2026 - Q2 | Gfacility

Ces notes de version couvrent la nouvelle release étendue désormais disponible dans l’environnement UAT. Nous introduisons des options de vue avancées pour les modules opérationnels, une nouvelle fonctionnalité d’import puissante et des règles RGPD étendues. L’expérience utilisateur autour des réservations, de la communication et du ticketing a également été affinée.

Vues opérationnelles et données

Nouvelles vues pour les modules opérationnels

Dans les modules Ticketing, Tâches, Réservations, Visiteurs, CI, Assets, Produits et Base de connaissances, vous pouvez désormais choisir, en plus de la liste standard, parmi de nouvelles vues puissantes pour rendre votre travail plus rapide et plus parlant.

Vue arborescente Vue hiérarchique avec éléments enfants configurables (remarque : disponible uniquement pour les tickets et réservations).
Kanban Vue visuelle du workflow en colonnes (remarque : indisponible pour les réservations).
Scheduler Timeline pour une gestion et une planification efficaces des capacités.
Pivot Tableaux croisés pour une analyse rapide des données.

⚠️ Limite d’affichage

Les vues Arborescente, Kanban et Pivot ont un maximum d’affichage de 500 enregistrements. Si votre filtre ou votre vue contient plus de 500 enregistrements, ces options de vue spécifiques sont temporairement indisponibles jusqu’à ce que la liste soit affinée à l’aide de filtres.

Import de données en masse

Vous pouvez désormais importer facilement des données en masse, ce qui accélère considérablement la mise en place et la mise à jour de votre environnement.

Modules pris en charge : disponible pour les CI, Assets et articles de la base de connaissances.
Limite : vous pouvez importer ou mettre à jour jusqu’à 5 000 objets à la fois.
Permissions requises : cette fonctionnalité est exclusivement réservée aux utilisateurs qui disposent déjà de la permission « édition en masse ».

Ticketing, tâches et réservations

Améliorations du ticketing

Tickets enfants et clôture automatique : il est désormais possible de lier des tickets enfants à un ticket majeur. Lorsque le ticket majeur est clôturé, les tickets enfants liés peuvent être archivés automatiquement. Le statut du ticket enfant est synchronisé avec la classe de statut du majeur (par ex. classe « Terminé »).
Synchronisation des conversations : les messages et conversations ajoutés à un ticket majeur peuvent désormais être partagés automatiquement, de façon optionnelle, avec tous les enregistrements enfants liés.
Fonctionnalité de tags : vous pouvez désormais ajouter facilement des tags aux tickets pour mieux les catégoriser et les retrouver plus rapidement.
Indicateur de présence en temps réel : voyez immédiatement qui a un ticket spécifique ouvert en ce moment, afin de ne pas travailler à deux sur le même ticket.
Changements de statut via édition en masse : vous pouvez désormais modifier le statut de plusieurs tickets en masse. Remarque : un nouveau statut n’est proposé comme option que lorsqu’il s’agit d’une étape suivante autorisée pour l’ensemble des tickets sélectionnés.

Nous avons étendu et structuré davantage l’automatisation :

Règles de tâches déplacées : les règles de tâches sont passées de Tâches à Règles sous Automatisations, afin que toute la logique d’automatisation soit gérée de manière centralisée.
Nouveaux déclencheurs temporels : ajoutés pour les Tickets et les Tâches : un déclencheur basé sur la date/heure de modification. Cela vous permet d’exécuter des actions automatiquement lorsqu’aucune modification ne survient pendant X temps (par ex. changer automatiquement le statut en cas d’inactivité).
Nouvelles classes de workflow (statuts) : de nouvelles classes ont été ajoutées pour mieux structurer les processus et le reporting : En attente du client, En attente du fournisseur, Répondu et Archivé. Ces classes sont disponibles pour l’automatisation et le reporting.
- Important : aucun nouveau statut n’est créé automatiquement pour les clients existants, et les workflows existants restent inchangés. Si ces classes sont souhaitées dans les workflows existants, elles peuvent être ajoutées sur demande. Les nouveaux workflows en sont équipés par défaut.
- Comportement Archivé : lorsqu’un ticket passe en Archivé, il devient entièrement en lecture seule. Aucune modification n’est plus possible. Seuls les changements de statut restent possibles selon les règles de workflow configurées.
Déclencheurs basés sur la conversation : nouveau déclencheur : conversation ajoutée. Incluant « par qui » (par ex. créateur, demandeur, assigné), ce qui permet d’automatiser des actions en fonction précisément de la personne qui répond.

Ces améliorations permettent d’automatiser les workflows plus intelligemment et d’obtenir une meilleure visibilité sur les statuts et les délais de traitement.

Suivi du temps et règles RGPD

Vous disposez désormais de plus de contrôle sur vos heures et les données sensibles au regard de la vie privée dans les tickets et tâches.

