2026 - Q2 | Gfacility

Dessa release notes täcker den nya, utökade releasen som nu finns tillgänglig i UAT-miljön. Vi introducerar avancerade vy-alternativ för operativa moduler, en kraftfull ny importfunktion och utökade GDPR-regler. Användarupplevelsen kring bokningar, kommunikation och ärendehantering har också förfinats ytterligare.

Operativa vyer och data

Nya vyer för operativa moduler

I modulerna Ärendehantering, Uppgifter, Bokningar, Besökare, CI, Assets, Produkter och Kunskapsbas kan du nu välja, vid sidan av standardlistan, mellan kraftfulla nya vyer för att göra ditt arbete snabbare och mer insiktsfullt.

Trädvy Hierarkisk vy med konfigurerbara underobjekt (obs: endast tillgänglig för ärenden och bokningar).
Kanban Visuell arbetsflödesöversikt i kolumner (obs: inte tillgänglig för bokningar).
Schemaläggare Tidslinje för effektiv kapacitetshantering och planering.
Pivot Pivottabeller för snabb dataanalys.

⚠️ Vy-gräns

Trädvyn, Kanban- och Pivotvyerna har ett visningsmaximum på 500 poster. Om ditt filter eller din vy innehåller fler än 500 poster är dessa specifika vy-alternativ tillfälligt otillgängliga tills listan smalnas av med filter.

Bulkimport av data

Du kan nu enkelt importera data i bulk, vilket snabbar upp uppsättning och uppdatering av din miljö avsevärt.

Moduler som stöds: Tillgängligt för CI:er, Assets och Kunskapsartiklar.
Gräns: Du kan importera eller uppdatera upp till 5 000 objekt åt gången.
Krav på behörigheter: Denna funktionalitet är endast tillgänglig för användare som redan har behörigheten “bulkredigering”.

Ärenden, uppgifter och bokningar

Förbättringar för ärenden

Underärenden och automatisk stängning: Det är nu möjligt att länka underärenden till ett huvudärende. När huvudärendet stängs kan de länkade underärendena arkiveras automatiskt. Underärendets status synkroniseras med huvudärendets statusklass (t.ex. klassen “Avslutat”).
Synkronisering av konversationer: Meddelanden och konversationer som läggs till på ett huvudärende kan nu valfritt delas automatiskt med alla länkade underposter.
Tagg-funktionalitet: Du kan nu enkelt lägga till taggar på ärenden för att kategorisera dem bättre och hitta dem snabbare igen.
Realtidsnärvaroindikator: Se direkt vem som har ett specifikt ärende öppet just nu, så att ni inte arbetar på samma ärende två gånger.
Statusändringar via bulkredigering: Du kan nu ändra status på flera ärenden i bulk. Obs: en ny status visas endast som alternativ när den är ett tillåtet nästa steg för alla valda ärenden.

Vi har utökat och strukturerat automatiseringen ytterligare:

Uppgiftsregler omplacerade: Uppgiftsregler har flyttats från Uppgifter till Regler under Automatiseringar, så att all automatiseringslogik hanteras centralt.
Nya tidsbaserade triggers: Tillagda för Ärenden och Uppgifter: en trigger baserad på modifierat datum/tid. Detta gör att du kan köra åtgärder automatiskt när inga ändringar sker under X tid (t.ex. automatiskt ändra status vid inaktivitet).
Nya arbetsflödesklasser (statusar): Nya klasser tillagda för att bättre strukturera processer och rapportering: Väntar på kund, Väntar på leverantör, Besvarat och Arkiverat. Dessa klasser är tillgängliga för användning i automatisering och rapportering.
- Viktigt: Inga nya statusar skapas automatiskt för befintliga kunder, och befintliga arbetsflöden förblir oförändrade. Om dessa klasser önskas i befintliga arbetsflöden kan de läggas till på begäran. Nya arbetsflöden levereras med dem som standard.
- Beteende för Arkiverat: När ett ärende sätts till Arkiverat blir det helt skrivskyddat. Inga fler ändringar är möjliga. Endast statusändringar är fortfarande möjliga enligt de konfigurerade arbetsflödesreglerna.
Konversationsbaserade triggers: Ny trigger: konversation tillagd. Inklusive “av vem” (t.ex. skapad av, beställare, tilldelad till), vilket gör att du kan automatisera åtgärder baserat på exakt vem som svarar.

Dessa förbättringar gör det möjligt att automatisera arbetsflöden mer intelligent och få bättre insikt i statusar och ledtider.

