E-Mail-Versand einrichten

Integrationen · E-Mail & Nachrichten · 3.3

Standardmäßig versendet Gfacility alle E-Mails Ihres Arbeitsbereichs von der Gfacility-Adresse. Mit dem E-Mail-Versand gehen diese E-Mails stattdessen aus Ihrem eigenen Postfach hinaus, zum Beispiel von facility@ihrunternehmen.de. Empfänger sehen Ihren eigenen Absender, und Antworten kommen bei Ihnen an.

Diese Einstellung ist unabhängig von der Office-365-Integration: Jene kümmert sich um Benutzer, Räume und Kalender, diese Einstellung ausschließlich um den Versand von E-Mails.

Was ist abgedeckt?

Über Ihr eigenes Postfach

Alle E-Mails des Arbeitsbereichs: Tickets und Benachrichtigungen, Buchungsbestätigungen, Besuchereinladungen sowie E-Mails aus Automatisierungen und Formularen.

Bleibt bei Gfacility

Warnungen an Administratoren, dass eine Integration oder der E-Mail-Versand selbst fehlschlägt. Diese müssen auch dann ankommen, wenn Ihr eigenes Postfach nicht funktioniert.

Wählen Sie, wie Gfacility versendet

Microsoft 365 (empfohlen)

Gfacility versendet über Microsoft Graph mit einer App-Registrierung. Ein Postfachpasswort ist nicht nötig, und Sie legen genau fest, aus welchem Postfach die App senden darf.

SMTP

Für jeden anderen Mailserver oder Versanddienst, etwa Google Workspace, SendGrid oder den Mailserver Ihres Hosting-Anbieters.

Option 1: Microsoft 365

A. In Microsoft Entra ID und Exchange (IT-Administrator)

Schritt	Was zu tun ist
1	Wählen Sie das Postfach, aus dem Gfacility versendet, zum Beispiel ein freigegebenes Postfach `facility@ihrunternehmen.de`. Es muss ein bestehendes Postfach in Ihrem Mandanten sein.
2	Legen Sie eine App-Registrierung an, zum Beispiel Gfacility Mail, oder verwenden Sie die App-Registrierung der Office-365-Integration. Notieren Sie die Anwendungs-ID (Client) und die Verzeichnis-ID (Mandant).
3	Gehen Sie zu Zertifikate & Geheimnisse → Neuer geheimer Clientschlüssel und kopieren Sie sofort den Wert. Notieren Sie das Ablaufdatum.
4	Geben Sie der App das Recht zum Senden. Wählen Sie dafür einen der beiden Wege unten.

Weg A · Exchange RBAC (empfohlen)

Die App darf nur aus dem Postfach senden, das Sie auswählen. Fügen Sie in Entra ID kein Mail.Send hinzu, sondern weisen Sie in Exchange Online die Rolle Application Mail.Send zu, beschränkt auf dieses Postfach.

Weg B · Mail.Send in Entra ID

Fügen Sie unter API-Berechtigungen Mail.Send (Anwendung) hinzu und erteilen Sie die Administratorzustimmung. Einfacher, aber die App darf dann als jedes Postfach im Mandanten senden.

Weg A in PowerShell, nach denselben Schritten wie für die Kalender in der Office-365-Integration:

Connect-ExchangeOnline

New-ServicePrincipal `
  -AppId "<Application ID>" `
  -ObjectId "<Enterprise App Object ID>" `
  -DisplayName "Gfacility Mail"

New-ManagementScope `
  -Name "Gfacility-MailSender" `
  -RecipientRestrictionFilter "PrimarySmtpAddress -eq 'facility@ihrunternehmen.de'"

New-ManagementRoleAssignment `
  -Name "Gfacility-MailSend-Scoped" `
  -Role "Application Mail.Send" `
  -App "<Application ID>" `
  -CustomResourceScope "Gfacility-MailSender"

Test-ServicePrincipalAuthorization -Identity "<Application ID>" -Resource "facility@ihrunternehmen.de"

Der Test muss InScope True anzeigen, mit Mail.Send. Eine Änderung an RBAC kann 30 Minuten bis einige Stunden dauern, bis sie wirksam wird.

B. In Gfacility (Gfacility-Administrator)

Gehen Sie zu Integrationen & Anmeldung. Der E-Mail-Versand steht auf Nicht eingerichtet. Klicken Sie auf Einrichten, wählen Sie Microsoft 365 (Microsoft Graph) als Anbieter und füllen Sie aus:

Feld in Gfacility	Was Sie eintragen
Absenderadresse	Das Postfach aus Schritt 1, z. B. `facility@ihrunternehmen.de`
Tenant-ID	Die Verzeichnis-ID (Mandant) aus Schritt 2
Client-ID	Die Anwendungs-ID (Client) aus Schritt 2
Client-Secret	Der Wert aus Schritt 3

Bei Microsoft 365 sehen Empfänger als Absendernamen den Anzeigenamen des Postfachs. Für einen anderen Namen ändern Sie ihn in Exchange. E-Mails von Gfacility werden nicht im Ordner „Gesendete Elemente“ des Postfachs gespeichert.

Option 2: SMTP

Die Angaben erhalten Sie von der Stelle, die Ihren Mailserver oder Versanddienst verwaltet. Gehen Sie in Gfacility zu Integrationen & Anmeldung → E-Mail-Versand → Einrichten, wählen Sie SMTP und füllen Sie aus:

Feld in Gfacility	Was Sie eintragen
Absenderadresse	Die Adresse, von der Gfacility versendet
Absendername	Optional, z. B. Servicedesk Facility Management
SMTP-Host	Z. B. `smtp.ihranbieter.de`
Port	Meist `587` mit TLS oder `465` mit SSL
Verschlüsselung	`TLS` oder `SSL`, je nach Vorgabe Ihres Anbieters
Benutzername und Passwort	Die Zugangsdaten des Mailservers, falls er welche verlangt

Testen

Klicken Sie in der Zeile E-Mail-Versand auf Verbindung testen. Gfacility sendet dann eine Test-E-Mail an Ihre eigene E-Mail-Adresse und zeigt an, ob sie versendet wurde. Schlägt das fehl, sehen Sie die Fehlermeldung des Mailservers oder von Microsoft.

Gut zu wissen

Gfacility weicht nicht auf die eigene Adresse aus. Lehnt Ihr Postfach oder Mailserver eine E-Mail ab, etwa wegen eines abgelaufenen geheimen Clientschlüssels oder eines falschen Passworts, wird diese E-Mail nicht versendet. Administratoren erhalten darüber eine Warnung von Gfacility. Bei einer vorübergehenden Störung versucht Gfacility es erneut.
Erneuern Sie den geheimen Clientschlüssel oder das Passwort rechtzeitig und aktualisieren Sie ihn in Gfacility, bevor er abläuft.
Zurück zum Gfacility-Standard? Setzen Sie den E-Mail-Versand auf inaktiv. Gfacility versendet dann wieder von der eigenen Adresse.
Eine unvollständige Einrichtung, etwa ohne Port oder geheimen Clientschlüssel, lässt sich nicht als aktiv speichern.
Sobald Gfacility aus Ihrem eigenen Postfach versendet, ist das Whitelisting der Gfacility-Adresse für diese E-Mails nicht mehr nötig.

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