Frågeformulär
Produkter & internfakturering
Vilka beställningsbara produkter och tjänster erbjuder ni, catering, tryck, IT-hårdvara, AV-paket, och hur hanteras den finansiella sidan? Vem betalar, i vilken valuta, med vilken moms och vilken koppling till er bokföring?
Uppdaterad 18. Mai 2026
Questionnaire · 4.8
Varför detta nu
I Gfacility delar catering och bokningsbara tjänster samma produktmotor: produktdetaljer + restriktioner + tillgänglighet. En sandwichpaket och ett AV-set behandlas tekniskt likadant. Det som skiljer är reglerna, leveranstider, vem som kan beställa, hur ni fakturerar vidare. Ni fastställer reglerna här, inte ad hoc senare per produkt.
Vad levererar du?
Produktkatalog per kategori
Catering, tryck, IT, AV, mobilitet, med leverantör, pris, moms och leveransregler.
Beställningsregler per kategori
Cutoff-tid, min/max-kvantitet, godkännandesteg, målgrupp.
Internfaktureringsmodell
Vilket kostnadsställe betalar, i vilken valuta, med vilka momskoder, och vad räknas som "internt" vs "externt".
Finansiell integration
Export till bokföring/ERP, fil, API eller manuell leverans?
Nyckelfrågor, produktsidan
- 1Vilka produktkategorier erbjuder ni via Gfacility? Catering, tryck, IT-hårdvara, AV-paket, mobilitet (cykel, parkering), eventtillägg, städextra, annat?
- 2Vem är leverantören per kategori, intern avdelning (egen restaurang, eget tryckeri) eller extern leverantör (Sodexo, Albelli, Dell)?
- 3Vem får beställa, alla, specifika avdelningar, eventbudgetansvariga, externa parter? Begränsar ni per användargrupp, lokation eller organisation?
- 4Leverans- och beställningsregler per kategori, cutoff-tid (senaste tidpunkt att beställa), min/max-kvantiteter, förbeställningsfönster, leveranszon.
- 5Engångsbeställningar (eget objekt i kundvagnen), tillåt utan att förorena katalogen, eller alltid via förfrågan?
- 6Paket, mötespaket (lunch + AV + rumsuppställning), eventpaket (rum + catering + parkeringskuponger), erbjud som en enda produkt eller alltid separat?
- 7Godkännandeworkflow, beställningar över en tröskel, eller från externa, godkänns först av chef? Vem ser förfrågan, med vilken SLA?
- 8Avbokning och ändringar, fram till när kan en beställning avbokas? Vad är kostnaderna efter cutoff-tiden?
- 9Katalogförvaltning, vem håller priserna aktuella, lägger till nya produkter, gör den årliga indexeringen? En ansvarig per kategori.
Nyckelfrågor, internfakturering
- 1Vem betalar per kategori, beställaren personligen, deras avdelning, ett eventkostnadsställe eller organisationen centralt (overhead)?
- 2Vilken kostnadsställekod kopplas till vilken produktkategori? Exempel: lunch = beställarens avdelning, ledningslunch = ledningsbudget, tryck = kommunikationsoverhead.
- 3Valuta och moms, arbetar ni i flera valutor (flera länder)? Vilka momskoder (21 %, 9 %, 0 %) per produkttyp?
- 4Indexering & prisändring, årlig fast tidpunkt, vid leverantörsavtal eller fritt? Vem godkänner prishöjningar?
- 5Internt vs externt, olika priser för externa parter (kunder, leverantörer som äter med)? Separat momsflöde?
- 6Internfaktureringsfrekvens, direkt per beställning, eller månads-/kvartalsvis buntat?
- 7Export till bokföring, vilket format (CSV, UBL, JSON), vilken integration (Exact, AFAS, SAP, Twinfield, Dynamics)? Push eller pull, dagligen eller månadsvis?
- 8Avvikelser, vad om en beställning avbokas efter export? Återföringsflöde definierat?
- 9Rapportering, vilka månads-/kvartalsrapporter behöver ekonomi? Per kostnadsställe, per leverantör, per produktkategori?
Mall, produktkategorier
| Kategori | Exempel | Leverantör | Målgrupp | Cutoff | Godkännande | Moms |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Catering, lunch | Smörgåspaket, sallad | Intern (restaurang) | Alla | Dag-1, 13:00 | Ingen (≤ 15 € pp) | 9 % |
| Catering, event | Walking dinner | Extern (Sodexo) | Chef+ | 7 d i förväg | > 500 € budgetansvarig | 9 %/21 % |
| Tryck | Broschyrer, banderoller | Extern (Drukland) | Kommunikation | 3 d i förväg | Marknadschef | 21 % |
| IT-hårdvara | Laptop, skärm | Extern (Dell) | Alla via chef | 10 d i förväg | Linjechef | 21 % |
| AV-paket | Projektor + mick + kamera | Intern (FM) | Alla | 1 d i förväg | Ingen | 21 % |
| Mobilitet | Cykel, elbilsladdare, parkering | Intern | Alla | Realtid | Ingen | 21 % |
| … | … | … | … | … | … | … |
Mall, internfaktureringsregel
| Kategori | Vem betalar | Kostnadsställe | Momskod | Internfakt.-tillfälle | Externt pris? |
|---|---|---|---|---|---|
| Catering, lunch | Beställarens avdelning | Härlett från användaren | B9 (Mat & dryck 9 %) | Månatligt buntat | Ja, +30 % |
| Tryck | Kommunikation | 3300 | B21 | Direkt | Nej |
| IT-hårdvara | IT-budget | 2200 | B21 | Direkt | N/A |
| AV-paket | Beställarens avdelning | Härlett | B21 | Månadsvis | Ja |
| … | … | … | … | … | … |