2026 - Q3 preview

Un aperçu des travaux en cours pour la prochaine release de Gfacility. Après notre récente release Q2, nous avons aligné les priorités du Q3 avec les clients. L’accent est mis sur les réservations de bout en bout : récurrence native, expérience de réservation sur mobile, plans d’étage, temps de setup et breakdown, et règles de disponibilité enrichies. En parallèle, nous finalisons le moteur de règles financières pour que les administrateurs définissent leurs propres règles tarifaires, faisons sortir les permissions de groupe de la phase bêta, ouvrons les traductions sur les données de configuration et ajoutons un premier jeu de KPI et de tableaux de bord prêts à l’emploi.

Réservations

Application mobile pour les réservations

L’application mobile est étendue afin que les utilisateurs puissent gérer les réservations en mobilité avec le même périmètre fonctionnel que sur le web. Formulaire de réservation, contrôles de disponibilité, récurrence, services et flux de check-in font tous partie du scope.

Réservations récurrentes, natives dans Gfacility

Les réunions récurrentes provenant de Microsoft fonctionnent déjà aujourd’hui. Nous ajoutons une récurrence native, pour que les utilisateurs puissent créer une série directement depuis Gfacility, avec la fréquence, l’intervalle et la date de fin ou le nombre habituels, plus des exceptions.

Quand la synchronisation Microsoft est activée, chaque occurrence se synchronise vers Microsoft comme un événement individuel et non comme une série Microsoft. Chaque occurrence conserve ainsi son propre catering, ses services, son check-in et son statut. Les modifications utilisent le sélecteur de scope habituel : cette occurrence, celle-ci et les suivantes, ou la série complète. Une limite raisonnable sur l’étendue d’une série (par exemple 12 mois ou 100 occurrences) garde le tout maîtrisable.

Temps de setup et de breakdown

Les salles disposent d’une durée de setup et de breakdown par salle, avec un override optionnel par réservation. Le buffer est comptabilisé comme temps de salle occupé dans les contrôles de disponibilité, pour éviter qu’une réservation voisine ne percute la préparation ou le rangement. Si le buffer complet ne tient pas, le plus grand buffer qui tient est appliqué automatiquement et la valeur réellement appliquée est affichée sur la réservation. Le planning des salles et la signalétique affichent le buffer visuellement, distinct du créneau de réunion.

Libération de la signalétique par type de réservation

Chaque type de réservation reçoit un réglage qui détermine si la réservation se libère automatiquement en l’absence de check-in. Aujourd’hui, toute réservation est libérée en cas de no-show. Avec le nouveau réglage, les réservations de blocage, de maintenance et de setup peuvent ignorer entièrement cette libération automatique, pour qu’un blocage planifié ne se libère pas silencieusement en cours de route. Les types blocage et maintenance existants sont désactivés par défaut.

Règles de disponibilité par groupe d’utilisateurs

Aujourd’hui, un seul jeu de règles de disponibilité peut être défini par ressource. En Q3, une ressource pourra porter plusieurs règles, à l’image des restriction rules actuelles. Chaque règle contient une liste de groupes, une fenêtre maximale de réservation à l’avance en jours, un délai minimum en minutes et une durée maximale en minutes. La règle la plus restrictive correspondant aux groupes de l’utilisateur qui réserve l’emporte, avec la règle “tous les groupes” en fallback. La création et la mise à jour d’une réservation appliquent la règle avec un message d’erreur clair, par exemple “Vous pouvez réserver jusqu’à 5 jours à l’avance maximum”.

Source de la réservation et no-show

Deux nouveaux champs sur chaque réservation préparent la donnée pour les futurs tableaux de bord :

• Source, capturée automatiquement selon l’endroit où la réservation a été faite : l’application web, l’application mobile, Outlook, Google, une signalétique de salle, un kiosque ou une intégration externe.
• No-show, signalé automatiquement quand une réservation se termine sans qu’aucun check-in n’ait eu lieu. Les types de réservation qui ne demandent pas de check-in (le nouveau réglage dans la section signalétique) sont ignorés, et la période de tolérance est configurable.

