytt är att ni nu också kan bestämma om ett fält förblir synligt efter skapandet, när objektet visas eller redigeras.

• visibility: bestämmer om fältet är synligt vid skapande
• visibility_form: bestämmer om fältet är synligt efter skapande (i formuläret)

Alla befintliga fält förblir synliga som standard som tidigare - så ingen åtgärd krävs, om ni inte vill avvika från det.

14. Ärendemallklasser

Varje ärendemall är nu kopplad till en specifik klass, såsom:

• Incident (INC)
• Service Request (REQ)
• Problem (PRB)
• Change (CHG)
• Ärende (allmänt)

Dessa klasser säkerställer en standardiserad struktur på ärenden. Baserat på den valda klassen visas eller döljs specifika fält automatiskt. På så sätt förblir ärendeformuläret organiserat och i linje med processen det är avsett för.

Till exempel:

Ingen migrering: Den aktuella klassen för alla ärenden och mallar är “Ärende”. För både befintliga ärenden och ärendemallar kan denna klass inte ändras. Om ni vill använda de nya klasserna måste nya mallar skapas. Om så önskas kan vi utföra en anpassad migrering på begäran. Tänk på att detta är en tilläggstjänst och därför medför extra kostnader.

15. Ärendeprefix

Ärenden får nu ett prefix baserat på den valda klassen. Detta gör det omedelbart synligt vilken typ av ärende det är:

Exempel:

• INC-1253 = Incident
• CHG-1254 = Change
• REQ-1255 = Service Request
• PRB-1256 = Problem
• Ticket-1256 = Ärende

👉 Numreringen är kontinuerlig över alla ärenden; endast prefixet ändras baserat på klassen. Detta säkerställer igenkännbarhet utan att skapa separata räknare.

16. Visuell representation för statusändring (stepper eller dropdown)

Ni kan nu konfigurera per ärendemall hur statusen visas och justeras vid hantering av ärenden:

• Stepper: visar hela workflow som ett visuellt stegfält (idealt för strukturerad uppföljning).
• Dropdown: visar endast den aktuella statusen med möjlighet att växla via en lista (snabbare och mer kompakt).

Denna visning bestäms via det befintliga workflow-fältet på ärende-, CI-, tillgångs- eller kunskapsbasmallen. Där väljer ni inte bara workflow-typ (statusordning), utan också den önskade visualiseringsformen: stepper eller dropdown.

Ordningen på stegen i steppern kan enkelt bestämmas via drag-and-drop inom workflow-konfigurationen.

17. Eskalering och de-eskalering av arbetsgrupper

Ni kan nu konfigurera en eskaleringsstruktur per klassificering. Med detta bestämmer ni i vilken ordning ett ärende automatiskt följs upp av olika arbetsgrupper.

I ärendeformuläret är två nya åtgärder tillgängliga:

• “Tilldela nästa nivå” - vidarebefordrar automatiskt ärendet till nästa arbetsgrupp.
• “Tilldela föregående nivå” - flyttar ärendet tillbaka till föregående arbetsgrupp, t.ex. efter återöppning eller avvisning.

Ordningen på arbetsgrupperna bestäms av den konfigurerade eskaleringsordningen inom klassificeringen. När klassificeringen använder arv tas denna ordning automatiskt från den överordnade klassificeringen.

👉 Ni kan hantera eskaleringsordningen enkelt via drag-and-drop i klassificeringskonfigurationen. 👉 Ärenden kan eskaleras eller de-eskaleras med ett klick baserat på denna konfigurerade struktur.

⚠ Observera: om den aktuella arbetsgruppen för ärendet inte förekommer i hierarkin för klassificeringen, tilldelas ärendet automatiskt till nivå 0-arbetsgruppen.

18. Ärendeplaneringstavla

Inom ärenden har en ny planeringstavla lagts till som visuellt visar det planerade utförandet per ärende. Planeringstavlan visar ärenden baserat på deras planerade start- och slutmoment, vilket ger mer insikt i arbetsfördelning och tidsåtgång.