Du har nu mer kontroll över dina timmar och integritetskänsliga data inuti ärenden och uppgifter.

Tidsregistrering: Du kan nu logga arbetad tid. Antingen manuellt i efterhand, eller automatiskt via startknappen som löper medan du arbetar. Obs: nya behörigheter har skapats för detta, som är av som standard och måste aktiveras av administratörer.
Utökade GDPR-regler: Du kan schemalägga data inom ärenden och uppgifter att automatiskt raderas eller anonymiseras vid en angiven tidpunkt.

Förbättringar för bokningar

Omdesignat bokningsformulär: UX för formulären har förbättrats avsevärt och de är enklare att använda.
Rumsinformation på ett ögonkast: Listvyn visar nu direkt rumsbeskrivning och tillgängliga egenskaper (faciliteter), så att du snabbare kan välja rätt.
Platskrav för produkter: När du vill lägga till en produkt direkt till din bokning ber systemet dig nu först att välja en plats.
Tillgänglighetsinsikt och smarta förslag: Medan du skapar en bokning kan du nu direkt konsultera kalendervyn. Du kan också använda smarta förslag för att snabbt hitta en idealisk tidslucka.

💡 Hur fungerar förslaget?

Systemet beräknar det idealiska tillfället baserat på några smarta regler:
- Roller och status: Organisatörer väger tyngst, följt av obligatoriska och valfria deltagare. En “ledig” kalender ger positiv poäng, medan “Frånvarande” omedelbart utesluter en föreslagen tidslucka.
- Arbetstider: Tidsluckor som överlappar lunch eller faller utanför ordinarie kontorstid ignoreras automatiskt.
- Resultat: Du ser alltid de tidsluckor med högst poäng (och därmed bästa tillgänglighet). Vid lika rekommenderas den tidigaste tiden.

Platser och besökare

Kiosk och rumsskyltning

Både besökarinteraktion och platsregistrering har optimerats med nya funktioner för våra hårdvaru- och kiosklösningar.

Konfigurerbara registreringsfält (kiosk): Du har nu full kontroll över registreringsprocessen. Du kan konfigurera vilka inmatningsfält som är aktiva för besökare och vilka av dem som är obligatoriska.
Besökare loggar ut (kiosk): Ett nytt alternativ är tillgängligt så att besökare nu också kan logga ut sig själva via kiosken när de lämnar.
Villkorsacceptans (kiosk): Under registreringen kan du nu kräva att besökare godkänner villkor, såsom säkerhetsinstruktioner eller integritetsregler.
Platsregistrering (rumsskyltning): Vi spårar nu exakt vilken specifik rumsskyltning som användes för att checka in eller ut, för noggrann insikt i den exakta platsen.

⚠️ Viktig påverkan: omaktivering av hårdvara krävs Eftersom vi flyttar till en ny infrastruktur ändras kommunikationsprotokollet mellan enheter och Gfacility. Det innebär att alla kiosker och rumsskyltar behöver omaktiveras efter migreringen för att fortsätta kommunicera med mjukvaran. Schemalägg denna omaktivering för att undvika skärmavbrott.

Autentisering och säkerhet

Ny inloggningsmetod med MFA

Vi har lagt till möjligheten att logga in med användarnamn och lösenord, ytterligare säkrat med MFA (Multi-Factor Authentication). Användare kan nu återställa sitt lösenord direkt via mejl.

⚠️ Obs för befintliga kunder För att undvika att störa nuvarande arbetsflöden är detta nya inloggningsalternativ avstängt som standard för befintliga kunder. Du kan alltså inte ännu logga in det nya sättet; för dig fungerar processen fortfarande som tidigare via Logga in med Microsoft eller er egen SSO.

Konfiguration och mallar

ℹ️ Viktig ändring: lägga till CI:er i mallar Den här ändringen har direkt påverkan på hur du sätter upp mallar. Den gamla metoden, där man vid tillägg av ett CI i en mall kunde välja mellan “tillåtna värden” eller “standard”, har tagits bort.

Nytt obligatoriskt tillvägagångssätt: Du måste nu alltid välja ett publikt filter. Vid tillägg av ett CI kan endast värden som tillåts av detta filter väljas. De kolumner som definieras i detta publika filter ärvs nu också automatiskt både vid visning och tillägg av data.