Add-in Microsoft

L’add-in Microsoft continue de fonctionner exactement comme aujourd’hui. Du point de vue de l’utilisateur, rien ne change dans la façon de réserver salles et services depuis Outlook. En coulisses, nous apportons une série d’améliorations techniques à la manière dont l’add-in est construit et maintenu, afin qu’il reste robuste et plus facile à faire évoluer. Il n’y a rien à réapprendre et le flux de réservation ne change pas.

Plans d’étage et desk booking

Une couche visuelle arrive pour parcourir les bâtiments, les salles et les postes, et le Q3 introduit le desk booking par-dessus. Le scope couvre la configuration, la logique de disponibilité, le formulaire de réservation et le desk booking lui-même. Le scope complet fera l’objet d’un article dédié ; les grandes lignes de la preview :

Configuration du plan d’étage par étage

Les administrateurs téléversent un plan par étage, dessinent des zones de salle directement sur le plan et placent des objets dessus. Les salles sont liées à leurs enregistrements existants dans Gfacility pour que la couche visuelle réutilise les mêmes données. Les postes sont créés au moment où le plan est mis en place, puisque le concept lui-même est nouveau ; les autres objets (assets, points de service, points d’intérêt) sont liés aux enregistrements existants lorsque ceux-ci sont déjà présents. Libellés, icônes et couleurs sont configurables ; zoom, déplacement et édition plein écran sont pris en charge.

Disponibilité sur le plan

Chaque salle ou poste cartographié affiche un statut en temps réel selon la date et l’heure sélectionnées :

• Vert pour disponible
• Rouge pour occupé
• Bleu une fois sélectionné

Le survol et le clic révèlent les détails de la salle ou du poste (capacité, configuration, équipement, prochaine réservation) et le plan respecte les règles de réservation, restrictions, flux d’approbation et heures d’ouverture existants.

Vue plan d’étage dans le formulaire de réservation

Une nouvelle vue “Plan d’étage” prend place à côté des vues liste et grille dans le formulaire de réservation. Les utilisateurs choisissent une salle disponible en cliquant sur une tuile verte, voient pourquoi une tuile rouge est occupée et constatent que le formulaire de réservation se met à jour automatiquement. Les filtres (capacité, localisation, étage, type de salle, équipement, configuration) s’appliquent à la fois à la liste et au plan, et l’on passe de l’un à l’autre sans perdre le contexte.

Desk booking

Le desk booking est introduit en Q3 : un poste individuel devient un objet réservable à part entière qui prend place aux côtés de la salle dans le flux de réservation. Un desk porte un type (fixe, flex, focus), une capacité, un équipement (écran, dock, chaise) ainsi qu’un service, une zone ou un neighborhood. Les utilisateurs réservent un poste individuel pour une journée complète ou une partie de la journée, directement depuis le plan d’étage ou la vue liste, avec la même logique de couleurs et les mêmes règles de réservation que pour les salles. Les postes fixes peuvent être attribués à une personne, les postes flex restent ouverts à la réservation quotidienne et les postes focus se prennent à la volée, ce qui ouvre la voie à la réservation par neighborhood, aux zones d’équipe et aux insights d’occupation.

Signalétique

Signalement de défaut depuis la signalétique

Les personnes présentes dans une salle peuvent signaler un problème (AV en panne, propreté, climatisation) en quelques secondes directement depuis la signalétique. Elles choisissent une catégorie, donnent un titre, ajoutent éventuellement une description et une urgence, et le ticket atterrit dans le flux de ticketing habituel où l’équipe responsable le prend en charge. Pas besoin de quitter la salle, pas de canal parallèle à gérer.

Finance

Des règles financières que vous définissez vous-même

Le Q3 finalise le moteur de règles financières pour que les administrateurs puissent mettre en place les règles tarifaires dont ils ont réellement besoin, et plus seulement la poignée connue par défaut. Chaque règle associe une condition à un montant dans une forme simple “si X alors Y”, et le même moteur cible les salles, les services et le catering.

