Building Blocks
Formulare
Fragen Sie einen Besucher, einen Anfragenden oder einen Bearbeiter genau das, was Sie zu einem Datensatz brauchen. Einmal gebaut, per E-Mail, SMS oder Link versendet, und die Antworten landen direkt im Datensatz.
Aktualisiert am 23. Sept. 2026
Konfiguration · Building Blocks · 3.9
Ein großer Teil der Arbeit rund um einen Datensatz besteht darin, jemandem Informationen hinterherzulaufen. Ein Besucher, der sein Kennzeichen noch angeben muss, ein Anfragender, der ein Angebot freigeben soll, ein Techniker, der bestätigen muss, dass der Auftrag erledigt ist. Bisher hieß das: eine E-Mail, eine Antwort, und jemand überträgt die Antwort von Hand in Gfacility.
Ein Formular erledigt das in einem Schritt. Sie bauen es einmal für eine Art Datensatz, senden es einer Person zu einem bestimmten Datensatz, und was sie ausfüllt, wird direkt in diesen Datensatz zurückgeschrieben: in seine Felder, seine Beschreibung, seine Konversation oder seinen Status. Sie finden Formulare unter Building Blocks → Formulare.
Warum das für das Unternehmen zählt
"Wir tippen Antworten aus E-Mails ab"
Die Antwort geht direkt in den Datensatz, sodass niemand sie überträgt und nichts in einem Postfach verloren geht.
"Freigaben laufen über Allen antworten"
Eine Entscheidung im Formular setzt den Status selbst, mit derselben Historie wie eine Änderung in der App.
"Die Person, die wir fragen, hat kein Konto"
Besucher und Externe füllen das Formular auf einer öffentlichen Seite aus, ganz ohne Anmeldung.
"Wir wissen nie, wer noch antworten muss"
Jedes Formular wird zu einer Statusspalte in der Liste, sodass Sie nach allen filtern können, die noch nicht eingereicht haben.
Worauf sich ein Formular beziehen kann
Ein Formular gehört zu einer Art Datensatz, die Sie unter Gilt für wählen. Diese Wahl bestimmt, welche Felder Sie einbauen können und an wen Sie es senden können. Sobald das Formular Felder hat, ist sie gesperrt, wählen Sie sie also zuerst.
| Gilt für | Kann gesendet werden an | Felder, die der Empfänger ändern kann |
|---|---|---|
| Ticket | Anfragender, Bearbeiter, Ersteller | Titel, Beschreibung |
| Aufgabe | Bearbeiter, Ersteller | Titel, Beschreibung |
| Asset | Bearbeiter, Ersteller | Titel, Beschreibung |
| Configuration Item | Bearbeiter, Ersteller | Titel, Beschreibung |
| Besucher | Besucher, Organisator, Gastgeber | Vorname, Nachname, Firma, Telefon, Kennzeichen, Kommentar |
| Buchungsprodukt | Organisator, Gastgeber | Menge, Notiz |
| Buchungsservice | Organisator, Gastgeber | Menge, Notiz |
Andere Felder des Datensatzes, etwa der Status, der Standort, das Fälligkeitsdatum oder die Startzeit der Buchung, können im Formular angezeigt werden, damit der Empfänger weiß, worum es geht, sie bleiben aber schreibgeschützt. Als Empfänger können Sie außerdem eine beliebige E-Mail-Adresse eintippen.
Ein Formular bauen
Der Editor funktioniert wie ein Fragebogen-Builder: Fügen Sie mit Frage hinzufügen Blöcke hinzu, ziehen Sie sie in die richtige Reihenfolge und gruppieren Sie sie in Abschnitte mit eigener Überschrift.
Text
Eine Erläuterung für den Empfänger. Es wird nichts gespeichert.
Feld
Ein Feld des Datensatzes, ein benutzerdefiniertes Feld aus der Vorlage des Datensatzes oder eine eigene Frage: eine Textzeile, mehrere Zeilen, eine Zahl, ein Datum, eine Uhrzeit, Ja oder Nein oder ein Dropdown.
Upload
Dateien werden als Anhänge am Datensatz gespeichert: PDF, Bilder, Word- und Excel-Dateien, wobei Anzahl und Größe pro Block festgelegt werden (bis zu 10 Dateien mit je 30 MB).
Entscheidung
Bis zu sechs Schaltflächen, von denen jede einen Status am Datensatz setzen kann. Siehe den Abschnitt weiter unten.
Kommentar
Eine freie Anmerkung, die der Konversation des Datensatzes hinzugefügt wird.
Für jede Antwort wählen Sie unter Antwort speichern in, wohin sie geht: in das Feld selbst, angehängt an die Beschreibung (oder an die Notiz oder den Kommentar bei einer Buchungsposition oder einem Besucher), in die Kommunikation des Datensatzes oder nur in die Einreichung. Die letzte Option passt für Antworten, die Sie festhalten möchten, aber nicht im Datensatz haben wollen.
