2026 - Q3 preview

Een vooruitblik op het werk dat momenteel in voorbereiding is voor de volgende Gfacility-release. Na onze recente Q2-release hebben we samen met klanten de prioriteiten voor Q3 afgestemd. De focus ligt op reserveringen van begin tot eind: native recurrerende afspraken, de mobiele reserveringservaring, floor maps, setup- en breakdown-tijd, en uitgebreidere beschikbaarheidsregels. Daarnaast finaliseren we de financiële regels-engine zodat beheerders hun eigen prijsregels kunnen definiëren, halen we de groepspermissies uit beta, openen we vertalingen voor configuratiedata en voegen we een eerste set gecureerde KPI’s en dashboards toe.

Reserveringen

Mobiele app voor reserveringen

De mobiele app wordt uitgebreid zodat gebruikers reserveringen onderweg kunnen beheren met dezelfde functionaliteit als in de web-app. Het reserveringsformulier, beschikbaarheidscontroles, recurrence, services en check-in flows vallen allemaal binnen de scope.

Recurrerende reserveringen, native in Gfacility

Recurrerende afspraken vanuit Microsoft werken vandaag al. We voegen nu native recurrence toe, zodat gebruikers direct in Gfacility een reeks kunnen aanmaken met de gebruikelijke frequentie, interval en einddatum of aantal, plus uitzonderingen.

Wanneer Microsoft-synchronisatie aanstaat, wordt elke voorkoming als een individueel event naar Microsoft gesynchroniseerd, niet als een Microsoft-reeks. Zo behoudt elke voorkoming zijn eigen catering, services, check-in en status. Aanpassingen werken via de vertrouwde scope-keuze: deze voorkoming, deze en volgende, of de hele reeks. Een redelijke limiet op hoe ver een reeks vooruit mag lopen (bijvoorbeeld 12 maanden of 100 voorkomingen) houdt het beheersbaar.

Setup- en breakdown-tijd

Ruimtes krijgen een setup- en breakdown-duur per ruimte, met een optionele override per reservering. De buffer telt als bezette ruimte-tijd in de beschikbaarheidscontroles, zodat aangrenzende reserveringen niet botsen met voorbereiding of opruiming. Past de volledige buffer niet, dan wordt automatisch de grootste buffer toegepast die wél past en wordt de daadwerkelijk toegepaste waarde op de reservering getoond. De ruimteplanner en signage tonen de buffer visueel, los van de afspraak zelf.

Signage-release per reserveringstype

Elk reserveringstype krijgt een instelling die bepaalt of de reservering automatisch wordt vrijgegeven wanneer er niet wordt ingecheckt. Vandaag wordt elke reservering vrijgegeven bij een no-show. Met de nieuwe instelling kunnen blokkade-, onderhouds- en setup-reserveringen die auto-release volledig overslaan, zodat een geplande blokkade niet stilzwijgend halverwege weer vrijkomt. Bestaande blokkade- en onderhoudstypes staan standaard uit.

Beschikbaarheidsregels per gebruikersgroep

Vandaag kan er per resource slechts één set beschikbaarheidsregels gedefinieerd worden. In Q3 kan een resource meerdere regels dragen, vergelijkbaar met hoe restriction rules vandaag werken. Elke regel bevat een lijst groepen, een maximum vooruitboeking in dagen, een minimum vooruitboeking in minuten en een maximale duur in minuten. De meest beperkende regel die matcht met de groepen van de reserverende gebruiker wint, met de “alle groepen”-regel als fallback. Het aanmaken en bewerken van reserveringen handhaaft de regel met een duidelijke foutmelding, bijvoorbeeld “Je kunt maximaal 5 dagen vooruit boeken”.

Bron van de reservering en no-show

Twee nieuwe velden op elke reservering leggen de data onder de aankomende dashboards:

• Bron, automatisch vastgelegd op basis van waar de reservering is gemaakt: de web-app, de mobiele app, Outlook, Google, een room signage, een kiosk of een externe integratie.
• No-show, automatisch gemarkeerd wanneer een reservering eindigt zonder dat er iemand heeft ingecheckt. Reserveringstypes die geen check-in vereisen (de nieuwe instelling uit de signage-sectie) worden overgeslagen, en de grace period is configureerbaar.