Prestanda och infrastruktur

Vi har beslutat att slå samman den planerade tekniska migreringen från App Engine till Cloud Run med denna release. Som ett resultat drar du direkt nytta av en uppfräschad, mer kraftfull miljö. Tack vare denna förflyttning kör plattformen avsevärt mer prestandahöjande och stabil. Vi har även gjort riktade optimeringar som starkt förbättrar applikationens övergripande hastighet.

Märkbart snabbare: Du kommer omedelbart att märka att laddning och öppnande av översikter, startsidan och enskilda poster är betydligt smidigare. Allt känns mer responsivt, vilket ger en effektivare och trevligare arbetsupplevelse.

Allmänna förbättringar och kommunikation

En rad kvalitetsförbättringar över hela linjen för att hålla kommunikation och systemnavigering smidigare.

Skicka mejl manuellt: Vid sidan av automatiserade mejl kan du nu också skicka ett mejl manuellt när som helst, med full kontroll över innehållet. Obs: en ny behörighet har skapats för detta, av som standard och måste aktiveras av administratörer.
Visualisering av arbetsflöden: Du kan nu visualisera arbetsflöden. När du väljer en status ser du direkt möjliga nästa steg och vem som har behörighet att utföra dem.
Kloning av inställningar: Du kan enkelt klona grupper, SLA:er och filter för att snabbt skapa nya konfigurationer.
Ny rich-text-formatering och kommunikation: En ny rich-text-editor är tillgänglig med utökade formateringsalternativ. Du kan även återställa layouten (mycket användbart för inklistrad text). Kommunikationsfältet på uppgifter har förstorats avsevärt, och meddelanden stöder nu emojis.
Gilla meddelanden och emoji-reaktioner: Du kan nu gilla meddelanden och reagera med emojis. En ny trigger har lagts till i aviseringsreglerna för detta (Övrigt -> Emoji tillagd). En mall finns tillgänglig för denna avisering; meddela oss om du är intresserad så lägger vi till den i din miljö.
Smartare @-omnämnanden och sökning: Vid taggning av personer får du direkt förslag på aktiva roller inom objektet. Den allmänna sökfunktionen stöder nu mellanslag korrekt och låter dig söka flytande på förnamn, efternamn och e-post.
Aviseringar och betyg: Få en e-postkopia av dina egna meddelanden direkt. Du kan också navigera direkt till formulär och betyg via e-post tack vare den nya ?rating=true-länken.
Profilvisning vid användarsökningar: På alla användarsökningar och profiler visar vi nu initialerna som standard, eller profilbilden om en är ifylld. Att ta bort din profilbild är nu också enkelt.
Ny indikator vid sparande av vyer: När du ändrar en översikt visas inte längre den blå listen högst upp på skärmen. I stället ser du en subtil blå prick direkt i din översikt. Att klicka på pricken, eller info-knappen på vyn, ger dig omedelbart möjlighet att spara den ändrade vyn.
Optimerad betygsvisning: För att spara skärmutrymme och hålla översikter lugnare har betygsvisningen på objekt förkortats. I stället för 5 separata knappar (stjärnor) visas nu bara 1 stjärna.

🔌 API-ändringar - operativa moduler

Alla operativa GET-endpoints (Configuration Items, Assets, Knowledge Base, Products, Services) har omarbetats. Huvudsakliga ändringar:

För alla moduler:

Ny parameter view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Bestämmer vilken kolumnuppsättning och stateData-nyckel som returneras. Standard = columns. Skicka view_type=flat explicit för identiskt beteende som idag.
Anpassad fälttyp configuration_item_lookup returnerar inte längre det nästlade configurationItem:{id,title}-objektet - klienter måste hämta detta själva.
Felmeddelanden (i18n): Felmeddelanden är nu översatta. Klienter som tolkar exakta engelska felsträngar måste byta till felkoder.
Nytt stöd för bilagor: .numbers-filer (Apple Numbers) tillåts nu som bilaga.

Per modul:

Configuration Items: relations-endpointen /relation blir /relations. Nytt alias är GET /configuration-item/list. Index-metoden har optimerats för prestanda. Relationer skapar nu automatiskt även omvända relationer (med cykeldetektering).
Assets: fältet customColumns har tagits bort från list-responsen.
Tickets & Events: view_type avgör nu också nästlingen av underposter och uppgifter (kanban/timeline/tree). När view_type saknas faller servern tillfälligt tillbaka till tree med uppgifter nästlade - skicka view_type=flat explicit för att behålla den gamla flata responsen.
Gräns Tickets & Events: för kanban / timeline / tree är take-gränsen begränsad till 500.