Suivi du temps : vous pouvez désormais enregistrer le temps passé. Soit manuellement après coup, soit automatiquement via le compteur de démarrage qui tourne pendant que vous travaillez. Remarque : de nouvelles permissions ont été créées pour cela, désactivées par défaut, et doivent être activées par les administrateurs.
Règles RGPD étendues : vous pouvez planifier la suppression ou l’anonymisation automatiques des données au sein des tickets et tâches à un moment défini.

Améliorations des réservations

Formulaire de réservation repensé : l’UX des formulaires a été nettement améliorée et leur utilisation est plus simple.
Informations sur la salle en un coup d’œil : la vue liste affiche désormais directement la description de la salle et ses équipements disponibles (facilities), afin de choisir plus rapidement la bonne.
Lieu requis pour les produits : lorsque vous souhaitez ajouter un produit directement à votre réservation, le système vous demandera d’abord de choisir un lieu.
Visibilité sur la disponibilité et suggestions intelligentes : lors de la création d’une réservation, vous pouvez désormais consulter directement la vue calendrier. Vous pouvez également utiliser les suggestions intelligentes pour trouver rapidement un créneau idéal.

💡 Comment fonctionne cette suggestion ?

Le système calcule le moment idéal sur la base de quelques règles intelligentes :
- Rôles et statut : les organisateurs pèsent le plus lourd, suivis des participants requis puis optionnels. Un calendrier « libre » a un score positif, tandis qu’« Absent du bureau » écarte immédiatement un créneau suggéré.
- Heures de travail : les créneaux qui chevauchent le déjeuner ou tombent en dehors des heures de bureau standard sont automatiquement ignorés.
- Résultat : vous voyez toujours les créneaux avec le meilleur score (et donc la meilleure disponibilité). En cas d’égalité, l’heure la plus tôt est recommandée.

Lieux et visiteurs

Bornes et affichages de salle

L’interaction visiteur et l’enregistrement de localisation ont tous deux été optimisés avec de nouvelles fonctionnalités pour nos solutions matérielles et nos bornes.

Champs d’enregistrement configurables (borne) : vous avez désormais le contrôle total sur le processus d’enregistrement. Vous pouvez configurer quels champs de saisie sont actifs pour les visiteurs et lesquels sont obligatoires.
Visiteurs qui signent leur sortie (borne) : une nouvelle option permet désormais aux visiteurs de signer eux-mêmes leur sortie via la borne lorsqu’ils quittent les lieux.
Acceptation des conditions (borne) : lors de l’enregistrement, vous pouvez désormais exiger des visiteurs qu’ils acceptent des conditions, telles que des consignes de sécurité ou des règles de confidentialité.
Enregistrement de localisation (affichages de salle) : nous suivons désormais précisément quel affichage de salle spécifique a été utilisé pour signer une entrée ou une sortie, pour une visibilité exacte sur la localisation.

⚠️ Impact important : réactivation matérielle requise Comme nous passons à une nouvelle infrastructure, le protocole de communication entre les appareils et Gfacility change. Cela signifie que toutes les bornes et tous les affichages de salle doivent être réactivés après la migration pour continuer à communiquer avec le logiciel. Planifiez cette réactivation afin d’éviter toute interruption d’affichage.

Authentification et sécurité

Nouvelle méthode de connexion avec MFA

Nous avons ajouté la possibilité de se connecter avec un nom d’utilisateur et un mot de passe, sécurisée en plus par MFA (Multi-Factor Authentication). Les utilisateurs peuvent désormais réinitialiser leur mot de passe directement par e-mail.

⚠️ Remarque pour les clients existants Afin de ne pas perturber les workflows actuels, cette nouvelle option de connexion est désactivée par défaut pour les clients existants. Vous ne pouvez donc pas encore vous connecter de la nouvelle manière ; pour vous, le processus continue comme avant via Se connecter avec Microsoft ou votre propre SSO.

Configuration et modèles

ℹ️ Changement important : ajout de CI dans les modèles Ce changement a un impact direct sur la façon dont vous configurez les modèles. L’ancienne méthode, où l’ajout d’un CI dans un modèle permettait de choisir entre « valeurs autorisées » ou « valeur par défaut », a été supprimée.

Nouvelle approche obligatoire : vous devez désormais toujours sélectionner un filtre public. Lors de l’ajout d’un CI, seules les valeurs autorisées par ce filtre peuvent être choisies. Les colonnes définies dans ce filtre public sont désormais également héritées automatiquement à l’affichage et à l’ajout de données.

Performance et infrastructure

Nous avons décidé de fusionner la migration technique prévue d’App Engine vers Cloud Run avec cette release. Vous bénéficiez ainsi directement d’un environnement rénové et plus puissant. Grâce à cette transition, la plateforme tourne nettement plus performante et plus stable. Nous avons également appliqué des optimisations ciblées qui améliorent fortement la vitesse globale de l’application.

