Mail & berichten
E-mailverzending instellen
Laat Gfacility alle e-mails versturen vanuit je eigen mailbox, via Microsoft 365 of een SMTP-server, in plaats van vanaf het standaardadres van Gfacility.
Bijgewerkt op 20 okt 2026
Integraties · Mail & berichten · 3.3
Standaard verstuurt Gfacility alle e-mails van jullie omgeving vanaf het adres van Gfacility. Met e-mailverzending gaan die e-mails voortaan uit vanaf jullie eigen mailbox, bijvoorbeeld facilitair@jouwbedrijf.nl. Ontvangers zien dan jullie eigen afzender, en antwoorden komen bij jullie binnen.
Dit staat los van de Office 365-integratie: die regelt gebruikers, ruimtes en agenda’s, deze instelling alleen het versturen van e-mail.
Wat valt eronder?
Via jullie eigen mailbox
Alle e-mails van de omgeving: meldingen, bevestigingen van reserveringen, uitnodigingen voor bezoekers, e-mails uit automatiseringen en formulieren.
Blijft via Gfacility
Waarschuwingen aan beheerders dat een koppeling of de e-mailverzending zelf niet werkt. Die moeten ook aankomen als jullie eigen mailbox het niet doet.
Kies hoe Gfacility verstuurt
Microsoft 365 (aanbevolen)
Gfacility verstuurt via Microsoft Graph met een app-registratie. Geen wachtwoord van een mailbox nodig, en je kunt precies bepalen vanaf welke mailbox de app mag versturen.
SMTP
Voor elke andere mailserver of verzenddienst, zoals Google Workspace, SendGrid of de mailserver van jullie hosting.
Optie 1: Microsoft 365
A. In Microsoft Entra ID en Exchange (IT-beheerder)
| Stap | Wat te doen |
|---|---|
| 1 | Kies de mailbox waarvandaan Gfacility verstuurt, bijvoorbeeld een gedeelde mailbox facilitair@jouwbedrijf.nl. Het moet een bestaande mailbox in jullie tenant zijn. |
| 2 | Maak een app-registratie, bijvoorbeeld Gfacility Mail, of gebruik de app-registratie van de Office 365-integratie. Noteer de Application (client) ID en de Directory (tenant) ID. |
| 3 | Ga naar Certificaten en geheimen → Nieuw clientgeheim en kopieer direct de Waarde. Noteer de vervaldatum. |
| 4 | Geef de app het recht om te versturen. Kies één van de twee manieren hieronder. |
Manier A · Exchange RBAC (aanbevolen)
De app mag alleen versturen vanaf de mailbox die jullie aanwijzen. Voeg in Entra ID geen Mail.Send toe, maar wijs in Exchange Online de rol Application Mail.Send toe met een scope op die mailbox.
Manier B · Mail.Send in Entra ID
Voeg bij API-machtigingen Mail.Send (Application) toe en verleen beheerderstoestemming. Eenvoudiger, maar de app mag dan namens elke mailbox in de tenant versturen.
Manier A met PowerShell, met dezelfde stappen als bij de agenda’s in de Office 365-integratie:
Connect-ExchangeOnline
New-ServicePrincipal `
-AppId "<Application ID>" `
-ObjectId "<Enterprise App Object ID>" `
-DisplayName "Gfacility Mail"
New-ManagementScope `
-Name "Gfacility-MailSender" `
-RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -eq 'facilitair@jouwbedrijf.nl'"
New-ManagementRoleAssignment `
-Name "Gfacility-MailSend-Scoped" `
-Role "Application Mail.Send" `
-App "<Application ID>" `
-CustomResourceScope "Gfacility-MailSender"
Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Application ID>" -Resource "facilitair@jouwbedrijf.nl"Bij de test moet InScope op True staan, met Mail.Send. Een wijziging in RBAC kan 30 minuten tot een paar uur duren voordat die werkt.
B. In Gfacility (Gfacility-beheerder)
Ga naar Integraties & Aanmelden. Bij E-mailverzending staat Niet ingesteld. Klik op Instellen, kies als provider Microsoft 365 (Microsoft Graph) en vul in:
| Veld in Gfacility | Wat vul je in |
|---|---|
| Afzenderadres | De mailbox uit stap 1, bijv. facilitair@jouwbedrijf.nl |
| Tenant-ID | De Directory (tenant) ID uit stap 2 |
| Client ID | De Application (client) ID uit stap 2 |
| Client secret | De Waarde uit stap 3 |
De afzendernaam die ontvangers zien, is bij Microsoft 365 de weergavenaam van de mailbox. Wil je een andere naam, pas die dan aan in Exchange. E-mails van Gfacility komen niet in de map Verzonden items van de mailbox.
Optie 2: SMTP
Vraag de gegevens op bij de beheerder van jullie mailserver of verzenddienst. Ga in Gfacility naar Integraties & Aanmelden → E-mailverzending → Instellen, kies SMTP en vul in:
| Veld in Gfacility | Wat vul je in |
|---|---|
| Afzenderadres | Het adres waarvandaan Gfacility verstuurt |
| Afzendernaam | Optioneel, bijv. Facilitair Servicedesk |
| SMTP-host | Bijv. smtp.jouwprovider.nl |
| Poort | Meestal 587 met TLS, of 465 met SSL |
| Versleuteling | TLS of SSL, zoals je provider aangeeft |
| Gebruikersnaam en wachtwoord | De inloggegevens voor de mailserver, als die erom vraagt |
Testen
Klik op de regel van de e-mailverzending op Verbinding testen. Gfacility stuurt dan een testmail naar jouw eigen e-mailadres en laat zien of die is verstuurd. Gaat het mis, dan zie je de foutmelding van de mailserver of van Microsoft.