Microsoft-add-in

De Microsoft-add-in blijft precies werken zoals vandaag. Voor de gebruiker verandert er niets in de manier waarop ruimtes en services vanuit Outlook worden geboekt. Achter de schermen voeren we een set technische verbeteringen door in hoe de add-in is gebouwd en wordt onderhouden, zodat hij robuust blijft en makkelijker door te ontwikkelen is. Er is niets opnieuw te leren en de boekingsflow verandert niet.

Floor maps en desk booking

Er komt een visuele laag voor het navigeren door gebouwen, ruimtes en desks, en in Q3 introduceren we daarbovenop desk booking. Het werk strekt zich uit over configuratie, beschikbaarheidslogica, het reserveringsformulier en desk booking zelf. Een gedetailleerde scope volgt in een apart artikel; de hoofdpunten voor de preview:

Floor map-configuratie per verdieping

Beheerders uploaden een floor map per verdieping, tekenen ruimtezones direct op de plattegrond en plaatsen objecten daar bovenop. Ruimtes worden gekoppeld aan hun bestaande ruimte-records in Gfacility, zodat de visuele laag dezelfde data hergebruikt. Desks worden tijdens het inrichten van de floor map aangemaakt, omdat het concept zelf nieuw is; andere objecten (assets, servicepunten, points of interest) worden gekoppeld aan bestaande records waar die al bestaan. Labels, iconen en kleuren zijn configureerbaar; zoomen, pannen en full-screen bewerken worden ondersteund.

Beschikbaarheid op de kaart

Elke gemapte ruimte en desk toont een live status op basis van de gekozen datum en tijd:

• Groen voor beschikbaar
• Rood voor bezet
• Blauw wanneer geselecteerd

Hoveren en klikken toont details van de ruimte of desk (capaciteit, opstelling, voorzieningen, eerstvolgende reservering). De kaart respecteert bestaande boekingsregels, restricties, goedkeuringsflows en openingstijden.

Floor map-weergave in het reserveringsformulier

Er komt een nieuwe “Floor map”-weergave naast de lijst- en grid-weergave in het reserveringsformulier. Gebruikers kiezen een beschikbare ruimte door op een groene tegel te klikken, zien waarom een rode tegel bezet is en zien het reserveringsformulier automatisch bijgewerkt worden. Filters (capaciteit, locatie, verdieping, ruimtetype, voorzieningen, opstelling) werken op zowel lijst als kaart en je springt zonder context te verliezen tussen de twee.

Desk booking

Desk booking wordt in Q3 geïntroduceerd: een individuele desk wordt een volwaardig reserveerbaar object dat naast de ruimte in de reserveringsflow staat. Een desk draagt een type (vast, flex, focus), capaciteit, voorzieningen (monitor, docking, stoel) en een afdeling, zone of neighborhood. Gebruikers reserveren een individuele werkplek voor een hele dag of een deel van de dag, rechtstreeks vanuit de floor map of de lijstweergave, met dezelfde kleurlogica en dezelfde boekingsregels die voor ruimtes gelden. Vaste werkplekken kunnen aan een persoon worden toegewezen, flexplekken blijven open voor dagelijkse reservering en focusplekken pak je ad hoc, wat de deur opent voor neighborhood booking, teamzones en bezettingsinzichten.

Signage

Defectmelding vanuit de signage

Mensen in een ruimte kunnen een probleem (defecte AV, schoonmaak, klimaat) binnen enkele seconden direct vanuit de signage melden. Ze kiezen een categorie, geven een titel, voegen optioneel een omschrijving en urgentie toe, en de melding komt in de reguliere ticketingflow terecht waar het juiste team het oppakt. Niemand hoeft de ruimte uit en er is geen apart kanaal om te beheren.

Financieel

Financiële regels die je zelf definieert

Q3 maakt de financiële regels-engine af, zodat beheerders de prijsregels kunnen inrichten die ze echt nodig hebben, niet alleen de paar die het systeem standaard kende. Elke regel koppelt een voorwaarde aan een bedrag in eenvoudige “als X dan Y”-vorm, en dezelfde engine werkt voor ruimtes, services én catering.

