Frågeformulär
Besökspolicy
Vem släpper ni in, vilka data registreras, vilka aviseringar skickas och vilka compliance-krav gäller? Besökare berör säkerhet, integritet och första intryck samtidigt.
Uppdaterad 18. Mai 2026
Questionnaire · 4.5
Varför detta nu
Besökare är där marknadsföring (första intryck), säkerhet (åtkomst) och integritet (GDPR) möts. Ett dåligt designat kioskflöde innebär en stökig lobby, klagande reception eller dataintrång med rapporteringsplikt. Policyn här avgör direkt vilka skärmar ni senare aktiverar i Visitor-modulen.
Vad levererar du?
Besökstyper
Standard, leverantör, entreprenör, kandidat, VIP, event, med separata regler.
Förregistreringspolicy
Obligatorisk/valfri, vilka data, vilken inbjudningsmall.
Kioskflöde
Drop-in vs schemalagd ankomst, ID-kontroll, foto, namnskyltsutskrift.
Compliance & lagring
Vilka data, hur länge, med vilken rättslig grund, avstämt med dataskyddsombud.
Nyckelfrågor
- 1Vilka besökstyper skiljer ni på? Skiljer sig hanteringen mellan kund, leverantör, entreprenör, kandidat?
- 2Förregistrering, obligatorisk eller valfri? Vem kan bjuda in någon (varje medarbetare, endast chefer, endast reception)?
- 3Vilka data samlar ni in vid förregistrering? Namn, e-post, företag, telefon, och det känsliga: registreringsnummer, klädstorlek (eventnamnskyltar), allergier?
- 4Inbjudan, vilken mall, vilket språk (värdens eller besökarens?), med vilka instruktioner (parkering, vägbeskrivning, klädkod)?
- 5Ankomst, registrering via kiosk, via reception eller båda? Drop-ins tillåtna?
- 6Identifiering, krav på ID-kontroll, ta foto, skriv ut namnskylt med foto, anonym namnskylt? Skiljer det sig per lokation eller besökstyp?
- 7NDA / husregler, måste besökaren skriva på eller acceptera något? En gång eller varje gång?
- 8Aviseringar, vem aviseras vid ankomst? Endast värden eller även reception/säkerhet? Vilken kanal (Teams, e-post, SMS, app-push)?
- 9Avgång & utcheckning, aktiv utcheckning vid avresa? Viktigt för evakueringslistor?
- 10Lagring & GDPR, hur länge sparar ni besöksdata? Rättslig grund, rätt att glömmas, exportförfrågningar, vem hanterar dem?
- 11Särskilda scenarier, stora event (>50 gäster), VIP-besök, journalister, revisioner, leverantörsinspektioner, behöver de egna flöden?
Mall, matris för besökstyper
| Typ | Förregistrering | ID-kontroll | Namnskylt | NDA | Avisering | Lagring |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Standardkund | Valfri | Nej | Namnskylt | Nej | Värd (Teams) | 90 dagar |
| Leverantör | Obligatorisk | Ja | Foto + färgkod | En gång | Värd + reception | 12 månader |
| Kandidat | Obligatorisk (via HR) | Nej | Anonym namnskylt | Nej | HR-rekryterare | 30 dagar |
| Eventgäst | Obligatorisk | Nej | Förtryckt set | Via event-T&C | Eventansvarig | 60 dagar |
| … | … | … | … | … | … | … |