Quelques règles que les clients ont demandées :

• Annulation plus de 10 heures avant la réunion : 50% du coût.
• Annulation moins de 2 heures avant la réunion : 100% du coût.
• Ce type de réunion (par exemple un événement client) est facturé à un tarif plus élevé qu’une réunion interne.
• Les membres du groupe X paient un tarif réduit ; le groupe Y le tarif plein ; le groupe Z est gratuit.
• Cette salle ou ce service a un tarif différent le week-end et en semaine.

Les règles alimentent le flux de facturation existant, pour que le bon montant atterrisse sur la bonne facture sans réconciliation manuelle. L’écran d’administration est finalisé en parallèle pour que vous puissiez écrire et ajuster les règles directement dans le produit.

Produits

Labels de durabilité sur les produits

Le module produits reçoit un ensemble de labels de durabilité, afin que le catalogue porte davantage qu’un nom et un prix. Un produit peut désormais être étiqueté comme vegan, végétarien, local ou de saison, et porter un score CO2 et un éco-score. Les labels apparaissent partout où les produits sont sélectionnés, comme le formulaire de réservation et le flux de catering, de sorte que les utilisateurs voient l’impact de leur commande et peuvent faire un choix plus respectueux de la durabilité.

Orienter le catalogue vers des choix durables

Les administrateurs gagnent le contrôle de l’ordre d’affichage des produits. Vous pouvez faire remonter en premier les options à plus faible impact, de sorte que, par défaut, les utilisateurs soient orientés vers le résultat le plus durable. Ce classement est optionnel : laissez-le désactivé et le catalogue se comporte comme aujourd’hui.

Configuration et templates

Permissions de groupe : désormais disponibles en général

La vue de comparaison des permissions de groupe a été publiée en bêta en Q2. Sur la base des retours clients, elle sort de bêta en Q3 pour devenir disponible en général, sans nouvelles ruptures planifiées.

Nouveau rôle au niveau organisation

Aujourd’hui, un utilisateur a un choix presque binaire sur n’importe quelle workload : soit il est sur un ticket ou une tâche en tant que Creator, Assigned to ou Watcher (trois rôles explicites et étroits), soit il a No role et l’accès qui en découle s’applique à tout dans son scope d’organisation. Le saut de “rien” à “tout” est trop large pour la plupart des clients.

Q3 introduit une couche intermédiaire : un rôle au niveau organisation configurable. Les admins définissent ce que le rôle peut faire (lire, éditer, clôturer, réassigner, ajuster les éléments financiers, …) et le rôle se lie automatiquement au profil de l’utilisateur. Deux champs profil pilotent le binding :

• Primary organisation : l’organisation principale de l’utilisateur. Le rôle s’applique par défaut à l’intérieur de cette organisation.
• Organisations avec accès : la liste d’autres organisations auxquelles l’utilisateur a accès. Le rôle peut éventuellement s’y étendre ou rester limité à la primary.

Le rôle s’applique à l’ensemble du produit : il couvre chaque objet qui porte des permissions - réservations, actifs, CIs, tickets, tâches et services - depuis une seule configuration.

Le nouveau rôle cohabite avec la couche Creator / Assigned to / Watcher / No role existante ; il ne la remplace pas. Cas d’usage typique : un coordinateur service qui doit pouvoir prendre et réassigner n’importe quel ticket dans une organisation, mais doit rester en dehors des autres organisations du tenant. Les utilisateurs No role existants continuent de fonctionner comme aujourd’hui ; le nouveau rôle est en opt-in et accordé par groupe.

Données de configuration traduisibles

Les données de configuration deviennent traduisibles dans les huit langues prises en charge (anglais, français, allemand, espagnol, italien, néerlandais, suédois et portugais). La première vague couvre les Produits et les building blocks (à l’exception des règles de notification). Les traductions sont fournies par le client, sans traduction automatique ; l’interface expose un flux de traduction par objet.