Een greep uit de regels waar klanten om vroegen:

• Annulering meer dan 10 uur voor de meeting: 50% van de kost.
• Annulering minder dan 2 uur voor de meeting: 100% van de kost.
• Dit type meeting (bijvoorbeeld een klantenevent) wordt aan een hoger tarief gefactureerd dan een interne meeting.
• Leden van groep X betalen een gereduceerd tarief; groep Y het volle tarief; groep Z is gratis.
• Deze ruimte of service heeft een ander tarief in het weekend dan doordeweeks.

De regels lopen in de bestaande facturatiestroom, zodat het juiste bedrag automatisch op de juiste factuur belandt zonder handmatige reconciliatie. Het beheerscherm wordt parallel gefinaliseerd, zodat je regels rechtstreeks in het product kunt schrijven en bijschaven.

Producten

Duurzaamheidslabels op producten

De productmodule krijgt een set duurzaamheidslabels, zodat de catalogus meer draagt dan alleen een naam en een prijs. Een product kan nu worden gelabeld als vegan, vegetarisch, lokaal of seizoensgebonden, en kan een CO2-score en een eco-score dragen. De labels verschijnen overal waar producten worden gekozen, zoals het reserveringsformulier en de catering-flow, zodat gebruikers de impact van hun bestelling zien en een meer duurzaamheidsbewuste keuze kunnen maken.

Stuur de catalogus richting duurzame keuzes

Beheerders krijgen controle over de volgorde waarin producten worden getoond. Je kunt de opties met minder impact eerst tonen, zodat gebruikers standaard naar de meer duurzame uitkomst worden geduwd. De volgorde is optioneel: laat je het uit, dan gedraagt de catalogus zich zoals vandaag.

Configuratie en templates

Groepspermissies: nu algemeen beschikbaar

Het overzicht voor het vergelijken van groepspermissies werd in Q2 als beta uitgebracht. Op basis van klantfeedback verlaat het in Q3 de betafase en wordt het algemeen beschikbaar, zonder verdere breaking changes.

Nieuwe organisatie-scoped rol

Vandaag heeft een gebruiker een vrij binaire keuze in elke workload: ofwel hij staat op een ticket of taak als Creator, Assigned to of Watcher (drie expliciete, smalle rollen), ofwel hij heeft No role en daarmee toegang tot alles binnen zijn organisatie-scope. Die sprong van “niks” naar “alles” is voor veel klanten te groot.

In Q3 komt er een tussenlaag bij: een configureerbare organisatie-scoped rol. Beheerders definiëren welke acties de rol mag uitvoeren (lezen, bewerken, sluiten, herwijzen, financieel aanpassen, …) en de rol bindt zich automatisch aan het profiel van de gebruiker. Twee velden in het gebruikersprofiel sturen de binding:

• Primary organisation: de hoofdorganisatie van de gebruiker. De rol geldt standaard binnen die organisatie.
• Organisaties met toegang: de lijst van overige organisaties waar de gebruiker toegang toe heeft. De rol kan optioneel ook daar gelden of beperkt blijven tot de primary.

De rol werkt productbreed: hij dekt elk object met permissies - reserveringen, assets, CI’s, tickets, taken en services - vanuit één configuratie.

De nieuwe rol staat naast de bestaande “Creator / Assigned to / Watcher / No role”-laag; hij vervangt die niet. Typische use case: een service-coördinator die binnen één organisatie elk ticket mag oppakken en herwijzen, maar uit de andere organisaties van de tenant moet blijven. Bestaande “No role”-gebruikers blijven werken zoals vandaag; de nieuwe rol is opt-in en wordt per groep toegekend.

Vertaalbare configuratiedata

Configuratiedata wordt vertaalbaar in de acht ondersteunde talen (Engels, Frans, Duits, Spaans, Italiaans, Nederlands, Zweeds en Portugees). De eerste lichting omvat Producten en de building blocks (met uitzondering van notificatieregels). Vertalingen worden door de klant aangeleverd, we vertalen niet automatisch; de UI biedt een vertaalflow per object.