🔧 Två fält är tillgängliga för denna visualisering:

• Startdatum och tid (nytt fält)
• Förfallodatum har ändrats från ett vanligt datum till ett datum + tid

Dessa fält tillsammans bestämmer hur ärendet visas på planeringstavlan - från start till slutförande. Planeringstavlan ger klarhet om planerad arbetsbelastning och hjälper till att samordna aktiviteter mellan team.

19. Skapa nytt ärende från befintligt ärende

Det är nu möjligt att skapa ett nytt ärende direkt från ett befintligt ärende. Dessa ärenden länkas automatiskt till varandra.

För att göra detta, klicka på Link issue och sedan i sökfältet. Förutom att söka efter befintliga ärenden kan ni nu också välja Skapa ärende för att starta ett nytt ärende.

20. SLA på uppgifter

SLA-logiken som redan var tillgänglig inom ärenden tillämpas nu också på uppgifter. Detta innebär att ni också kan följa upp framsteg inom uppgifter baserat på konfigurerade svarstider, lösningstider och andra SLA-överenskommelser.

Beteendet är identiskt med det inom ärenden:

• SLA väljs automatiskt baserat på klassificering, prioritet eller andra kriterier
• Statusindikatorer visar om uppgiften håller sig inom SLA
• Visuella timers och färgkoder visar hur kritisk timingen är

21. Inloggningssida

Gfacility-inloggningssidan har omarbetats för att göra inloggning snabbare, smartare och mer användarvänlig:

• När ni fyller i er e-postadress utför systemet automatiskt en kontroll:
  • Är SSO konfigurerat för er domän? Då omdirigeras ni automatiskt till er SSO-leverantör.
  • Om ingen SSO är aktiv tas ni direkt till Google eller Microsoft, beroende på vad er organisation har konfigurerat.
• Den senast använda inloggningsmetoden kommer ihåg, så att ni kan logga in snabbare vid nästa besök.
• Längst ner på sidan har ni också möjligheten att manuellt välja en specifik metod: SSO, Google, Microsoft, eller användarnamn & lösenord.

Denna förbättring säkerställer smidigare åtkomst till Gfacility, anpassad efter er organisations preferenser och inställningar.

22. Introduktion av AI-åtgärder inom befintliga objekt Inom befintliga objekt såsom ärenden och möten kan ni nu låta AI utföra direkta åtgärder.

Exempel:

• Låt AI automatiskt översätta beskrivningen av ett ärende till svenska.
• Be AI förbereda ett professionellt svar till beställaren, till exempel: “Tack för ditt ärende, vi tar tag i detta så snart som möjligt.” AI:n genererar en fullständigt utarbetad text som ni kan skicka direkt eller justera något.

Dessa AI-åtgärder gör vardaglig kommunikation snabbare och mer konsekvent, med minimal ansträngning.

23. Introduktion av autonoma AI-agenter (Beta) Gfacility kommer att stödja onboarding av autonoma AI-agenter som självständigt utför åtgärder inom plattformen.

Exempel:

• Kontrollera om ärenden är kompletta och automatiskt begära saknad information.
• Lösa ärenden självständigt baserat på kunskapsbasen.

Denna funktion är av som standard vid go-live men kan aktiveras på begäran. AI-agenten är för närvarande i beta.

24. Lägg till kommentar & ändra status i ett steg

I kommunikationsfältet kan ni nu inte bara lägga till en kommentar, utan också ändra statusen direkt.

• Klicka på första delen av knappen för att endast lägga till en kommentar.
• Klicka på andra delen (pil) för att lägga till en kommentar och omedelbart ändra status.

25. Förbättrad kunskapsbas-synlighet

Kunskapsbasen är inte längre en flik inom ett ärende utan har flyttats till en knapp högst upp i ärendet. När ni klickar på denna knapp visas kunskapsbasen på höger sida av ärendet, så att ni har snabbare och tydligare åtkomst till relevant information.