In den Formulareinstellungen legen Sie außerdem den Titel fest, den der Empfänger sieht, einen Einleitungstext, den Text nach dem Absenden, ob der Empfänger seine Antworten nach dem Absenden ändern darf, und das Erscheinungsbild: Kopfbild, Logo, Akzentfarbe und Hintergrundfarbe. Titel und Texte lassen sich übersetzen, sodass jeder Empfänger das Formular in seiner eigenen Sprache liest.
Ein eigenes Layout
Reicht das Standardlayout nicht aus, schalten Sie Eigenes Layout verwenden ein und schreiben das Design des Formulars in HTML, wobei Sie jeden Block als Slot platzieren. Das Layout bestimmt nur Platzierung und Gestaltung: Pflichtfelder, Validierung und das Zurückschreiben funktionieren wie im Standardformular. Wie bei Custom templates bündelt das Anweisungspanel Ihre Vorgaben und die von Ihnen ausgewählten Felder zu einem Prompt für Ihren eigenen KI-Assistenten, und Sie fügen das Ergebnis anschließend wieder ein. Ein eigenes Layout bringt sein eigenes Design mit, die Themenfarben gelten daher nur für das Standardlayout.
Vorschau
Vorschau öffnet das Formular in einem neuen Tab, genau so, wie der Empfänger es sieht. Wählen Sie einen echten Datensatz, um dessen Werte ausgefüllt zu sehen, und öffnen Sie mit Testlink kopieren einen funktionierenden Link, der an Sie selbst adressiert ist.
Entscheidungen: die Antwort setzt den Status
Mit einem Entscheidungsblock kann ein Formular freigeben, ablehnen, bestätigen oder stornieren. Jede Option kann eine dieser Wirkungen haben:
- Keine Wirkung: Die Wahl wird nur festgehalten.
- Status setzen: ein bestimmter Status.
- Statusrolle setzen: zum Beispiel “Freigeben” oder “Ablehnen”. Gfacility sucht den Status, der diese Rolle im Workflow des Datensatzes hat, sodass ein einziges Freigabeformular für Datensätze mit unterschiedlichen Workflows funktioniert.
- Ja/Nein-Feld setzen: zum Beispiel bei einem Besucher, um ihn als bestätigt zu markieren.
Die Statusänderung läuft über die normale Statuslogik des Datensatzes, mit derselben Historie und denselben Zeitstempeln wie eine Änderung in der App. Wenn eine Option für einen bestimmten Datensatz nicht greifen kann, weil sein Workflow keinen Status mit dieser Rolle hat, wird die Option ausgegraut mit “Für diese Anfrage nicht verfügbar” angezeigt, statt zu verschwinden, sodass der Empfänger jede Wahl sieht, die das Formular bietet.
Ein Formular senden
Ein Formular wird aus dem Datensatz selbst gesendet. Öffnen Sie ein Ticket, eine Aufgabe, ein Asset, ein Configuration Item oder einen Besucher, gehen Sie zum Tab Formulare und wählen Sie Formular senden. Bei einer Buchung bieten die Tabs für Teilnehmer, Produkte und Services dieselbe Aktion. Wählen Sie die Empfänger (eine Rolle, eine eingetippte Adresse oder beides), wählen Sie E-Mail oder SMS und fügen Sie bei Bedarf eine persönliche Nachricht hinzu.
| Weg zum Ausfüllen | So funktioniert es |
|---|---|
Wird mit der E-Mail-Vorlage gesendet, die in den Formulareinstellungen gewählt ist. Wählbar sind nur Vorlagen, die #form_link oder #form_button enthalten; #form_name und #form_message fügen den Namen des Formulars und Ihre persönliche Nachricht ein. | |
| SMS | Wird nur angeboten, wenn SMS für Ihren Arbeitsbereich aktiviert ist. Ohne eigene Nachricht wird ein kurzer Standardtext mit dem Link gesendet. |
| Link | Link kopieren bei einem gesendeten Formular liefert Ihnen einen funktionierenden Link, den Sie über jeden anderen Kanal teilen können, etwa in einer Chatnachricht. |
| In der App | Ausfüllen im Tab Formulare öffnet das Formular für Sie selbst, zum Beispiel wenn Sie die Antworten telefonisch aufnehmen. |
Für jede Art Datensatz stehen E-Mail-Vorlagen zum Einstieg bereit (“Dieses Formular ausfüllen”), aber Gfacility wählt nie eine für Sie aus: Wählen Sie die Vorlage vor dem ersten Versand in den Formulareinstellungen, sonst wird der Versand mit einem entsprechenden Hinweis abgelehnt.