Feedback en aankondigingen

NPS-feedbackprompt

Om vaker van gebruikers te horen verschijnt bovenaan de app een lichte NPS-prompt, met inline 0-10-scoring en een optionele opmerking, zodat mensen Gfacility kunnen beoordelen zonder weg te gaan van waar ze mee bezig waren. Elke klant doet standaard mee; organisaties die dit liever niet draaien, kunnen zich afmelden. De score wordt vastgelegd zodat tevredenheid in de tijd gevolgd kan worden, naast de operationele KPI’s.

Aankondigingsbanners

Met een herbruikbare aankondigingsbanner kun je belangrijke informatie tonen die de manier waarop Gfacility wordt gebruikt raakt, zoals gepland onderhoud of een wijziging die iedereen moet weten. Banners stapelen, maar tonen één aankondiging tegelijk, zodat de boodschap helder blijft en nooit met zichzelf concurreert.

AI

We blijven de AI-assistent die al in Gfacility zit verder optimaliseren. Drie toevoegingen voor Q3:

Eigen LLM(s) onboarden

Klanten kunnen meerdere large-language models onboarden en zelf kiezen naar welk model een bepaalde workload gerouteerd wordt. Gebruik een snel, goedkoop model voor routinematige samenvattingen en een zwaarder model voor de vragen die dat verdienen. Modellen worden per omgeving geconfigureerd.

Plan-modus

Een nieuwe plan-modus houdt de gebruiker in de regiestoel bij werk in meerdere stappen. Stel de vraag “analyseer deze 10 meldingen en stel vervolgstappen voor”, de assistent geeft een plan met de voorgestelde actie per melding, jij keurt goed of past aan wat je wilt, en de assistent voert alleen uit wat jij hebt bevestigd. Geen alles-of-niets meer.

AI op configuratie

De assistent krijgt de mogelijkheid om mee te denken over en uit te voeren wat er rond configuratie nodig is, niet alleen rond operationele acties. Vraag “richt een workflow in voor parkingkaart-aanvragen met goedkeuring door Facility”, de assistent stelt de workflow-opzet voor, jij reviewt en de assistent voert de aanpassingen in jouw omgeving door.

Insights en dashboards

Q3 introduceert een gecureerde set KPI’s en dashboards over de operationele modules heen: tickets, taken, reserveringen, bezoekers, assets en CI’s. Geen blanco grafiekenbouwer, maar focus op de vragen die beheerders in de praktijk stellen. Een greep uit de KPI’s die landen in deze release:

• Tickets: openstaande backlog per classificatie, tijd tot eerste reactie, doorlooptijd tot sluiting, ouderdom van de oudste tickets, percentage SLA-overschrijdingen.
• Taken: openstaande taken per assignee of werkgroep, te late taken, gemiddelde doorlooptijd.
• Reserveringen: weekbezetting van ruimtes (zie hieronder), no-show-percentage per ruimte of gebouw, aandeel reserveringen per bron (web, mobiel, Outlook).
• Bezoekers: bezoekers per dag, piekuren, gemiddelde verblijftijd, aandeel terugkerende bezoekers.
• Assets en CI’s: assets die end-of-life naderen, contracten die dit kwartaal aflopen, CI’s met de meeste openstaande incidenten.
• Helpdesk-verdieping: heropenpercentage, first-contact resolution, kost per ticket, gepland versus reactief werk, een mean-time-between-failures-proxy en ruimtebenutting.
• Desks: desk-no-show, vooraf geregistreerde en recurrerende deskreserveringen, en annuleringen.
• Catering: orderkost en marge, plus een duurzaamheidsoptelling over de productlabels hierboven.

Onder deze cijfers liggen twee fundamenten. Een duurlaag leest de change log om time-in-status te meten over tickets, taken en financieel, inclusief aging-metrics, zodat “hoe lang stond dit te wachten” een rapporteerbaar cijfer wordt. En een master benchmark-database laat je je resultaten vergelijken met industrie-KPI-benchmarks, je eigen custom KPI’s markeren en kiezen waarmee je vergelijkt: een vorige periode, een ander team of gebouw, of de benchmark.