Feedback et annonces

Invite de feedback NPS

Pour entendre les utilisateurs plus souvent, une invite NPS légère apparaît en haut de l’application, avec une notation de 0 à 10 en ligne et un commentaire facultatif, afin que chacun puisse évaluer Gfacility sans quitter sa tâche. Chaque client est inclus par défaut ; les organisations qui préfèrent ne pas l’activer peuvent se désinscrire. Le score est enregistré afin de suivre la satisfaction dans le temps, aux côtés des KPI opérationnels.

Bannières d’annonce

Une bannière d’annonce réutilisable permet d’afficher des informations importantes qui affectent l’utilisation de Gfacility, comme une maintenance planifiée ou un changement que tout le monde doit connaître. Les bannières s’empilent mais n’affichent qu’une annonce à la fois, de sorte que le message reste clair et n’entre jamais en concurrence avec lui-même.

IA

Nous continuons d’optimiser l’assistant IA déjà présent dans Gfacility. Trois ajouts pour le Q3 :

Choisir ses LLM

Les clients peuvent intégrer plusieurs grands modèles de langage et choisir vers lequel router une charge de travail donnée. Un modèle rapide et peu coûteux pour les résumés de routine, un modèle plus lourd pour les questions qui le méritent. Les modèles se configurent par environnement.

Mode plan

Un nouveau mode plan garde l’utilisateur aux commandes pour le travail en plusieurs étapes. Posez la question “analyse ces 10 tickets et propose des prochaines étapes”, l’assistant renvoie un plan avec l’action proposée par ticket, vous validez ou ajustez les points souhaités, et l’assistant exécute uniquement ce que vous avez confirmé. Fini le tout ou rien.

IA pour la configuration

L’assistant gagne la capacité d’aider à résoudre et à appliquer des changements de configuration, et plus seulement opérationnels. Demandez “mets en place un workflow pour les demandes de carte de parking avec approbation par Facility”, l’assistant propose la structure du workflow, vous validez, et il applique les changements dans votre environnement.

Insights et tableaux de bord

Le Q3 introduit un jeu de KPI et de tableaux de bord prêts à l’emploi à travers les modules opérationnels : tickets, tâches, réservations, visiteurs, assets et CIs. Pas un éditeur de graphiques à vide, mais l’accent sur les questions que les responsables se posent réellement. Un aperçu des KPI qui arrivent dans cette release :

• Tickets : backlog ouvert par classification, temps de première réponse, délai de clôture, ancienneté des tickets les plus vieux, taux de dépassement de SLA.
• Tâches : tâches ouvertes par assignataire ou workgroup, tâches en retard, temps moyen de traitement.
• Réservations : occupation hebdomadaire des salles (voir ci-dessous), taux de no-show par salle ou bâtiment, part des réservations par source (web, mobile, Outlook).
• Visiteurs : visiteurs par jour, heures de pointe, durée de visite moyenne, part de visiteurs récurrents.
• Assets et CIs : assets approchant la fin de vie, contrats arrivant à échéance ce trimestre, CIs avec le plus d’incidents ouverts.
• Profondeur du helpdesk : taux de réouverture, résolution au premier contact, coût par ticket, travail planifié versus réactif, un proxy de temps moyen entre pannes et le taux d’utilisation des salles.
• Postes : no-show de poste, réservations de poste pré-enregistrées et récurrentes, et annulations.
• Catering : coût et marge des commandes, plus un cumul de durabilité sur les labels produits ci-dessus.

Deux fondations soutiennent ces chiffres. Une couche de durée lit le journal des modifications pour mesurer le temps passé dans chaque statut sur les tickets, les tâches et la finance, y compris les indicateurs d’ancienneté, de sorte que « combien de temps cela est-il resté en attente » devient une donnée exploitable. Et une base de référence maître permet de comparer vos résultats aux benchmarks de KPI du secteur, de marquer vos propres KPI personnalisés et de choisir le point de comparaison : une période précédente, une autre équipe ou un autre bâtiment, ou le benchmark.