Module configuratie
Bezoekers
Pre-registratie, kiosk-flow, badge-print en notificaties — de complete bezoekersafhandeling in één module. Welke gegevens, welke huisregels, welke kanalen je ondersteunt.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Configuratie · Modules · 4.10
De Bezoekers-module structureert het hele ontvangstproces: uitnodiging vooraf, aanmelding bij aankomst, identificatie, badge, notificatie aan gastheer en uitcheck. Eén configuratie bepaalt of de receptie centraal blijft, of dat kiosks het overnemen.
Waarom dit voor de business belangrijk is
"Bezoekers staan in de wacht"
Pre-registratie + QR-aanmelding → snelle check-in zonder receptie-bottleneck.
"Gastheer niet op tijd geïnformeerd"
Teams/mobile-notificatie zodra bezoeker incheckt — geen telefoon-uit-de-lobby.
"Wie zat in het pand bij brand?"
Realtime evacuatielijst — alleen ingecheckte en nog-niet-uitgecheckte bezoekers.
"GDPR-foto's na 5 jaar"
Bewaartermijn per veld → foto's automatisch gewist na 30 dagen, naam pas na 12 maanden.
De vier configuratie-stukken
Bezoekerstypes
Klant · leverancier · contractor · sollicitant · evenement-gast. Per type eigen flow: pre-registratie verplicht, ID-check, badge-stijl, bewaartermijn.
Uitnodigingsmail-templates
Per type een template in elke taal. Met QR-code, parkeerinstructies, dresscode, gezondheidsverklaring indien nodig.
Visitor Portal Config
Schermen die de bezoeker te zien krijgt: pre-registratie-formulier, kiosk-flow, NDA-acceptatie, gezondheidsvragen.
Badge-template
Layout van de geprinte badge: logo, foto, naam, gastheer, kleurcode per type, geldigheid.
Standaardvelden op een bezoek
| Veld | Waar het voor dient |
|---|---|
| Bezoekertype | Stuurt flow, badge, bewaartermijn. |
| Naam & bedrijf | Identificatie; verschijnt op badge en in evacuatielijst. |
| Gastheer | Interne medewerker. Krijgt notificatie bij aankomst. |
| Verwacht moment | Datum + tijdslot. Triggert herinneringen en stuurt kiosk-flow. |
| Locatie | Welke vestiging/zone. Bepaalt welke kiosk hem herkent. |
| Aankomst- en vertrekstatus | Verwacht · Aangekomen · Uitgecheckt · No-show. |
| Extra (optioneel) | Kenteken (parking), NDA-acceptatie, foto, taal-voorkeur. |
Welke beslissingen ga je nemen?
Walk-in toestaan?
Ja = laagdrempelig, vraagt extra triage. Nee = strikter, maar afwijzingen aan deur zijn slechte first impression.
Wie mag uitnodigen?
Iedere medewerker, alleen managers, of via een centraal team? Verschilt vaak per type bezoeker.
Badge: foto of niet?
Foto = hogere security, slechtere doorlooptijd. Vaak alleen voor leveranciers en contractors.
Bewaartermijnen
Met DPO bepaald per veldtype. Foto's en kentekens kort; naam-gastheer-koppeling langer voor traceerbaarheid.