Sensiblement plus rapide : vous remarquerez immédiatement que le chargement et l’ouverture des vues, de la page d’accueil et des enregistrements individuels sont nettement plus fluides. Tout paraît plus réactif, pour une expérience de travail plus efficace et agréable.

Améliorations générales et communication

Une série d’améliorations qualité tous azimuts pour fluidifier la communication et la navigation dans le système.

Envoi manuel d’e-mails : en plus des e-mails automatisés, vous pouvez désormais envoyer un e-mail manuellement à tout moment, avec un contrôle total sur le contenu. Remarque : une nouvelle permission a été créée pour cela, désactivée par défaut, à activer par les administrateurs.
Visualisation du workflow : vous pouvez désormais visualiser les workflows. À la sélection d’un statut, vous voyez immédiatement les étapes suivantes possibles et qui dispose des permissions pour les exécuter.
Clonage des paramètres : vous pouvez facilement cloner les groupes, SLA et filtres pour créer rapidement de nouvelles configurations.
Nouveau formatage rich-text et communication : un nouvel éditeur rich-text est disponible avec des options de mise en forme étendues. Vous pouvez aussi réinitialiser la mise en page (très utile pour du texte collé). Le champ de communication sur les tâches a été nettement agrandi, et les messages prennent désormais en charge les emoji.
Aimer les messages et réactions emoji : vous pouvez désormais aimer les messages et réagir avec des emoji. Un nouveau déclencheur a été ajouté dans les règles de notification à cet effet (Autre -> Emoji ajouté). Un modèle est disponible pour cette notification ; faites-nous savoir si cela vous intéresse et nous l’ajouterons à votre environnement.
@-mentions et recherche plus intelligentes : lorsque vous taguez des personnes, vous recevez des suggestions directes des rôles actifs au sein de l’objet. La fonction de recherche générale prend désormais correctement en charge les espaces et permet de rechercher de façon fluide sur le prénom, le nom et l’e-mail.
Notifications et évaluations : recevez immédiatement une copie e-mail de vos propres messages. Vous pouvez aussi accéder directement aux formulaires et évaluations via e-mail grâce au nouveau lien ?rating=true.
Affichage de profil sur les recherches d’utilisateurs : sur toutes les recherches et profils utilisateur, nous affichons désormais les initiales par défaut, ou la photo de profil si elle est renseignée. Supprimer votre photo de profil est aussi désormais simple.
Nouvel indicateur lors de l’enregistrement des vues : lorsque vous modifiez une vue, la barre bleue en haut de l’écran ne s’affiche plus. À la place, vous voyez un discret point bleu directement dans votre vue. Cliquer sur le point, ou sur le bouton d’info de la vue, vous donne immédiatement l’option d’enregistrer la vue modifiée.
Affichage des évaluations optimisé : pour gagner de l’espace écran et alléger les vues, l’affichage des évaluations sur les objets a été raccourci. Au lieu de 5 boutons distincts (étoiles), une seule étoile est désormais affichée.

🔌 Changements API - modules opérationnels

Tous les endpoints GET opérationnels (Configuration Items, Assets, Base de connaissances, Produits, Services) ont été revus. Principaux changements :

Pour tous les modules :

Nouveau paramètre view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Détermine l’ensemble de colonnes et la clé stateData retournés. Par défaut = columns. Envoyez view_type=flat explicitement pour conserver un comportement identique à aujourd’hui.
Le type de champ personnalisé configuration_item_lookup ne retourne plus l’objet imbriqué configurationItem:{id,title} — les clients doivent le récupérer eux-mêmes.
Messages d’erreur (i18n) : les messages d’erreur sont désormais traduits. Les clients qui parsent des chaînes d’erreur en anglais exact doivent passer aux codes d’erreur.
Nouvelle prise en charge des pièces jointes : les fichiers .numbers (Apple Numbers) sont désormais autorisés comme pièce jointe.

Par module :

Configuration Items : l’endpoint des relations /relation devient /relations. Le nouvel alias est GET /configuration-item/list. La méthode d’index a été optimisée pour la performance. Les relations créent désormais automatiquement aussi des relations inverses (avec détection de cycle).
Assets : le champ customColumns a été supprimé de la réponse de la liste.
Tickets et Événements : view_type détermine désormais aussi l’imbrication des enregistrements enfants et des tâches (kanban/timeline/tree). Lorsque view_type est absent, le serveur bascule temporairement sur tree avec tâches imbriquées — envoyez view_type=flat explicitement pour conserver l’ancienne réponse plate.
Limite Tickets et Événements : pour kanban / timeline / tree, la limite take est plafonnée à 500.