Wer den Link öffnen kann
Unter Wer kann dieses Formular öffnen wählen Sie zwischen zwei Zugriffsarten:
- Jeder mit dem Link: Wer den Link hat, kann das Formular ausfüllen. Praktisch für Fragen mit geringem Risiko, etwa wenn ein Besucher sein Kennzeichen bestätigt.
- Mit einem per E-Mail gesendeten Code bestätigen: Der Empfänger gibt die Adresse ein, an die das Formular gesendet wurde, und erhält einen sechsstelligen Code, der zehn Minuten gültig ist. Wer in diesem Browser bereits mit derselben Adresse bei Gfacility angemeldet ist, überspringt den Code. Die Antwort wird dann dieser Person zugeordnet.
Ein Link bleibt so viele Tage gültig, wie unter Link gültig für (Tage) eingestellt ist. Ohne Wert gilt ein Link für ein Ticket, eine Aufgabe, ein Asset oder ein Configuration Item 30 Tage, und ein Link für einen Besucher oder eine Buchung bleibt gültig, bis die Buchung endet. Wird das Formular erneut an dieselbe Adresse gesendet, funktioniert der vorherige Link nicht mehr, und Widerrufen beendet einen Link sofort.
Die Antworten nachverfolgen
- Am Datensatz: Der Tab Formulare zeigt jedes für den Datensatz gesendete Formular mit seinem Status, und Antworten anzeigen öffnet, was ausgefüllt wurde. Der Tab erscheint erst, wenn Ihr Arbeitsbereich ein aktives Formular für diese Art Datensatz hat.
- In der Liste: Jedes Formular fügt seiner Liste eine Statusspalte hinzu, mit Gesendet, Geöffnet, Eingereicht, Abgelaufen oder Widerrufen. Filtern Sie danach, um jeden Datensatz zu finden, bei dem das Formular noch nicht eingereicht wurde, auch die, für die es nie gesendet wurde. Die Spalte ist auch in Exporten enthalten.
- In der Historie: Jeder Versand und jede Einreichung wird in der Historie des Datensatzes festgehalten.
Formulare und Automatisierungen
Formulare sind in beide Richtungen mit der Regel-Engine verbunden:
- Ein Formular aus einer Regel senden: Die Aktionen E-Mail senden und SMS senden nehmen optional ein Formular mit, sodass eine Regel das Formular in dem Moment senden kann, in dem ein Besucher angemeldet wird oder ein Ticket einen Status erreicht. In einer E-Mail platzieren Sie den Formularlink mit dem Tag
#form_linkoder#form_buttonin der Vorlage; in einer SMS nutzen Sie Formularlink einfügen. Bei Buchungsprodukten und -services kann eine Regel den Formularlink nur per SMS mitschicken. - Auf die Antwort reagieren: Der Trigger Formular eingereicht wird ausgelöst, wenn ein Formular zurückkommt, mit Bedingungen darauf, welches Formular es war und welche Entscheidung gewählt wurde. Der Status des Formulars ist außerdem ein Feld, das Sie beobachten können. So bauen Sie eine Erinnerung für alle, die nach drei Tagen noch nicht geantwortet haben.
Welche Entscheidungen treffen Sie?
Welche Zugriffsart pro Formular?
Ein Link ist für den Empfänger am einfachsten, der E-Mail-Code ist sicherer. Alles, was freigibt, Geld kostet oder personenbezogene Daten zeigt, verdient den Code.
Wohin geht jede Antwort?
Schreiben Sie eine Antwort nur dann in den Datensatz, wenn sie eine Tatsache über den Datensatz ist. Alles andere kann in der Einreichung bleiben.
Status oder Statusrolle?
Nutzen Sie eine Rolle, wenn Datensätze unterschiedlicher Typen mit unterschiedlichen Workflows alle auf dasselbe Formular reagieren sollen.
Wer fasst bei einer fehlenden Antwort nach?
Erinnerungen sind keine Einstellung des Formulars. Legen Sie fest, ob eine Automatisierung oder eine Person nachfasst, und wann.
Rechte
Für die Verwaltung von Formularen, also das Anlegen, Bearbeiten, Duplizieren und Löschen, brauchen Sie die Formularrechte (Lesen, Anlegen, Bearbeiten, Löschen). Das Senden eines Formulars, das Ausfüllen in der App und das Widerrufen eines Links richten sich nach den Rechten am Datensatz selbst: Wer den Datensatz bearbeiten darf, darf seine Formulare senden, und wer den Datensatz lesen darf, darf die Antworten sehen. In der App berücksichtigt ein Formular zudem die Feldrechte der Person, die es sich ansieht, sodass eine Kollegin, die ein Feld am Datensatz nicht lesen darf, es auch im Formular nicht sieht.